I 2016 kunne man i Computerworlds spalter læse, at Københavns Kommune havde foretaget en større organisatorisk ændring for at sætte skub på den digitale udvikling i landets største kommune med omkring 45.000 medarbejdere.
Tidligere var it blevet håndteret i regi af institutionen Koncernservice, som også tog sig af HR-systemer, løn og hele finansdelen.
Nu blev digitaliseringsagendaen rodfæstet i sin egen nyoprettede enhed i form af Koncern IT.
Det nye organisatoriske snit skulle ikke bare sikre den basale drift, men tage den kommunale it op til et nyt niveau for at levere resultater i takt med et stadigt stigende effektiviseringspres.
”Vi gør det for at få noget mere fokus. Koncernservice er en stor organisation med mange og også komplekse opgaver, og derfor har vi besluttet os for at lave noget fokus ved at skille Koncern IT ud og lave det i sin egen enhed med sin egen chef,” sagde Bjarne Winge, daværende direktør i Københavns Kommunens Økonomiforvaltning i maj 2016.
Den nye chef blev Stig Lundbech, som tidligere havde været vicedirektør for it-området hos Koncernservice.
Og dermed fortsatte Stig Lundbech arbejdet med digitaliseringen i kommunen, som han begyndte tilbage i 2007, da han blev ansat som specialkonsulent i Økonomiforvaltningen.
I 2014 førte hans arbejde til hans første nominering til Årets CIO i Computerworld.
Dengang lød overskriften ”Bedre styr på it”.
Her kunne Stig Lundbech fortælle om, hvordan det daværende Koncernservice havde fået styr på driften, og at organisationen begyndte at nærme sig målet om at blive en strategisk samarbejdspartner.
”Helt basalt overholder vi nu vores KPI’er og har meget mere driftssikre it-systemer. Vores troværdighed og rolle som strategisk partner bygger vi på en langt mere sikker drift. Tidligere var der mange klager over eksempelvis start- og svartider - det er der ikke mere,” fortalte Stig Lundbech i 2014.
Selvom der var kommet styr på it-driften i kommunen, var det dog ikke nok til at lande Stig Lundbech titlen som årets CIO 2014, som i stedet tilfaldt Claus Hagen Nielsen fra COWI.
Baggrunden for nomineringen til Årets CIO 2019
Men siden 2014 er der sket så meget, at Stig Lundbech er blevet nomineret endnu en gang.
Denne gang for på toppen af den stabile drift at have tunet Koncern IT til en moderne it-organisation, der understøtter kommunens forvaltninger med innovativ digitalisering og gevinster.
”Vi er gået fra primært at være en driftsorganisation, som skulle hjælpe med nogle driftsnære ting, til at det er halv drift og halv udvikling. Jeg plejer at sige, at da vi for fem år siden skulle sætte et nyt system i drift, åbnede vi en firewall og installerede det. I dag har vi et hav af platforme, en kompleks arkitektur og et højt sikkerhedsniveau, og det hele skal bindes sammen og kombineres med nye løsninger. Det havde vi ikke kunnet gøre med den gamle organisation,” siger Stig Lundbech i dag fra sit kontor på Borups Allé i København, hvorfra han har ansvaret for omkring 400 medarbejdere.
It-omkostningerne hos Københavns Kommunes syv forvaltninger kan måle sig med de største virksomheder i Danmark.
Der bliver ifølge Stig Lundbech brugt cirka 600 millioner kroner på indkøb plus omkostninger til medarbejdere og husleje hos Koncern IT og digitaliseringskontorerne i forvaltningerne.
En betragtelig del af de investeringer går til fagsystemer, som blandt andet Kombit har stået for at få brudt monopolet på.
De store og klassiske kommunale systemer er ifølge Stig Lundbech en uundværlig del af it-landskabet hos kommunerne, men han mener også, at Koncern IT og forvaltningerne i dag har vist, at der er store gevinster forbundet med at satse på ny teknologi.
