It-medarbejdere fra otte ministerier er nu blevet samlet i Statens It på Gammel Kongevej. Arbejdet med at opbygge den nye organisation er forløbet efter planen.
Du kan læse meget mere om processen i artiklen Sådan har Statens It samlet it-folk fra otte ministerier
Nu er det så tid til, at Statens It kan komme i gang med at fokusere på den primære opgave: Driften af it for de otte ministerier og de 90 underliggende styrelser, institutioner, råd og nævn.
Samtidig skal Statens It til at levere effektiviseringer.
"Indtil videre er tiden gået med at bygge en ny organisation op, med alt hvad det indebærer. Vi er nået langt, men nu brænder jeg også for at komme i gang med at skabe effektiviseringer," siger direktør Lone Strøm.
Færre leverandører - større kontrakter
Lone Strøm ser mange muligheder for at spare penge både kort og længere sigt. Blandt andet har Statens It med overtagelsen af it-driften fra de otte ministerier overtaget 380 kontrakter.
"Bare i forhold til effektiv brug af licenser vil der være en masse penge at hente. Det er noget af det, vi allerede har kig på nu," siger Lone Strøm.
Fremtiden kommer derfor til at betyde færre leverandører, større kontrakter og bedre priser.
Statens It er også ved at se på, hvordan der kan hentes penge ved at konsolidere infrastruktur fra de otte ministerier.
"Som det er i dag har vi 17 serverrum. Hvis vi kan få det tal bragt ned på to-fire, så vil der helt sikkert også være penge at hente der. Både på strøm, køling og husleje, men også på selve udstyret," siger Lone Strøm.
Indtil videre er der lavet en strategi, og ud fra den skal der udvikles en projektplan, der skal bane vejen for, hvordan, hvornår og hvor meget der skal konsolideres. Lone Strøm regner med at projektplanen vil ligge klar engang efter sommerferien.
"For os har det været vigtigt i forhold til strategien, at vi genbruger mest muligt af det udstyr, vi har. Det er en nødvendighed for at sikre en økonomi," siger Lone Strøm og fortsætter.
"Derudover skal vi tænke i skalerbarhed. I dag er det otte ministerier, vi driver it for, men om to år kan der komme flere på. Så det er vigtigt, at vi kan vokse," siger Lone Strøm.
Overvejelserne handler blandt andet om, hvorvidt noget af driften skal lægges ud til eksterne leverandører eller køres internt.
Da konsolidering fra starten har været en vision i Statens It, har Lone Strøm også haft det med i tankerne, da hun skulle sætte ledelsesholdet.
"I det offentlige er der ikke så mange, der har erfaringer med store konsoliderings-projekter. Så det var vigtigt at få nogle ind fra det private, der havde prøvet det her i store koncerner," siger Lone Strøm.
Blandt andet er områdechefen for infrastruktur, Martin Hornbæk-Jensen, hentet fra en stilling som chef for infrastruktur i BEC, der udvikler og driver it-systemer til den finansielle sektor.
Effektiviseringer handler ikke kun om penge
Det bliver dog ikke kun effektiviseringer i form af penge, som Statens It kan levere. Lone Strøm ser også store muligheder for en forbedret service for brugerne ude i ministerierne.
"Effektiviseringer handler ikke kun om kroner og ører, men også i høj grad om kvalitetsforbedringer for kunderne," siger Lone Strøm.
Det er da heller ikke nogen tilfældighed, at Lone Strøm omtaler de mere end 10.000 slutbrugere i ministerier og styrelser som kunder.
"Jeg ser på dem som vores kunder, og bag det ligger der et servicebegreb. Jeg ønsker, at vi får opbygget en servicekultur, hvor der altid tales pænt til kunden," siger Lone Strøm og fortsætter.
"Kunderne har ikke selv valgt det her (at blive en del af Statens It, red.), så derfor er det meget vigtigt for mig, at de ikke oplever os som skrankepaver med en monopol-tilgang til service," siger Lone Strøm.
Det er blandet andet vigtigt for hende, at kunderne føler de får en ordentlig behandling, og at Statens It hurtigt løser de problemer, der måtte opstå.
I de tidligere it-afdelinger i ministerierne har der været service aftaler, der beskrev, hvad it-afdelingerne skulle levere, men det har ikke alle steder været noget, der blev målt på.
"Det kan vi ikke leve med. Vi skal kunne måle på den service, vi leverer. På sigt skal det også være muligt at benchmarke resultaterne op mod andre for at finde ud af, om vi reelt er effektive," siger Lone Strøm.
Kompetencecenter skal hjælpe til succesfulde it-projekter
Efter regeringens store it-udredning om offentlige skandaleprojekter, er der også blevet tilføjet nye opgaver til Statens It.
Statens It har nemlig fået ansvaret for at opbygge Ministeriernes projektkontor og et tværgående kompetencecenter, hvor projektledere og it-arkitekter med stor erfaring indenfor arbejdet med store it-projekter, som skal rådgive ministerierne.
Dette skal være med til at sikre de rigtige kompetencer og sikre, at der er styr på rollefordelinger og budgetter i forhold til projekterne. Lone Strøm ser det som en meget vigtig opgave, der er blevet tildelt Statens It.
"Jeg er meget opsat på, at vi skal gøre en forskel i forhold til it-projekterne. Vi skal have skabt et kompetencecenter med folk, som har erfaring med kæmpe it-projekter," siger Lone Strøm.
Hun mener, at ideen om at skabe et sted, hvor erfaringerne kan blive sat i spil, er rigtig god. Det vil også gøre det nemmere at fastholde de dygtige medarbejdere.
"Medarbejderne i kompetencecentret får en fast base, men samtidig mulighed for at være tilknyttet store it-projekter fra forskellige ministerier," siger Lone Strøm.
I forhold til de offentlige it-projekter ser Lone Strøm ideen om at dele store projekter mere op, som en af de væsentlige steder at sætte ind.
"Det handler om at få bygget noget realisme og faseindeling ind i projekterne og lade leverandørerne være lidt mere kreative, i stedet for at kravspecificere ud af alt," siger Lone Strøm.
Hun tror også, der kan skabes grobund for bedre økonomi ved i højere grad at vælge standardiserede løsninger.
"Dybe kravspecificeringer giver ikke mulighed for standardløsninger, og de mange tilretninger er dyre. Nogen gange skal projektlederne måske også affinde sig med, at hvis de til en fornuftig pris kan få 90 procent af det, de ønsker, om det så ikke er godt nok," siger Lone Strøm.
Selvom hun ikke mener, at de nye tiltag er nogen garanti for, at it-projekterne ikke fejler, så mener hun, at de kan være med til at skabe de rammer, der skal til for at lave succesfulde, offentlige it-projekter.
Da opgaverne med Ministeriernes projektkontor og kompetencecentret er meget nye, er det endnu ikke planlagt, hvordan det skal fungere og hvem, der skal sidde der, men det vil der komme styr på til efteråret.
