Computerworld News Service: it-outsourcing-konsulenter er ikke billige.
Hvis man som it-chef ikke passer på, kan prisen for assistance fra tredjeparter i forbindelse med indgåelse af aftaler om it-services hurtigt stige én over hovedet.
Det er dog usandsynligt, at man som it-chef vil vælge at indgå større outsourcing-kontrakter helt uden at konsultere tredjeparter - i det mindste for at indhente aktuelle priser og andre data om markedet.
Der findes dog andre knap så drastiske måder at beskære i omkostningerne til konsulenter.
Sådan kan du nøjes med færre konsulenter
"Selvom mange større konsulentfirmaer taler om deres unikke proces og væld af erfaring, så er sandheden den, at de ikke tilbyder andet end midlertidig ekspertise," siger Adam Strichman, der er stifter af outsourcing-konsulentfirmaet Sanda Partners.
"Sagen er, at man kan nøjes med færre konsulenter, hvis man har interne folk, der dedikeres 100 procent til opgaven."
Her får du ni gode råd til, hvordan du tøjler omkostningerne til konsulentfirmaer i forbindelse med din næste outsourcing-kontrakt.
1. Beskriv dine forventninger klart og tydeligt
"Jeg har været i situationer, hvor folk har malket processen med anmodning om forslag (request for proposal, RFP), hvilket er uheldigt," siger Mark Ruckman, der er outsourcing-konsulent hos Sanda Partners.
"Kunden og konsulenten er nødt til at være enige om forventninger og tidsplan, før RFP-processen går i gang, ellers ender man med, at opgavens omfang hele tiden vokser, og at en eller flere parter ikke bliver tilfreds."
Man kan godt regne med, at enkle og ligetil aftaler tager omkring en måned, mellemstore aftaler tager tre måneder, mens aftaler på tre milliarder kroner og derover tager fire til ni måneder.
2. Drop overflødige konsulenter
Arbejdet med indgåelsen af en outsourcing-kontrakt vil kræve to til syv fuldtidsmedarbejdere.
De fleste it-afdelinger har ikke råd til at være uden så mange folk særlig længe. Derfor bruger man konsulenter.
Men det er ifølge Strichman kun en eller to af konsulenterne, der faktisk er it-specialister.
"Resten er blot folk, der samler økonomiske oplysninger.
Størstedelen af deres arbejde kan udføres af enhver."
Det bør du derfor overveje at få udført af interne medarbejdere.
"Der er efterhånden mange, der har haft it-outsourcing-opgaver mellem hænderne," påpeger Strichman.
"Selv mellemstore virksomheder har som regel interne medarbejdere med masser af erfaring, hvis man kan finde dem og har mulighed for midlertidig at trække dem væk fra deres normale arbejdsopgaver."
Fif til at styre projektet
3. Overtag styringen
Da Honorio Padron var outsourcing-kunde, var han fan af den såkaldte "lift and shift"-model, hvor man først lægger det hele i hænderne på konsulenter, og derefter lægger det hele i hænderne på outsourcing-selskaber.
"Men 80 procent af den type aftaler giver ikke optimale resultater," siger Padron, der nu er managing director for Global Practice Leader under Global Business Services hos The Hackett Group.
"På den måde er det rette incitament og den rette viden ikke tilstede."
Padron råder til, at man sætter en intern medarbejder til at styre outsourcing-udvælgelsesprocessen.
Han påpeger desuden, at projektlederen bør være en intern medarbejder med ekspertise på det fagområde, som outsourcingen handler om.
"Brug så konsulenter efter behov på to områder: Forhandling og juridisk rådgivning."
4. Forbyd præsentationerne
Pas på det sorte hul ved navn PowerPoint.
"Mange organisationer kræver, at den øverste ledelse inddrages igen og igen i forbindelse med udarbejdelsen af en outsourcing-kontrakt, og det kræver hver gang nye præsentationer," siger Strichman fra Sanda Partners.
"Det er alt for let for konsulenten at blive trukket ind i det, hvilket stjæler en enorm mængde tid."
5. Ansæt dine egne folk
Som it-chef med udsigt til større outsourcing-kontrakter eller aftaler med flere forskellige leverandører bør man overveje selv at fuldtidsansætte it-services-eksperter, "hvis man kan finde nogen, der har levet og åndet it-outsourcing," råder Scott Holland fra The Hackett Group.
"Det kan blive dyrt på kort sigt, men det vil betale sig på længere sigt."
Man bør ifølge Padron blot sikre sig, at de har mulighed for at holde sig ajourført med tendenserne i markedet.
Fif til at presse prisen ned
6. Vælg og vrag
Dine outsourcing-konsulenter vil muligvis hævde, at de kun vil være noget værd for dig, hvis de er med om bord gennem hele processen.
Det skal man dog ikke tro på, hvis man ønsker at holde omkostningerne nede, påpeger Strichman fra Sanda Partners.
Fortæl dem, hvor du har brug for hjælp og hvad dit budget er, "og så skal de nok gøre det," siger han.
7. Først gør-det-selv, derefter konsulent
"En interessant tilgang, der endnu ikke har vundet indpas i markedet, er, at klienten selv først forhandler den bedst mulige pris med outsourcing-leverandøren, og så derefter henter en konsulent ind for at justere pris og vilkår og afdække eventuelle faldgruber," fortæller Ruckman fra Sanda Partners.
Det vil nedbringe omkostningerne til konsulenter, men kan også betyde, at det tager længere tid at få en aftale på plads.
8. Overvej en ordning med fast pris
Visse konsulentfirmaer og endda nogle få advokatfirmaer tilbyder rådgivning til faste priser i forbindelse med outsourcing.
Der kan dog opstå uventede problemer, hvor man er nødt til at betale ekstra.
"Men i sidste ende kommer det til at koste langt mindre end med timesatser," siger Strichman fra Sanda Partners.
9. Vælg med omhu
"Tag dig tid til at undersøge, hvad du med en konsulent får for pengene og vælg så den rette konsulent til jobbet," siger Edward J. Hansen, der er partner i advokatfirmaet Baker & McKenzie.
"Det er ikke sikkert, at den rette konsulent også er den billigste ... eller den dyreste for sags skyld," siger han.
Den rette konsulent har potentiale til at skabe værdi for dig på måder, som ikke nødvendigvis er indlysende uden al den erfaring, som netop denne person bibringer.
"Hvis en konsulent viser sit værd i udvælgelsesprocessen, så vil denne konsulent betale sig selv hjem eksponentielt på områder såsom lavere overgangsomkostninger samt realisering af værdi," siger Edward J. Hansen.
Oversat af Thomas Bøndergaard
