Bliv klar til EU's nye persondataforordning: Disse konkrete ting bør du sætte i gang allerede nu

EU's nye persondataforordning får konsekvenser for langt de fleste danske organisationer, og du bør omgående komme i gang med forberedelserne, lød det fra nogle af Danmarks førende eksperter på Computerworlds store konference fornylig. Se her, hvad du bør gøre lige nu og her.

Om to år minus et par dage - 25. maj 2018 - træder EU's nye persondataforordning i kraft.

Forordningen blev vedtaget i EU 14. april i år, og de kommende to år - som er den såkaldte sunrise-periode - skal organisationer, myndigheder og virksomheder overalt i Europa anvende til at få kørt kanonerne i stilling.

25. maj 2018 bliver forordningens paragraffer nemlig direkte lov i Danmark. Her afløser den den nuværende persondatalov, der stammer fra 2000 og som bygger på det 21 år gamle persondatadirektiv.

Computerworld havde onsdag samlet nogle af de førende juridiske eksperter på området samt et par it-chefer fra organisationer, der allerede har gjort sig erfaring med området, til en stor konference i Idrættens Hus i Brøndby ved København.

Overfor godt 200 danske it-ansvarlige fortalte de om deres erfaringer og kom med råd til, hvordan man som it-ansvarlig griber opgaven an med at indrette sin organisation, så den bliver compliant med de nye regler.

Følger du de gamle regler?
Står man i en situation, hvor man følger de nuværende regler - altså dem, der er fastlagt i Persondataloven - vil udfordringerne på flere måder være til at leve med.

Der er bare ikke mange organisationer, vurderede oplægsholderne, der rent faktisk følger de nuværende regler - blandt andet fordi straffen for ikke at følge reglerne er yderst beskeden.

Den største bøde, som Datatilsynet nogensinde har udstukket herhjemme, har eksempelvis været på 25.000 kroner.

Det ændrer den nye forordning på, da EU indfører muligheden for at udstikke meget store bøder - helt op til 20 millioner euro eller fire procent af den årlige omsætning.

Det gør pludselig persondata til forretningskritiske data for mange virksomheder, hvilket de hidtil typisk ikke er blevet regnet for.

Du skal i gang nu
Selv om der er to år - minus et par dage - til forordningens bogstav bliver indført som direkte lov i Danmark, er det på tide at komme i gang med arbejdet, lød det fra eksperterne, som Computerworld havde samlet.

På konferencen opsummerede advokat og partner i advokatfirmaet Bird & Bird, Nis Peter Dall, forordningens nye områder i fire punkter:

Der kommer krav om:

- Større gennemsigtighed.

- (Langt) bedre dokumentation.

- Langt større mulighed for 'datasubjektet' (altså brugeren) for selv at komme i kontrol.

- Større krav til samtykke fra 'datasubjektet.'

Retten til at blive glemt
På konferencen pegede flere af eksperterne på, at ikke mindst de nye regler om 'retten til at blive glemt' kommer til at få indvirkning på mange organisationer.

Du kan læse mere om denne ret her: Ingen vej uden om 'Retten til at blive glemt": Sådan skal du forholde dig.

Ifølge eksperterne er grundlaget for denne slette-ret jo, at alle organisationer hele tiden er fuldstændig klar over, hvilke persondata de håndterer, hvor det sker og hvornår det sker - inklusive de data, som behandles hos underleverandører.

Det samme gælder den nye regel om, at en bruger har krav på at kunne få udleveret eller overført data om sig selv på anmodning.

Omvendt bevisførelse
Med den nye forordning indføres samtidig en slags omvendt bevistførelse, og det er værd at være opmærksom på, lød det fra it-advokaterne.

Det betyder, at du som dataansvarlig skal kunne bevise, at du overholder reglerne, og det kræver indførelse af ret omfattende logning, registrering og oprettelse af fortegnelser over alle handlinger, der omfatter persondata.

EU-forordningen indeholder som hovedområde også et krav om privacy by design, og den del kan man passende gå i gang med at kigge på nu, lød det fra Michael Hopp, advokat og partner i Plesner, samt Ole Steen Brams fra NNIT.

Man bør nemlig få klarlagt, hvorvidt der er tænkt databeskyttelse, slette-ret og portabilitetskrav ind i igangværende og planlagte it-projekter, ligesom man bør indføre eksempelvis adgangsbegrænsninger (for eksempel via drop down-menuer) i eksisterende systemer, så man kan styre hvilke data, de forskellige brugere kan tilgå.

Du kan læse mere om Privacy by Design her: Lovkrav på vej om 'Privacy by Design' og 'Privacy by Default' - det kommer det at betyde for dig

Skal du have en DPO?

Et af de store spørgsmål for mange organisationer er, hvorvidt de skal have en såkaldt data protection officer eller DPO.

