Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.
Digitalisering er stadig det hotteste buzzword, og man hører om de mest fantastiske og inspirerende historier, hvor virksomheder sparer en formue og/eller hundredvis af timer ved at optimere ellers trivielle processer.
De gode eksempler er mange, og fælles for dem er, at man fra begyndelsen af havde kontrol over sit informations-flow: Hvordan data dannes, benyttes og ikke mindst hvad du rent faktisk vil bruge den til.
Høj datakvalitet er afgørende for, om et digitaliseringsprojekt bliver en succeshistorie eller endnu et eksempel på gode intentioner, men svag eksekvering.
Ifølge McKinsey lykkedes det kun for knap en tredjedel af digitale transformationer.
En fællesnævner for succeserne er datakontrol: Har du styr på dit dataflow, er det let at skabe gode automatiserede løsninger og oprigtige brugbare analyser, som kan styrke forretningen – og måske endda skabe nye forretningsmodeller.
Hos Qvalia lever vi af at udbyde et intelligent regnskabsprogram til bogholderiet, men du kan uanset dit eksisterende system komme langt med automatiseringen.
God automatisering er system-agnostisk.
Og der er grund til at kigge sine finanser igennem: I 2018 analyserede vi regnskabsdata og 17 millioner posteringer fra over 100 nordiske organisationer, både private og offentlige, for at få indsigt i den mest almindelige faldgrube, nemlig mistede skattefradrag og moms.
Det viste, at menneskelige fejl resulterede i et gennemsnitligt tab på 5,50 kroner per transaktion, hvilket i Danmark løb op i 1,1 millioner kroner i gennemsnit i hver organisation. Penge som er løbet ud i afløbet for virksomhederne – og tabene var generelt dobbelt så store i offentlige virksomheder sammenlignet med private.
Det kan virke uoverskueligt at starte processen med at modernisere og automatisere processer, som måske har fungeret fint i flere år, men spørg dig selv: Har du råd til at lade være?
Gå forrest og forstå dit potentiale
Det første skridt i retningen mod en god digitalisering – uanset om det er i finansafdelingen eller andre steder – er at stoppe op og trække vejret, og forstå ens potentiale.
Man kan hurtigt blive forelsket i systemer og flotte salgstaler fra forhandlere med diverse revolutionerende løsninger og intelligente ERP-systemer, men ofte ender en forhastet beslutning og implementering af et system som en fiasko.
Digital transformation handler aldrig om at få endnu en software-løsning.
Den korrekte implementering af digital forandring kræver et holistisk overblik over hele forretningen, og hvem har et bedre overblik end virksomhedens CFO.
Det har været bogholderiets opgave igennem århundreder at have styr på, at alting i virksomheden er, hvor det skal være.
Med et falkeblik over alle virksomhedens afdelinger, budgetter og pulsårer af data, ved CFO’en ofte bedre end CIO eller CDO’en, hvilke datakilder, som bedst supporterer hinanden.
Gå forrest i den digitale forvandling, og arbejd sammen med CIO’en om, hvor de største potentialer er i en digital proces, og få overblik over både analog og digitale arbejdsopgaver som eksempelvis fakturaer. Bæredygtig automatisering kan kun opnås, når dine data er hundrede procent digitale.
På den måde er det lettere efterfølgende at samle det sammen til en vision, et konkret projekt og til sidst en handlingsplan med et opnåeligt og realistisk end-goal.
Action-plan for forberedelse til digitalisering af bogholderiet:
- Begynd med at analysere dine egne købstransaktioner
Da det ikke er en kundeorienteret proces, er det en lavt hængende frugt, som kan give jer stor indsigt i, hvilken form for data I selv skaber.
- Kend dit potentiale
Hvad kan et digitalt forandringsprojekt opnå? Find dit automatiseringspotentiale ved at definere forholdet mellem analoge og digitale inputdata.
For eksempel: Mængden af manuelle kontoposter, e-fakturaer vs. papirfakturaer vs. PDF-fakturaer, leverandørfakturaer har det hurtigste og mest transformative potentiale
- Forstå dit data-input
Hvor mange leverandører bruger konsekvent papir- eller PDF-fakturaer? Hvert dataobjekt i analogt format, som kan digitaliseres, er en sejr - det reducerer risici, øger synligheden og er et skridt i retning af en gennemført procesautomatisering.
- Hvad er formen på jeres data-output?
Hvordan distribuerer du salgsfakturaer? Hvilke formater bruger du? Hvad er forholdet mellem manuelle og onlineordrer? Er det muligt at omdanne flere analoge processer til digitale, hvilket ofte både kan spare tid, papir og skabe grobund for automatisering?
Tag dig tid til forberedelse
Jo bedre din forberedelse er, jo bedre bliver dit slutresultat.
Det er i forberedelsesperioden, at du opdager eventuelle knudepunkter eller deciderede stopklodser, som du enten kan løse eller undgå, inden du sidder midt i digitaliseringsprocessen og pludselig presses af deadlines og stigende budgetter.
Derfor er det afgørende, at du har respekt for forberedelsestiden.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
