Ballerup Kommune modtager ikke længere papirregninger, men kommunen ville ønske, at det var tilfældet.
For hver fjerde regning, kommunen modtager, er fra de såkaldte Læs Ind-bureauer, der lever af at modtage papirregninger og sende dem videre til det offentlige i digital form.
Og det er ikke altid let at læse disse regninger.
"Virksomhederne skriver bare de ting på, som de selv synes er nødvendigt. Der mangler ofte de oplysninger, vi normalt kræver af en faktura. Det bruger vi tid på at efterspore," siger Poul Nielsen, leder af bogholderiet i Ballerup Kommune.
Får oplysningerne i en billedfil
Læs Ind-bureauerne modtager papirregninger fra virksomheder, der handler med det offentlige, og omdanner dem til formatet OIOXML.
Meningen var, at alle oplysningerne fra fakturaerne automatisk skulle blive indsat de forskellige felter.
Men fakturaerne ser meget forskellige ud – og derfor har Læs Ind-bureauerne fået lov til at levere alle oplysninger, scannerne ikke kan tolke, i en TIFF-billedfil.
Så i Ballerup Kommune sidder medarbejdere, der selv skal skrive oplysningerne fra billedfilen ind i systemet.
"Nu skal man skifte mellem to skærmbilleder. Før kunne man da sidde med papiret og kigge på begge ting på en gang," siger Poul Nielsen.
Billigere at bruge papir
Alligevel kan det være en god forretning for de små og mellemstore virksomheder at sende regningerne til Læs Ind-bureauerne.
Staten betaler nemlig udgifterne for disse, mens virksomhederne selv skal betale for at bruge diverse elektroniske løsninger.
Sådan vil det fortsætte det næste års tid. IT- og Telestyrelsen er nemlig på vej med en ny infrastruktur, der gør det gratis for virksomhederne at sende regninger elektronisk.
Infrastrukturen vil blive integreret med både diverse ERP-programmer og regneark fra både Microsoft og Open Office.
Men fakturaerne vil blive lavet i OIOUBL, der er et format, som de offentlige myndigheder først vil være klar til at benytte i starten af 2008.
IT- og Telestyrelsen oplyser, at en tredjedel af alle e-fakturaer har været forbi et Læs Ind-bureau, og at styrelsen "ikke har for gode erfaringer" med kvaliteten af disse fakturaer.
Det er søgeordenes skyld
Hos det ene af de to Læs Ind-bureauer, Data Scanning, kan de slet ikke genkende kritikken. De erkender, at scannerne ikke altid placerer værdierne i de rette felter, men i så fald har de medarbejdere til manuelt at skrive disse værdier ind.
Men de indrømmer dog, at de ikke indtaster nogen værdi, hvis virksomhederne har brugt en betegnelse, som de ikke kender.
"Det er IT- og Telestyrelsen, der har bestemt, hvilke søgeord vi skal kigge efter. Det kan godt være, at afsenderen har brugt et helt andet søgeord, men hvis vi begyndte at tolke på det, så kunne vi gøre mere skade end gavn," siger Niels Forst Larsen, direktør for Data Scanning.
Han tror i øvrigt ikke på, at problemet er specielt stort.
