Kriminalforsorgen har taget udfordringen om en strammere styring af organisationen til sig i form af en velvoksen BI-løsning.
Opgaven har bestået i at opbygge et klientsystem til nemmere sagsbehandling og placering af indsatte, samt skabe et informationsbåret fundament for fakta-baseret ledelse.
Bedre end de største hoteller
Hele forretningsgangen omkring de indsatte er i dag fuldt digitaliseret, og al sagsbehandling foregår via it-systemer.
"Det er et vigtigt område for vores økonomi, og derfor har dette en central plads i vores strategi," siger Lars Thuesen, kontorchef i Kriminalforsorgen.
Styring af pladser og informationer om indsatte på tværs af 80 institutioner spredt over hele landet er et puslespil, der kan tage pusten fra selv den mest garvede logistik-chef. Men via den centraliserede BI-løsning har man gjort det til en strømlinet proces.
"Selv de store hotelkæder har grund til at være misundelige på vores placeringssystem," griner Lars Thuesen.
Ledelsen skal gå bag tallene
Ledelses-information er det andet ben i BI-løsningen.
Kriminalforsorgen har fundet frem til 10 faste målepunkter, der omhandler både personale, forretning og de indsatte. Herudover har man mulighed for at trække godt 50 nøgletal, der primært omhandler de indsatte.
Disse tal danner fundament for ledelsesbeslutninger og evalueringer med eksempelvis fængselsinspektørerne.
Tallene har dog ingen værdi i sig selv, de skal underbygges med en handlingsplan for hvordan, de skal bruges, lyder det fra kontorchefen.
Fremtidens projekter
"En af de vigtigste ting ved at have et BI-system er, at have gjort sig overvejelser om, hvad systemets informationer skal bruges til. Hvis man ikke har gjort det, er systemet efter min overbevisning intet værd," siger Lars Thuesen.
"Tal er fakta, der kan bringe problemområder frem i lyset, men for at løse problemerne kræves en professionel analyse," siger han.
En anden forudsætninger for succes er, at systemet bliver brugt. Dette har også været et af fokusområderne i udviklingsarbejdet, ikke mindst i valget af den næste generation af løsningen, hvor valget er faldet på producenten MicroStrategy.
"Det er brugervenlighed der tæller i dagligdagen, ellers kan man ikke lokke den enkelte fængselsfunktionær væk fra blyanten og over til pc'en," siger Lars Thuesen.
MicroStrategy er desuden et aktivt system, eksempelvis automatisk kan udsende rapporter til lederne. Hvis der er udsving i tallene, giver det en indikation om, at der er behov for at ledelsen handler.
Helt digital fremtid
Kriminalforsorgens løsning er et stort system for 5500 medarbejdere og 80 institutioner, hvor ledelsesgruppen dog er fokus-brugerne.
Arbejdet med løsningen har været i gang i snart ti år, og startede i 1999 hvor Kriminalforsorgen fik et ekstra økonomisk tilskud fra Finansministeriet til at udvikle it-infrastrukturen.
I dag har it-afdelingen en digitaliseringsgrad på omkring 40 procent, men arbejdet er ikke slut endnu.
Et af fremtidens projekter er en såkaldt e-billet, der skal følge en indsat fra anholdelse til endt straf.
Kriminalforsorgen har derfor indgået tættere samarbejde med institutioner som politi og domstole for at blive helt digitaliserede, forklarer Lars Thulesen.
