Jeg fik 738 mails i vinterferien. Næste år modtager jeg nul

Klumme: For første gang nogensinde formåede jeg at holde fingrene fra min arbejdsmail, mens jeg var på ferie. Resultat: 738 ulæste mails. Det må og skal ikke ske igen.

Jeg har egentligt været fortaler for, at man skal smugkigge i sin mailboks, mens man er på ferie eller i hvert fald bruge de sidste par dage på ferien på at rydde op, så man er klar til mandagen.

Tilbage i 2008 skrev jeg oven i købet en klumme på Computerworld om, at man sagtens kan arbejde med god samvittighed i ferien.

Men jeg er blevet klogere, ældre og mere beslutsom. Og måske mere doven?

(Næsten) ingen mail i ferien mere
Jeg gider i hvert fald ikke at tjekke mails i ferien mere. Det samme forventer jeg i øvrigt også af mit team.

For at holde øje med, at de ikke læser emails i ferierne, plejer jeg gerne at sende et par stykker af sted til dem med emner som "Haster!!!!", "Svar hurtigt!" og "KAN DU SNAKKE!!!?" Og hvis de svarer igen, ringer jeg prompte til dem og beder dem om at lukke deres mail...

Men det er altså slut nu. I de næste ferier vil jeg ikke længere glo på min telefon med længselsfulde øjne med et håb om, at der tikker mails ind, som jeg kan besvare, mens jeg lige "henter noget" i sikker afstand fra familien. De skulle jo helst ikke tro, at jeg arbejder i ferien og dermed ikke prioriterer dem.

Og jeg vil også stoppe med at sende mails til mine kollegaer.

Muligvis får min chefer et par stykker, men det er bare for at holde dem lidt i gang. De skal jo også have lidt at lave.

Min email-udryddelsesplan ser således ud
Da jeg mødte ind efter ferien og gennemgik mine mails, slog det mig, at ud af de over 700 mails var:

  • 35 procent rene CC'er 
  • 30 procent projektstatusrelaterede
  • 25 procent blevet løst, 
  • 5 procent nyhedsbreve, jeg ikke havde afmeldt
De resterende 5 procent var mails, jeg reelt set skulle forholde mig til. Det virkede med andre ord ganske ineffektivt at skulle gå igennem over de mails for at finde ud af, at kun 37 krævede noget fra mig.

Så for at gå fra 738 mails til nul vil det kræve, at jeg finder den nødvendige information andet steds og får den unødvendige information stoppet.

Mere konkret må jeg gøre det klart for min virksomhed, at jeg hverken læser eller besvarer emails hverken før, under eller efter min ferie.

Emails er døde for mig, og ingen skal forvente noget fra mig på den konto. Jeg kan fremover fanges på interne medier såsom Slack og Yammer og eksterne som Twitter og LinkedIn. Og telefon!

For de 5 procent relevante mails vedkommende vil jeg således forvente, at folk venter på, at jeg kommer hjem og tager den med mig direkte eller kontakter mig via de ovennævnte medier. For de 5 procent spam/nyhedsbreves vedkommende vil jeg sørge for, at de bliver afmeldt.

Samtlige 30 procent projektrelaterede emails vil jeg fra nu af forvente bliver dokumenteret i vores fælles projektstyringsværktøj - dermed kan ikke kun jeg men alle andre også følge med i, hvad der sker. Og for de 35 procent CC'ers vedkommende vil jeg simpelthen bare bede folk om at lade være med at CC'e mig mere.

Slut med at huske mig
Og selvom et af mine yndlingsudtryk - "og husk lige at sætte mig CC på" - dermed forsvinder fra mit ordforråd, og mange af mine kollegaer også vil undre sig over min forsvinden fra email-verden, har jeg en forventning om store gevinster både på arbejdsfronten og på hjemmefronten.

Jeg er faktisk startet i det små ved at sætte auto-reply på min mail, selv om jeg ikke er væk, og jeg kan allerede se effekten. Jeg får ikke helt så mange mails pr. dag, som jeg plejer, og samtidig ser jeg mere information flyde ind i vores projektstyringsværktøjer.

Så hvis du har en kommentar til ovenstående eller bare synes, det lyder lidt halv-skørt, så glem mailen og send i stedet kommentarer af sted nedenunder eller @holtfischer.




Premium
Fremtiden har aldrig set mere usikker ud for Intel: Her er det, der kan redde – og dødsdømme chip-kæmpen
Computerviews: Intels nyslåede topchef Pat Gelsinger står overfor en stribe rigtig svære beslutninger. Hvis han ikke træder varsomt, vil chip-giganten sandsynligvis sygne hen.
Computerworld
Akut mangel på chip tvinger verdens største bil-producenter til at drosle ned for produktionen af biler
Flere af verdens største bil-producenter er tvunget til at drosle ned for produktionen på grund af mangel på chip, som de ikke kan få leveret.
CIO
Podcast: Hos Viking Life-Saving Equipment er it gået fra at være backend til at være noget, som kunderne spørger aktivt efter
Podcast, The Digital Edge: Viking leverer en stadig større del af deres produkt som en tjeneste. Som en del af tjenesten tager Viking ansvar for sikkerheden ved at levere, dokumentere og vedligeholde det nødvendige sikkerhedsudstyr. Hør hvordan Henrik Balslev senior digital director hos Viking har løftet den opgave.
Job & Karriere
Microsoft i kæmpe dansk satsning - åbner tre store datacentre i Danmark
Microsoft lancerer kæmpe satsning fra hovedkvarteret i Lyngby. Selskabet åbner tre store bæredygtige datacentre på Sjælland.
White paper
Kunsten at navigere i en tilpasningsøkonomi
Evnen til at tilpasse sig en verden i konstant forandring bliver afgørende for virksomhedens mulighed for at vækste i fremtiden. Ét af de finansielle håndtag du kan skrue på, er en hel eller delvis outsourcing af it-driften. I e-bogen ”Kunsten at navigere i en tilpasningsøkonomi” får du viden om, hvordan din virksomhed kan bruge tilpasningsøkonomi til at håndtere fremtidens krav til it. Vi spørger blandt andet: - Kan din virksomhed skalere og tilpasse sin digitale kapacitet og økonomi? - Har dine kunder tillid til, at du har de skarpeste it-løsninger? - Ville I kunne styrke forretningen ved at give jeres it mere fokus? - Kan I få øget funktionalitet til samme pris? Vi fokuserer på risiko, økonomi, fokus og valg af it-partner, som er fire opmærksomhedspunkter du skal have styr på for at lykkes med at tilpasse virksomheden til at modstå forandringerne i verden.