”Vi kan ikke undvære det enorme systemkompleks, og det er ikke der, at de store kvantespring sker,” siger han.
”De store gevinster er i ny teknologi. Medarbejderne arbejder ikke nødvendigvis hurtigere, fordi de får et nyt skærmbillede, hvor felterne sidder tættere eller har en anden farve. Jeg synes ikke, at man fik tilstrækkelige gevinster, når man tidligere opdaterede de store fagsystemer. Det er blevet bedre, men de store forskelle er udeblevet. Potentialet i de nye teknologier er modsat ret stor.”
Opbygning af teknologiske kompetencecentre
Fra et primært fokus på at holde lysene tændt i kommunens it-landskab har Stig Lundbech over de seneste par år fået rettet organisationen ind på nye teknologiske spor, der kan levere de effektiviseringsgevinster, som hans kommunale kunder hungrer efter.
Koncern IT satsede på tre indsatsområder i forhold til ny teknologi.
Det blev robotic process automation (RPA), machine learning og chatbots, som Koncern IT i dag har opbygget kompetencecentre, governance og processer omkring.
Valget af netop de teknologier blev taget for flere år siden, hvilket Stig Lundbech mener var helt afgørende.
”Man kunne ikke forudsige, at man behøvede en walkman, før den lå i butikkerne. Men vi skal prøve at forudsige på det teknologiske område, for ellers kommer forvaltningerne til at vente for lang tid. Vi skal undgå at bruge en masse penge på teknologi, der aldrig kommer i luften. I stedet skal vi prøve at forudsige, hvad kommunen har brug for, hurtigt opbygge kompetencerne og så stille det til rådighed,” forklarer han.
Hans fokus på, at Koncern IT skal være på forkant med teknologien, er erfaringsbaseret.
Han ved, at hans organisation skal være klar, så den kan imødekomme forvaltningerne, når de vil anvende den nye teknologi eller begynder at efterspørge den.
”For nogle år siden ville forvaltningerne gerne lave noget med mobile devices, inden det var blevet udbredt. ’Det kan I ikke’, blev vi nødt til at sige. Der skal jo være en mobil sikkerhedsplatform og alt muligt andet. De spurgte, om vi ikke bare kunne købe sådan en, men det var hverken vi eller forvaltningerne modne til,” fortæller Stig Lundbech.
”Så på et tidspunkt sagde vi til os selv, at vi var nødt til at opbygge kompetencerne, inden forvaltningerne ønsker noget nyt. Det er os, der skal være på forkant, for når forvaltningerne efterspørger noget nyt, tager det måske et år at implementere det. Vi er nødt til at gå i gang nu, så vi er parate til det tidspunkt, hvor forretningen har behovet.”
Forudsigelserne kan være inden for ny teknologi, systemintegration, cloud-baserede muligheder, nye platforme og andet, forklarer Stig Lundbech.
Det er dermed Koncern IT, der skal være det teknologiske orakel, som skal bruge sin viden fra kommunen og teknologien til at forudse, hvad forretningen har brug for.
”Det handler om at geare organisationen til at forstå forretningen ude i kommunen. Det tog mig nogle år at komme frem til, at det er det, det handler om.”
”Det er vigtigt for mig, at vi styrer det, og så slipper det løs”
Et af de steder, hvor Koncern IT har vist vejen, er inden for RPA-området.
Det har på kort tid vundet stort indpas i såvel det private som det offentlige.
Netop Københavns Kommune har været tidligt ude med teknologien, der magisk kan få trivielle manuelle processer til at forsvinde.
Succesformlen for at få de nye teknologiske områder til at spire rundt om i kommunen er, at Koncern IT tegner metoden og teknologien op for forvaltningerne, som så får frit spillerum inden for en afgrænset bane.
”Jeg synes, at vi er kommet rigtigt langt med RPA. Vi styrer det stramt, men vi giver det også en stor frihedsgrad. Forvaltningerne har fået stillet en platform til rådighed, og så kan de hyre hjælp ind fra os eller eksterne leverandører,” siger han.
