ComputerViews: En af den moderne videnarbejders store forbandelser er multitasking.
Altid skal han være tilgængelig, og altid bliver han afbrudt.
Det bimler og bamler dagen lang med beskeder, henvendelser, spørgsmål, møder, mødeindkaldelser, nye småting, der skal tages stilling til.
Og ofte bliver den moderne videnarbejder overvældet af en trang til overspringshandling som at tjekke mail, sende mail (gerne med mange cc'er), Facebook, Twitter, nyheds-websites, blogs og andre ting, der intet konkret har med dagens opgaver at gøre.
Det er jo så nemt, når nu man alligevel sidder ved computeren store dele af dagen.
Vi bliver uproduktive
De mange afbrudte handlinger stresser, gør os uproduktive, får os til at miste alle gevinsterne i fordybelsen og gør os i bund og grund mere uproduktive, så vi selv - og dermed vores arbejdsgiver - får mindre ud af vores tid.
Ifølge den amerikanske produktivitets-ekspert Maura Thomas er det vitalt for enhver medarbejders arbejds-tilfredshed, at han føler sig i kontrol over, hvordan han arbejder.
Men netop den enkelte ansattes kontrol over arbejdsdagen eroderes af de mange afbrydelser og distraktioner, der får os til at miste fokus med det arbejde, som vi egentlig er der for at udføre.
Det betyder, at de enkelte opgaver - og det er dem alle sammen - tager længere tid at udføre, ligesom kvaliteten i den enkelte opgave ofte bliver ringere, end hvis opgaven udføres med fuldt fokus og fuld fordybelse.
Og samtidig står vi altså med følelsen af, at vi ikke er helt i kontrol. Og det går ud over tilfredsheden med jobbet.
Sådan kommer vi i kontrol
Noget kan vi dog gøre for at komme i kontrol.
Email, sms'er, messaging-beskeder og internettets mange nyheds-sites, blogs og lignende er kommet for at blive, så det handler om at styre behov og arbejdsrytme - at komme i kontrol, med andre ord.
Her er den værste synder
Lad os kigge på email, der er den måske værste 'opgave-afbryder.'
Mange har indstillet deres arbejdscomputer til at pinge eller blinke, hver gang der går en ny mail ind i boksen.
Det betyder, at du bliver afbrudt i arbejdet med dine opgaver, hver gang der løber en mail ind - også selv om det blot er en cc-mail, der er FYI eller 'til orientering,' et nyhedsbrev, noget spam eller lignende - altså ligegyldige for dig og dine konkrete opgaver.
Problemet bliver ikke mindre af, at mange ansatte har en tendens til at omgående at skifte fokus og gå i gang med nye ting og nye tanker, hvis mailen er fra chefen, der lister nye opgaver, nye emner, nye initiativer op.
Sluk den dog
Løsningen ligger lige for: Du bør kun tjekke din mail i aftalte tidsrum.
Sluk helt din klient, og tænd den så eksempelvis én gang i timen, hvor du får afviklet, læst, besvaret samtlige relevante mails én gang for alle.
Når det gælder afsendelsen af mail, så tænk dig om. Måske behøver du ikke cc'e det halve af arbejdspladsens ansatte for en sikkerheds skyld, hver gang du sender en mail.
Hertil kommer, at langt de fleste mennesker arbejder mest fokuseret og mest koncentreret tidligt på dagen. Ud på eftermiddagen bliver de dvaske og endda søvnige. Og begynder at tænke på, hvornår de kan komme hjem.
Udskyd
Du kan derfor med fordel ofte udskyde besvarelse af e-mails, forskelligt papirarbejde og lignende til eftermiddagen, mens du fokuserer på dine 'rigtige' opgaver om formiddagen, når du er frisk.
Dette kan selvfølgelig gøres omvendt, hvis du er en nat-ugle, der arbejder bedst om natten - og har mulighed for det.
Skal du mere i kontrol, kan det være, at du skal overveje at formulere en tidsplan med faste tider til alle dine opgaver - både de 'rigtige' og overspringshandlingerne (som der også skal være plads til). Vær fokuseret på at holde dig til planen i så stor en udstrækning, som det kan lade sig gøre.
Du kan eksempelvis indføje email-tid, nyheds-tid, blog-tid og så videre.
I skemaet kan du overveje at lægge dele af større opgaver, som ofte kan virke uoverskuelige og svære at komme i gang med.
Det bliver meget nemmere, hvis du sørger for på forhånd at hakke de store opgaver op i mange små bidder, som du så lægger ind i dit skema.
I bund og grund handler det om at komme i kontrol. Og kontrol handler om at ikke at lade sig distrahere til afbrydelser hele tiden.
Har du andre fif? Så lad os høre om dem i debatten herunder.
Læs også:
Danske it-folk: Så meget tid bruger vi på emails
Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma
Sådan kan du score kassen med mere digital intensitet
Du spilder kostbar tid på emails: Så galt står det til
Derfor bombarderer dine kolleger dig med cc-mails
It-forsker: Sådan kan it ødelægge dit firma
