En af grundene til, at firmaet Langhoff Promotion, der blandt andet udbyder reklameartikler og firmagaver, skrottede sin Office 365-løsning, var, at brugerne druknede i programpakkens mange funktioner.
"De medarbejdere, der var med i testgruppen, blev ved med at fortælle, at de ikke var tilfredse med løsningen, og derfor var vi tvunget til at finde på noget nyt," fortæller Søren Langhoff, direktør i Langhoff Promotion, om den næsten et år lange testperiode.
Opgaven i Langhoff Promotion, der har 40 medarbejdere i Danmark og på Filippinerne, var at samle medarbejdere, samarbejdspartnere og kunder i et virtuelt fællesskab, hvor al kommunikation centrerer sig om opgaverne i stedet for hver enkelt medarbejder.
"Vi er en lille, men meget kompleks virksomhed, der samarbejder med andre firmaer og kunder på kryds og tværs af grænser i 25 lande."
Mere fællesskabsfølelse end e-mail
Med medarbejdere og samarbejdspartnere over hele verden er markedsmulighederne store, men udfordringerne opstår, når man arbejder i forskellige tidszoner og ikke deler kontor.
"Det er svært at skabe en fællesskabsfølelse, når man sidder meget spredt. Derfor efterlyste vi en løsning, der kunne integrere mennesker langt bedre end e-mails. Vi havde brug for at involvere vores medarbejdere dér, hvor de er, uanset om det er Vejle eller Manila," siger Søren Langhoff.
"Et socialt samarbejdsværktøj skaber åbenhed og synlighed, hvilket er forudsætningen for at idégenerere og vidensdele på tværs af opgaver og lande."
"Vores ERP- og CRM-system skulle bindes bedre sammen på tværs af landene, og vores projekter, opgaver og dokumenter skulle samles ét sted," siger han.
Det skal være simpelt
Testen med Office 365 omfattede 10 personer i virksomheden, men den vandt aldrig brugernes hjerter.
"Testpersonerne fandt ikke løsningen intuitiv og brugervenlig. Desuden løb de ofte ind i det problem, at nye brugere skulle guides gennem funktionerne, og vi har absolut intet ønske om at yde it-support."
"Sidst, men ikke mindst, var der en usikkerhed omkring deling af rettigheder. Hvem, der har adgang til hvad," fortæller han.
Derfor kiggede Søren Langhoff sig om efter et alternativ.
Der skulle findes en løsning, der havde nogle af de samme kontor- og cloud-kvaliteter som Office 365, men samtidig kunne opfylde firmaets mål om simpelhed.
Det er afgørende, at værktøjet kan anvendes både internt og eksternt, så virksomheden kan dele informationer og historikken på projekter med kunder og andre samarbejdspartnere
Her stødte han ind i SmartCloud for Social Business fra IBM.
Derfor faldt valget på IBM
"Alle opgaver og al kommunikation relateret til et projekt er samlet i et fællesskab, som kunden også har adgang til. Det betyder, at vi bevarer historikken ét centralt sted og bevæger os væk fra, at vigtig information ligger i isolerede e-mails eller filer på en lokal computer," siger Søren Langhoff.
Funktionerne er ikke så avancerede, og mulighederne er ikke så mange i SmartCloud, men det opfatter Søren Langhoff som et plus.
"Det viste sig at være nemt at anvende, og efter en kort testperiode valgte vi at flytte vores data og kommunikation over på denne løsning. Den opfylder vores behov på en simpel måde."
Mod en virtuel virksomhed
Det digitale og sociale samarbejde er man begejstrede for i virksomheden.
"Både ældre og unge medarbejdere er begejstrede for arbejdsmetoderne i det sociale samarbejdsværktøj, hvor vi driver al kunde- og projektkommunikation hen i stedet for at sende et utal af e-mails," siger Søren Langhoff, og han fortsætter:
"Alligevel kræver det tid at ændre processer, som man har arbejdet med i 20 år. Derfor er vi bevidste om en glidende overgang. Vi slipper ikke e-mails helt, men det vigtigste er, at alle medarbejdere sagtens kan forstå værdien i, at vi tager udgangspunkt i opgaven i stedet for hver enkelt medarbejder."
Læs også:
Sådan sparer Svendborg kassen med cloud-mails