”Vi må aldrig nogensinde blive dem, som styrer det så stramt, at vi bliver en flaskehals. Men vi skal sikre, at der er en ensartet tilgang og ikke et hav af forskellige tilgange og platforme. Det er vigtigt for mig, at vi styrer det, og så slipper det løs.”
Læs også: Albert er Københavns Kommunes bedste robot: Frigiver masser af timer til personlig kontakt
For tiden arbejder 14 medarbejdere med RPA i Koncern IT.
Stig Lundbech peger på, at RPA har vundet stort indpas i kommunen, fordi det er forholdsvist nemt at lave attraktive business cases.
”Der er et effektiviseringspres udefra, og i forvaltningerne søger man hele tiden gevinster. Mange af forvaltningerne efterspørger nu RPA, fordi gevinsterne er så tydelige. Det er nemt i alle organisationer at skære hele processer væk med automatisering frem for blot at optimere dem lidt.”
På nuværende tidspunkt er 78 processer enten allerede automatiseret eller i gang med at blive det.
Det har samlet ført til, at over 55.000 timer eller godt 46 årsvæk indtil videre er blevet frigjort i forhold til sagsbehandlinger i Københavns Kommune. Derudover ligger der lige nu 18 RPA-projekter i pipelinen.
”Der må ikke gå monopol og nejsigerfunktion i det”
Selvom Koncern IT er en offentlig organisation under Københavns Kommune, bliver der sendt fakturaer ud til de syv forvaltninger, når de gør brug af Koncern IT’s ydelser og services.
Tidligere var alle Koncern IT’s omkostninger til drift, mandskab, software, hardware og så videre lagt ind under en samlet pris på en pc.
Men det begyndte at bryde samme, forklarer Stig Lundbech, da det blev mere komplekst, og da man også lige så godt kunne købe en mobiltelefon eller tablet som arbejdsredskab.
Den forsimplede faktureringsmodel gav anledning til mindre gennemsigtige priser hos Koncern IT, som havde svært ved at udspecificere priserne for de enkelte ydelser.
Efter den erkendelse tog Stig Lundbech en beslutning om at ændre den model helt, således at forvaltningerne blev faktureret for det, de faktisk fik leveret.
Han betegner modellen som en fornuftig ressourcestyringsmodel, der skal sikre, at man i en offentlig organisation som Koncern IT ikke ender som en støvet monopollignende organisation, der selv bestemmer, hvad den vil kaste ressourcer efter.
”Hvis man siger til folk, at de skal fakturere for hvad som helst og ikke behøver at skabe værdi, bliver det en farlig kombination. Den udfordring har vi for længst knækket. Det er sundt for folk at vide, hvor pengene kommer fra i en organisation som vores. It-folk er gode til at opfinde deres egne projekter, og det gør man ikke, hvis der er nogle, der skal betale for det,” siger han.
”For at der ikke går monopol og nejsigerfunktion i det, går jeg meget op i, at vi udfordrer os selv, når vi siger nej. Er det fordi, der er en grund til det, eller er det fordi, vi ikke kan følge med? Det handler om at finde den rigtige balance og slå ned på det og arbejde med kultur og service, for der er mange gode idéer. Men vi skal kun sige nej, hvis der er en grund til det.”
På den måde skal Koncern IT ifølge Stig Lundbech fuldt leve op til, hvad forvaltningerne kan forvente i det private marked - Koncern IT skal ikke være en tung institution, der er svær at danse med, men langt hen ad vejen opleves som en privat it-leverandør, som han hellere end gerne vil måles med.
