Nu behøver man snart ikke møde op på kommunens borgerservice.
Den personlige samtale skal nemlig foretages via et offentligt videokonferencesystem.
Næste trin i kommunens planer er, at kontakten kan ske fra den bærbare computer hjemme ved køkkenbordet eller fra arbejdspladsen.
Sådan ser fremtiden ud i Guldborgsund kommune, der har til huse i Nykøbing Falster.
Her vil man nemlig udskifte den personlige kontakt i kommunens borgerservice-centre med videokonferencer.
Det første trin er, at kommunen vil sætte videokonferencesystemer op til betjening af borgerne.
Et projekt, der er opstået ved en tilfældighed.
"Ideen opstod egentlig af barnlig nysgerrighed overfor teknologien," fortæller Ib Østergaard Rasmussen, der er administrerende direktør for Guldborgsund kommune.
"Ved et besøg i USA blev jeg i en reception modtaget af en sød og smilende kvinde på en skærm. Det overraskede mig, at det var så livagtigt. Omgivelserne på skærmen lignede fuldstændig et kontormiljø, og billedets kvalitet gjorde, at man fik fornemmelsen af, at man stod overfor et menneske og ikke en skærm," fortæller han.
Imponerende god
"Kvaliteten var imponerende god, og det tændte i første omgang drengen i mig. Siden begyndte jeg at spekulere over, hvordan vi kunne bruge teknologien. Da jeg kommer hjem, tager jeg kontakt til Cisco og spørger, om jeg ikke kan kommer op i deres afdeling og se nærmere på, hvad det er for noget," forklarer han.
Ib Østergaard Rasmussen får sammen med en håndfuld af kommunens folk en introduktion til videokonference-systemet, hvilket for alvor sætter tankerne i gang.
"Det er meget interessant for os, hvis vi kan foretage en rationalisering ved at erstatte vores borgerservice-centre med skærme, så det ikke er kød og blod, der møder borgerne men digitale billeder," fortæller kommunedirektøren.
Passer til geografien
Tanken om rationalisering handler ikke om at spare stillinger væk, men om at bruge medarbejdernes tid effektivt og samtidig tilbyde offentlige ydelser i et tidsrum, der passer borgerne bedre.
"Vi må forholde os til, at fremtidens prognoser siger, at det bliver svært at skaffe arbejdskraft. Her kan en digital løsning give en langt mere effektiv udnyttelse af vores ressourcer.
"Vi har seks borgerservice-centre med 55 medarbejdere spredt ud over kommunen. Hvis vi i fremtiden kan samle det til et center og sætte betjeningsskærme op på eksempelvis bibliotekerne, så vil det give en effektivisering, samtidig med at borgerne vil få langt nemmere adgang til kommunens tjenester," vurderer Ib Østergaard Rasmussen.
"En gevinst vil desuden være, at vi kunne holde åbent i samme tidsrum som biblioteket, hvilket igen ville give åbningstider, der passer bedre til borgernes fritid."
Teknologi giver service
Potentialet er stort i Guldborgsund.
"Vi har et sted mellem 60 og 70.000 henvendelser til borgerservice per år. Hvis vi kan betjene en tredjedel, eller endnu bedre halvdelen, via skærme, er der mange penge at spare."
"Heldigvis er vores it-infrastruktur solid nok til at håndtere det, så den tekniske side af sagen er på plads. Vi har kapacitet til at transportere de store datamængder," siger han.
Politisk forklaringsproblem
Efter ideen var gennemarbejdet skulle den præsenteres for kommunens politikere, og derefter forklares overfor kommunens borgere.
"Det er ikke nogen nem sag for en politiker at fortælle borgerne, at der ikke mere skal kommunikeres face to face," siger Ib Østergaard Rasmussen.
"Men argumentet er, at hvis vi ikke gør tingene smartere, bliver servicen dårligere, hvilket de fleste kan forholde sig til. Økonomien tillader ikke, at vi har tre mand siddende i et borgerservice-center med 20 henvendelser om dagen."
"Den eneste måde at opretholde servicen på er ved at udnytte teknologien," siger han.
"Denne løsning giver helt den samme service som et traditionelt møde, men det foregår bare via nettet."
Kommunen har dog valgt en blød start til videoprojektet.
"Planen er, at starte med at lukke et borgerservice-center og erstatte det med en skærmtjeneste. Så kan vi prøve løsningen af, og se om den virker i praksis," siger Ib Østergaard Rasmussen.
Klar næste sommer
De involverede medarbejdere i Guldborgsund kommune er foreløbig kun orienteret om projektet.
"Projektet er pludselig løbet hurtigt, men det er naturligvis en del af planen, at medarbejderne får medindflydelse på forløbet og bliver medvirkende til at sætte dagsordenen," fortæller kommunens direktør.
"Men i øjeblikket er medarbejderne høfligt afventende."
"Der er dog ingen tvivl om, at der skal arbejdes med holdninger og omstilling, hvilket vi skal bruge 2010 til," siger han.
Betjening fra køkkenbordet
Nu er ideen på plads, og vi har fået penge til pilotprojektet, så nu skal det i udbud, hvorefter selve projektet kan sættes i søen. Guldborgsund Kommune har dog tænkt længere end den første skærm.
"Vi har indbygget en mulighed for, at borgerne kan betjenes hjemmefra via et web-kamera. Den nødvendige software er anskaffet, og den løsning ruller vi ud samtidig med de faste skærmterminaler," siger Ib Østergaard Rasmussen.
"Min opfattelser er, at det bliver den fremtidige løsning. Skærmsystemet skal kun bestå i en overgangsperiode, så folk kan få erfaring med teknologien," vurderer han.
"Det giver naturligvis en dårligere opløsning på billedet, men fleksibiliteten bliver rigtig stor for borgeren."
Guldborgsund Kommune vil kun omfatte borgerservice af videokonference-ordningen. De mere personlige sager bliver stadig behandlet mellem mennesker af kød og blod.
"Der hvor vi ser potentialet, er ved borgernes spørgsmål til kommunen og de lette sager som eksempelvis nyt pas, boligydelse, varmehjælp eller et nyt sygesikringskort."
"De mere komplicerede sager, hvor der eksempelvis indgår en socialrådgiver, vil ikke ændre form," siger Ib Østergaard Rasmussen.
Guldborgsund kommune har arbejdet med projektet i et år, og starten af næste år skal bruges til udbud, medarbejderinformation og andre praktiske ting.
"Hvis alt kører efter planen er den første videoløsning funktionsdygtig inden sommerferien næste år," lyder det fra Ib Østergaard Rasmussen.
