Altid vil vi alle gerne have de bedste varer til de laveste priser.
Det gælder også, når man som it-chef står for at skulle anskaffe nye computere til hele firmaet.
Det er en ting, der sker relativt ofte, i det de fleste virksomheder afskriver deres computere over tre år. Ofte er ræsonnementet desuden, at den teknologiske udvikling gør, at selv professionelle maskiner på visse områder er nogle udslidte og udskiftnings-modne krikker efter tre år.
Er man indkøbsansvarlig i en privat virksomhed, er det imidlertid en sand jungle, man bevæger sig ud i, når man sætter sig for at hive den bedste, mest fordelagtige og på alle måder gunstige købsaftale hjem.
Der er mange leverandører, mange modeller, mange konfigurationer, mange behov og mange parametre at tage højde for.
Computerworld hjælper dig, der står for at skulle købe en mængde virksomheds-pc'er hjem, på vej med et håndfuld gode råd til at få prisen bragt ned.
Først og fremmest er det vigtigt, at have fokus på 'total cost of ownership' - altså de samlede forventede omkostninger, der er forbundet med at købe maskinerne hos de forskellige forhandlere.
Det kan sagtens være, at en forhandler underbyder konkurrenterne med tusind kroner per maskine, men lad dig ikke uden videre friste. Kig i stedet på den samlede pakke og tænk på, at de 1.000 kroner alligevel skal skrives af over tre år, hvilket gør forskellen uendelig lille.
Listen er ufuldstændig, da mange vilkår kan variere alt efter virksomhedens størrelse og behov. Rådene bygger på råd fra indkøbs-ansvarlige i blandt andet Capgemini, IDG samt flere andre.
Se konkrete råd til at få en bedre pris
Køb ens computere - eller i hvert ganske få modeller
Der var engang, hvor det var populært at have en hel liste af forskellige computer-modeller og -typer, som medarbejderne frit kunne vælge imellem, når tiden var inde til at anskaffe sig ny maskine.
Skal prisen ned, bør virksomheden imidlertid overveje at fjerne denne mulighed og i stedet sigte efter en indkøbsmodel, der bygger på, at medarbejderne får den samme model, som virksomheden vælger for dem med en fast konfiguration.
Dette vil nemlig gøre det muligt at skære computer-bestanden ned til ganske få modeller - som for eksempel én model til udviklingsafdeling og én model til resten af virksomheden.
Det vil give grundlag for at købe ens apparater ind i stor volumen, hvilket dels vil give muskler i kommende prisforhandlinger, ligesom det - ikke mindst - vil reducere support-arbejdet væsentligt, fordi support-medarbejderne ikke behøver sætte sig ind i mange forskellige maskiner, der hver især skal passes og supporteres, men i stedet kan nøjes med et enkelt såkaldt image.
Køb efter specifikationer - ikke model
Når virksomheden har fastlagt behovskrav, er det tid til at udarbejde en såkaldt 'request for proposal' eller RFP, som er en slags ønskeseddel, der udsendes til typisk en håndfuld mulige leverandører.
Mange virksomheder udelukker på forhånd en hel stribe pc-mærker, der excellerer i den mere prisbillige ende og fokuserer altså alene på en lille håndfuld mærker i den lidt dyrere og solide ende.
Man kan med fordel undlade at nævne specifikke modeller eller mærker i RFP'en, men i stedet alene nævne de ønskede specifikationer. Det giver forhandleren plads til at gå sine egne lagre, aftaler og muligheder igennem og komme med sit bedste bud på en computer, der lever op til de ønskede specifikationer.
Køb op til forhandlerens års-afslutning
Det kan være en god ide at være opmærksom på, hvornår forhandlerne har års-afslutning.
Langt de fleste selskaber er interesserede i at få høvlet så meget omsætning hjem som muligt mod afslutningen af regnskabsåret, og derfor er de ofte til at forhandle med, når muligheden for en god ordre dukker op tæt på regnskabs-afslutning, i det det giver mulighed for at bogføre ordren i det snart-lukkede regnskabskabsår.
På arbejde? Eller også derhjemme?
Vær klar på virksomhedens behov, når først computerne er leveret og spil ind med disse behov i den samlede tilbuds-pakke. Vær for eksempel opmærksom på dine behov for support og service på apparaterne.
Er mange medarbejdere ofte på farten, kan det være formålstjenstligt at bringe en service-pakke ind i handlen, hvor der kan udøves service på maskinerne på forskellige lokaliteter - for eksempel hjemme ved medarbejderne eller med såkaldt 'on site-service.'
Lifecycle
Vær opmærksom på produkternes lifecycle - altså hvor langt henne de er i deres cyklus. Det er vigtigt, at du har styr på det, når prisen skal forhandles.
Er livs-cyklussen kort, skal det udløse rabatter, i det du dermed risikerer at skulle ud og investere i nyt periferi-udstyr, inden maskinerne skal udskiftes.
Med i disse betragtninger bør være det styresystem, som maskinerne leveres med.
Du bør overveje at bringe leveringen af styresystem på maskinerne med ind i handlen, så du ikke efterfølgende er nødt til selv at investere i dels levering, dels installering af styresystem på alle maskinerne.
De gamle og udslidte maskiner
Køber du nye computere, har du helt sikkert også nogle gamle, som du skal af med. Og det koster penge.
Få derfor bragt afskaffelsen af din gamle maskinpark med ind i handlen. En del forhandlere har deres egen broker-virksomhed eller har i hvert fald tæt kontakt med brokere og vil derfor være villige til at medtage denne udgiftspost i handlen.
Du bør overveje at spille ind med en komplet udskiftning i din RFP - altså hvor forhandleren står for hele udskiftningen af maskinparken - inklusive bortskaffelse af de gamle maskiner. Forhandleren skal her komme med en fornuftig tilbagekøbspris på dine gamle maskiner.
Har du selv flere gode råd til at få en bedre pris? Skriv dem endelig i debatboksen herunder.