”Med den størrelse, Koncern IT har, skal vi kunne lave resultater med ny teknologi, der kan måle sig med, hvad man gør i den private sektor. Det offentlige skal ikke falde bagud – vi skal kunne levere teknologi i samme hastighed og kvalitet til en konkurrencedygtig pris. Det er hele tiden målsætningen, at vi tænker som en moderne it-organisation frem for noget støvet kommunalt it,” siger han og fortsætter:
”Jeg synes, vi ligger i front på ny teknologi både i forhold til den offentlige og den private sektor. Forvaltningerne er typisk også tilfredse med det, vi leverer.”
En benchmark viste sidste år, at Koncern IT’s ydelser og services lå under markedspris, fortæller Stig Lundbech videre.
Det vigtigste i kommunen er ikke it
Selvom Stig Lundbech mener, at Koncern IT i mange henseender skal agere som en privat leverandør, kommer man heller ikke uden om, at der er en række væsentlige forskelle sammenlignet med det private.
Der er de politiske rammevilkår, og der er de offentlige beslutningsgange med business cases og investeringspuljer, som man skal excellere i.
Samtidig kæmper Stig Lundbech med at tale vigtigheden af it og digitalisering op i en kommunalpolitisk arena, der er fragmenteret i syv forskellige forvaltninger.
Fokus på, at it understøtter forretningen, bliver nok udråbt som den måske vigtigste agenda i mange private virksomheder – men i kommunen handler det hele ikke om it.
”På et tidspunkt sagde jeg lidt i sjov til kredsen af it-ansvarlige direktører i kommunen, at jeg havde set en video om, at det væsentligste, en topledelse skal tage stilling til, er rekruttering af it-eksperter. Den holdning delte de ikke,” siger han.
”I forretningen er det mange gange vigtigere at få ansat nok sosu’er, folkeskolelærere, pædagoger og plejepersonale. Man taler ikke om, at der er it overalt i kommunen, for det er der ikke. Det er en vigtig erkendelse og en god reminder om, at jeg ikke kan komme og lire af, at det vigtigste er at ansætte it-arkitekter. Det er der ikke nogen, der synes.” For Stig Lundbech er ansættelsen af it-arkitekter eller andre it-kompetencer modsat en af de vigtigste udfordringer at håndtere løbende.
Rekrutteringen af it-folk er et område, han har arbejdet med i over 15 år, hvor han på nærmeste hold har erfaret, at det ikke altid er nemt at få fat i de bedste it-talenter, når kandidaterne ofte kan vælge det private og få en højere løn.
Netop dygtige kompetencer er en afgørende ingrediens for Koncern IT’s hidtidige resultater og fremtidige succes og derfor helt nødvendigt at lykkes med.
”Vi er ikke lønførende, men vi har været gode til at opbygge kompetencecentre og rekruttere meget dygtige mennesker, som holder et niveau, der er sammenligneligt med de bedste. Den store udfordring har blandt andet været at få børstet det støvede offentlige image væk,” siger han.
Rekrutteringen er en af de vigtigste opgaver
Som svar på udfordringerne bruger Stig Lundbech meget af sin tid som direktør på netop det område.
Han sidder med i et ansættelsespanel på IT Universitetet, hvor han selv har en kandidatgrad fra.
Og han kom selv med idéen om - med inspiration fra det private - at oprette et graduate-program for at sætte organisationen i stand til at få tiltrukket og udviklet unge kandidater direkte fra universiteterne.
”Som direktør vil du selvfølgelig bare gerne have dygtige folk. Det er hårdt at ansætte nyuddannede, for du skal bruge mange kræfter på onboarding. Men efter et år til halvandet giver det utroligt godt igen, fordi de nyuddannede stormer frem. Hvis vi kan holde på dem og få gavn af dem i fire til fem år, er det investeringen værd mange gange.”
”Der er altid en bekymring om, hvorvidt vi kan få de bedste kompetencer, men lige nu er jeg stolt over, at vi har fået så mange dygtige folk ind. Det viser, at vi er på rette vej, og at offentlig it også kan levere noget."
Læs også: Det kommende år bliver hektisk: Danske top-CIO'er ser kæmpemæssige udfordringer forude