Artikel top billede

Dansk firma skrottede Office 365 og valgte IBM-løsning

Efter en testperiode på knap et år i en dansk virksomhed blev Microsofts Office 365 sendt ud i kulden - mens IBM's SmartCloud kom ind i varmen.

En af grundene til, at firmaet Langhoff Promotion, der blandt andet udbyder reklameartikler og firmagaver, skrottede sin Office 365-løsning, var, at brugerne druknede i programpakkens mange funktioner.

"De medarbejdere, der var med i testgruppen, blev ved med at fortælle, at de ikke var tilfredse med løsningen, og derfor var vi tvunget til at finde på noget nyt," fortæller Søren Langhoff, direktør i Langhoff Promotion, om den næsten et år lange testperiode.

Opgaven i Langhoff Promotion, der har 40 medarbejdere i Danmark og på Filippinerne, var at samle medarbejdere, samarbejdspartnere og kunder i et virtuelt fællesskab, hvor al kommunikation centrerer sig om opgaverne i stedet for hver enkelt medarbejder.

"Vi er en lille, men meget kompleks virksomhed, der samarbejder med andre firmaer og kunder på kryds og tværs af grænser i 25 lande."

Mere fællesskabsfølelse end e-mail

Med medarbejdere og samarbejdspartnere over hele verden er markedsmulighederne store, men udfordringerne opstår, når man arbejder i forskellige tidszoner og ikke deler kontor. 

"Det er svært at skabe en fællesskabsfølelse, når man sidder meget spredt. Derfor efterlyste vi en løsning, der kunne integrere mennesker langt bedre end e-mails. Vi havde brug for at involvere vores medarbejdere dér, hvor de er, uanset om det er Vejle eller Manila," siger Søren Langhoff.

"Et socialt samarbejdsværktøj skaber åbenhed og synlighed, hvilket er forudsætningen for at idégenerere og vidensdele på tværs af opgaver og lande."

"Vores ERP- og CRM-system skulle bindes bedre sammen på tværs af landene, og vores projekter, opgaver og dokumenter skulle samles ét sted," siger han.

Det skal være simpelt

Testen med Office 365 omfattede 10 personer i virksomheden, men den vandt aldrig brugernes hjerter.

"Testpersonerne fandt ikke løsningen intuitiv og brugervenlig. Desuden løb de ofte ind i det problem, at nye brugere skulle guides gennem funktionerne, og vi har absolut intet ønske om at yde it-support."

"Sidst, men ikke mindst, var der en usikkerhed omkring deling af rettigheder. Hvem, der har adgang til hvad," fortæller han.

Derfor kiggede Søren Langhoff sig om efter et alternativ.

Der skulle findes en løsning, der havde nogle af de samme kontor- og cloud-kvaliteter som Office 365, men samtidig kunne opfylde firmaets mål om simpelhed.

Det er afgørende, at værktøjet kan anvendes både internt og eksternt, så virksomheden kan dele informationer og historikken på projekter med kunder og andre samarbejdspartnere

Her stødte han ind i SmartCloud for Social Business fra IBM.

Derfor faldt valget på IBM

"Alle opgaver og al kommunikation relateret til et projekt er samlet i et fællesskab, som kunden også har adgang til. Det betyder, at vi bevarer historikken ét centralt sted og bevæger os væk fra, at vigtig information ligger i isolerede e-mails eller filer på en lokal computer," siger Søren Langhoff.

Funktionerne er ikke så avancerede, og mulighederne er ikke så mange i SmartCloud, men det opfatter Søren Langhoff som et plus.

"Det viste sig at være nemt at anvende, og efter en kort testperiode valgte vi at flytte vores data og kommunikation over på denne løsning. Den opfylder vores behov på en simpel måde."

Mod en virtuel virksomhed

Det digitale og sociale samarbejde er man begejstrede for i virksomheden.

"Både ældre og unge medarbejdere er begejstrede for arbejdsmetoderne i det sociale samarbejdsværktøj, hvor vi driver al kunde- og projektkommunikation hen i stedet for at sende et utal af e-mails," siger Søren Langhoff, og han fortsætter:

"Alligevel kræver det tid at ændre processer, som man har arbejdet med i 20 år. Derfor er vi bevidste om en glidende overgang. Vi slipper ikke e-mails helt, men det vigtigste er, at alle medarbejdere sagtens kan forstå værdien i, at vi tager udgangspunkt i opgaven i stedet for hver enkelt medarbejder."

Læs også:

Sådan sparer Svendborg kassen med cloud-mails

Test: Sådan fungerer IBM's sociale cloud-kontorpakke

CIO i Grundfos vælger Office 365 til 13.000 ansatte




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Daxiomatic ApS
Salg, udvikling, implementering og servicering af software til ERP

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
AI i praksis: Fokus på teknologi og best practice

Tag med os på en rejse ind i AI’s verden, hvor vi udforsker anvendelsesmulighederne og belyser, hvordan AI kan gøre en positiv forskel. Vi kigger nærmere på de teknologier og platforme, som det kan give mening for din virksomhed at satse på, og eksperterne giver dig gode råd til, hvordan man kan arbejde innovativt og agilt med kunstig intelligens-løsninger.

19. august 2021 | Læs mere


MS Power Platform - hvad kan det for dig?

Med Microsoft Power Platform kan virksomhederne både visualisere og dele deres data helt uden kendskab til at kunne kode og digitalisere arbejdsgange. Hør hvordan en række danske virksomheder anvender platformen i store dele af virksomheden – og med succes.

24. august 2021 | Læs mere


Opgøret med legacy-systemer: Få styr på mulighederne, planen og businesscasen

I en verden hvor alt forandres konstant, og hvor kravene til virksomhedernes digitale formåen vokser, er der stadig mange organisationer og virksomheder, der bliver hæmmet af deres legacy-systemer. Det kan være en lang og hård rejse at afskaffe disse systemer, men på sigt kan virksomhederne høste frugt af deres arbejde.

25. august 2021 | Læs mere






Premium
Intels store plan afsløret: Fire nye generationer af processorer klar inden 2025 - og en helt ny æra er på vej
Intels nye CEO Pat Gelsinger har fremlagt planen for de fem års produkter. Planen rummer hele fire nye processorteknologier og en vild ny standard for produktionsteknologien. Se planerne her.
Computerworld
Tysk unicorn-app stormer ind på det danske marked: Vil levere dine dagligvare-indkøb på 10 minutter
Gorillas er en app-drevet udbringningstjeneste, der er blevet kaldt for Europas hurtigstvoksende startup. Tjenesten vil nu udbringe dagligvare til danskerne inden for 10 minutter.
CIO
Årets CIO 2021: Nu skal Danmarks dygtigste CIO findes - er det dig? Eller kender du en, du vil indstille?
Det er den mest eftertragtede titel for danske it-chefer og CIO'er, der er på spil, når Årets CIO kåres 16. september 2021. Søg selv eller prik til en, som du kender - og læs mere om prisen her.
Job & Karriere
Så meget kan du tjene: Disse stillinger giver den højeste løn i den danske it-branche lige nu
Du skal have ledelsesansvar, hvis du vil helt tops i lønhierakiet i den danske it-branche, viser nye tal. Se hvor meget du kan tjene i de stillinger i it-branchen, der giver den højeste månedsløn lige nu.
White paper
Smid lænkerne, ryd op i legacy-IT og kom videre på den digitale rejse
Få indblik i gennemprøvet metodik, som gør det muligt at analysere og gennemskue præcis hvordan du moderniserer dine legacy-systemer.