Ifølge advokat Birgitte Toxværd fra Bruun & Hjejle vil de i de kommende år blive brug for 27.000 DPO'er i Europa, og der findes ifølge hende kort og godt ikke så mange personer, der har kompetencerne til opgaven.

Opgaverne bliver blandt andet at rådgive om og overvåge overholdelse af forordningen og samarbejde med tilsynsmyndigheder og lignende.

Birgitte Toxværd påpegede, at det bliver forbudt for arbejdsgiveren (eller databehandleren, som det formelt hedder) at komme med instrukser til DPO'en, der altså skal kunne fungere uafhængigt i organisationen.

Ifølge hende er der dog ingen grund til hastværk, når det gælder udnævnelse af en DPO, i det det i mange tilfælde kan vente til sidste fase inden selve den nye forordning træder i kraft.

Du kan læse mere om DPO'en her: Skal din virksomhed have en data protection officer? Og kan indkøbschefen bruges?

Dette bør du gøre nu
Inden vi når så vidt, er der en del arbejde, der skal udføres.

Ifølge eksperterne, som gennemgik forordningen på konferencen, bør alle organisationerne faktisk komme i gang med det samme med arbejdet. For der er meget at se til.

Du bør således indlede med at skabe dig overblik over svarene på følgende spørgsmål:

- Hvilke persondata indsamles og behandles nu?

- Hvordan er virksomhedens sikkerhedspolitik? Er den opdateret?

- Hvordan er virksomhedens procedurer for risikovurderinger? Mangler der dokumentation?

- Er der styr på virksomhedens forsikringsforhold?

- Hvordan er virksomhedens aftaler for databehandling?

Computerworld afholder endnu en konference om, hvordan man kommer i gang med arbejdet frem mod EU-persondataforordningen i Aarhus. Det sker 14. juni. Du kan se programmet og tilmelde dig her: Bliv klar til EU's nye persondataforordning.


Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...


Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Daxiomatic ApS
Salg, udvikling, implementering og servicering af software til ERP

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Digital HowTo: Sikkerhedstrusler

Under corona-krisen er antallet af cybertrusler steget med 33 procent. Det er særligt phishing-angreb, som oversvømmer mange virksomheder i de her dage. Corona-virussen har skabt en ny mulighed for at lokke uopmærksomme internetbrugere til at klikke på inficerede links. Nogle virksomheder oplever at op mod halvdelen e-mails, der sendes til dem, kommer fra it-kriminelle.

19. august 2020 | Læs mere


Digital HowTo: ERP – få optimal udnyttelse af dine store mængder af værdifulde data i den digitale transformation

Få indblik i, hvordan alle virksomheder kan optimere deres kritiske processer og hvordan du realiserer det uforløste potentiale gennem denne procesoptimering. Du får indsigt i forretnings-processer, digital værdiskabelse og teknologi, der har hjulpet mange virksomheder på vej med deres digitale transformation.

20. august 2020 | Læs mere


Digital HowTo: Fremtidens It service management - optimer dit setup med de nyeste teknologier

Det er vigtigere end nogensinde at have styr på kerneopgaverne i virksomhedens it-drift. Fra monitorering af systemerne til udrulning af applikationer, håndtering af service desken og alle udfordringerne med it-sikkerheden. Kom og bliv klogere på mulighederne for automatisering og optimering med ITSM og den nyeste robotteknologi.

21. august 2020 | Læs mere






Premium
Cloud-teknologi sikrede dronningens corona-tale - men DRs CIO Mikkel Müller er slet ikke færdig med cloud endnu
Uden cloud og den rette cloud-strategi havde DR ikke haft samme muligheder eller nye digitale produkter. Det fortæller CIO Mikkel Müller til Computerworld - hvor han også uddyber hvordan han ser resten af it-landskabet bevæge sig mod cloud og hvordan udviklere efterspørger de moderne værktøjer.
Job & Karriere
På jagt efter et it-job i Jylland? Her er 10 stillinger fra Aabenraa til Aalborg, der ledige netop nu
Vi har fundet en række spændende stillinger til dig, der jagter et it-job. Her kan du vælge og vrage mellem ledige stillinger lige fra Aabenraa til Aalborg.
White paper
Hvad skal der til for at opgradere fra Dynamics AX til 365?
En del virksomheder står - eller vil snart stå - over for et vigtigt valg. Skal vi opgradere fra Microsoft Dynamics AX til 365? I denne folder kan du se, hvordan du får det bedste beslutningsgrundlag med en struktureret proces for at analysere, klassificere og afveje alle de vigtige aspekter. DU FÅR BLANDT ANDET SVAR PÅ DISSE SPØRGSMÅL: • Hvorfor er forarbejdet vigtigt? • Hvilke områder skal afdækkes? • Hvordan kommer jeg i gang?