Nye funktioner, brugervenlighed og kalkuleret fremtidssikring er de fleste nok enige om, er væsentlige elementer i et nyt it-baseret forretningssystem.
Men hvis funktionerne i systemet ikke passer præcist til virksomheden, kan det være nok så fleksibelt.
I det tilfælde skal ledelsen nemlig møblere om i organisationen så den passer til it-systemet, hvilket giver den stik modsatte effekt, som altså er dyr og ligger ud over budgettet.
Selv om det måske burde være børnelærdom, at man skal erhverve det korrekte it-system, så siger cirka 15 procent af de adspurgte i en ny undersøgelse fra analysehuset IDC, der har stillet spørgsmål til 167 it-topfolk i USA og Europa, at de har stødt panden mod netop dette problem.
De får købt forkert ind.
Man må ikke se sig blind på fleksibilitet
Får man ikke et system, som passer til behovet, kan der nemlig komme en stribe ekstraudgifter eksempelvis i form af tabt produktivitet eller behov for ændringer i virksomhedens organisation.
Jo flere uønskede justeringer, jo højere bliver de uforudsete omkostninger.
"Det nytter ikke noget, at man køber et it-system, der er uhyre fleksibelt, hvis det ikke passer til ens forretning." siger Anders Elbak, fra IDC i Danmark.
"En naturlig konsekvens af fleksibilitet er, at der skal uddannes og ændres i en organisation, men det må ikke tage overhånd."
Massivt behov
Der er dog behov for ny it mange steder, men hver syvende glemmer i følge IDC, at se sig ordentligt for når varen kommes i kurven.
"Vi har tidligere foretaget en undersøgelse, der viste, at cirka to ud af tre virksomheder havde et it-system, der ikke kunne opfylde kravene fra forretningen. Så det er et aktuelt emne mange steder," fortæller Anders Elbak, og fortsætter:
"Men hvis man anskaffer sig et nyt forretningssystem, så skal fleksibiliteten altså være den rigtige, der passer til organisationen," siger han.
Han peger også på, at hvis der opstår brugermodstand i virksomheden mod et it-system, der ikke passer ordentligt, så kan det blive endnu sværere og mere omkostningstungt at få på plads.
Nyt og korrekt
Så selv om man har en funklende ny forretningsløsning med masser af funktioner, er det langt fra sikkert, at man spare penge, siger IDC-undersøgelsen.
"Trods den kendsgerning, at mange af de nye ERP-løsninger ofte markedsføres som både fleksibelt og brugervenlige, viser data fra undersøgelsen, at hvis funktionerne ikke passer til virksomheden, kommer den til at betale en uventet høj pris i både kroner og øre, produktivitet og tid," siger Michael Fauscette, der står bag undersøgelsen fra IDC, til Computerworlds norske søsterside.
Han peger på, at omkostningerne ved en forretningsløsning ikke alene må beregnes ud fra implementering og licens-priser.
"Som virksomhed skal man være meget grundig, når man skal finde den løsning, der lige præcis passer til behovene," siger han.
Eller kan det blive dyrt at skifte til nyt.
Læs også:
Cloud-løsningerne løber fra de klassiske CRM-systemer
Her er de store CRM-trends: Sådan ændres systemerne
