- Det er en fed fornemmelse at få besvaret og tømt hele sin mailboks. Men vi skal lære, at vi altid har noget hængende. Ellers kvæler vi os selv i stress og ender med at brænde ud.
De advarende ord kommer fra souschef Eva Bjerrums mund. Hun arbejder som forsker og rådgiver med at ruste os til at trives i det mobile, fleksible, arbejdsliv. Det foregår i et tværfagligt team på et nyt århusiansk videnscenter for nye arbejdsformer, Center for New Ways of Working.
Eva Bjerrum har med casestudier i blandt andet dotcom-virksomheder fulgt udviklingen i vores arbejdsformer og -normer i de senere år. Hun har iaggttaget, hvordan luftige ord som fleksibilitet og mobilitet i stadig større grad rokker gevaldigt ved, hvad vi engang forstod ved ordene arbejdsplads og arbejdstid. Strømpilene i den udvikling er IT-branchen, reklamebranchen og konsulentbranchen, som udviser flest symptomer på det mobile, fleksible arbejdslivs børnesygdomme.
Sometimes off
Opfindelser som internet, email, mobiltelefoni og bærbare pc'er gør det muligt for mange at arbejde hvor som helst og når som helst. Eller som sælgerne siger: Always on.
Men hvis det for alvor skal fungere, skal medarbejdere lære at vælge at være "sometimes off", mener Eva Bjerrum.
- Fleksibiliteten og teknologierne er en chance for at skabe både større arbejdsglæde, produktivitet og menneskeligt overskud. Men vores adfærd, holdninger og værdier halter bagud. Hvis man ikke er bevidst om det og forstår at sige til og fra, så tager teknologien og måske også chefen over, siger Eva Bjerrum.
På ferie og på mail
Og det er det, der sker for mange. Vi bliver slaver af teknologien. Dengang faxen kom frem, kunne det ske, at sekretæren afbrød et møde for at overrække direktøren denne "hastende" meddelelse sendt med datidens hurtigste kommunikationteknologi.
Da mobiltelefonerne gjorde deres indtog, havde mange begyndervanskeligheder: Vi kunne ikke få os selv til at slukke apparatet uanset hvor, vi befandt os og hvad, vi lavede.
Når der dukker en SMS-besked op med et bip på mobilen, har vi tendens til at læse den straks.
Når mailprogrammet siger pling om ny post, lader vi os tit afbryde i det, vi laver, for lige at se, hvad e-postbudet har bragt.
Det gør vi, fordi vi har svært ved at overvinde nysgerrigheden. Men Eva Bjerrum oplever også, at det kan skyldes et pres - et forventningspres, medarbejdere føler. Især ansatte, der arbejder en del hjemme eller er meget ude på farten får en trang til at vise omverdenen - herunder chefen, at "de er på". Underforstået at når de er online, så sender de et signal om, at de samvittighedsfuldt passer jobbet.
Det kan resultere i autosvar på mails med ordlyden: " Jeg svarer ikke på mail i eftermiddag. Er til møde."
Nogle medarbejdere går endda så vidt, at de stiller sig til rådighed i deres ferie: "Jeg er på ferie, men jeg er på mail", siger nogen på telefonsvareren.
Selvpres fremfor chefpres
Eva Bjerrum mener, at sådanne meldinger sender nogle signaler, der højner stressniveuaet.
- For hvad vil det egentlig sige, at man er på? Hverken fysisk eller virtuel tilstedeværelse er det mest afgørende i dag. For ledelsen er det primært resultaterne, der tæller, siger Eva Bjerrum og giver et eksempel fra sine casestudier:
En afdelingsleder havde for vane at sende mails ud til medarbejderne ved 9-10 tiden om aftenen. Ikke i forventning om at få svar, men for selv at få rundet nogle ting af. Lederen opdagede, at adskillige medarbejdere rent faktisk sendte svar og nye spørgsmål tilbage om aftenen. Det resulterede i, at lederen følte, at hun forventedes at svare tilbage med det samme. Dermed akkumulerede en hel afdeling pludselig en betydelig mængde arbejde tilsammen. Det fandt lederen uheldigt, og valgte at indkalde til et møde, hvor hun fortalte, hvad hun forventede og hvad hun ikke forventede. Det resulterede i, at langt færre svarede på lederens mails straks hjemmefra.
Problemet er, at vi agerer ud fra nogle normer for, hvor hurtigt vi skal reagere på især e-mail, som tiden og mail-mængden forlængst er løbet fra, forklarer Eva Bjerrum.
- Det var ikke noget problem dengang, man kun fik et par mails om dagen. Dér kunne vi godt svare med en halv eller hel dags varsel. Men siden er der sket en umærkelig glidning, hvor mere og mere kommunikation er rykket fra telefon, fax, snailmail, aviser, magasiner og tv og over i vores mailboks, siger Eva Bjerrum.
Er kun fleksible over for jobbet
Hun påpeger, at vi tilsyneladende hænger fast i normen om, at den lynhurtige mailbeskeder også skal besvares hurtigt. Det frustrerer og stresser os i og med, at døgnet ikke har fået flere timer.
Eva Bjerrum råder arbejdsgivere til at melde klart ud, hvad de betragter som en rimelig svartid på e-mails.
Grundlæggende handler det om, at vi i al vores iver efter at gå op i vores job med liv og sjæl risikerer at glemme os selv. Vi får ladet mobiltelefonen og den bærbare pc op med strøm, men vi er for dårlige til lade os selv op med afslapning og andre oplevelser end arbejde.
Og hvis ledelsen vil beholde sine topmotiverede, værdifulde medarbejdere og den viden og erfaring, de repræsenterer, skal den have antennerne godt ude, mener Eva Bjerrum.
- Med usynligt hjemmearbejde bliver det sværere for ledere at se medarbejdernes faresignaler på stress og udbrændthed i tide. Det kræver både større tillid og større følelsesmæssig intelligens hos ledelsen, siger Eva Bjerrum.
Center for New Ways of Working i Århus hører under Alexandra Instituttet, der er et forskningsbaseret aktieselskab, hvor højere læreranstalter - blandt andre Aarhus Universitet - og private virksomheder har slået sig sammen for at sætte fokus på menneskelige, organisatoriske og tekniske aspekter inden for fremtidens arbejdspladser.
Relevante links:
"Når selvstyring er selvstyrt" - artikel i fagforeningen HKs onlinemagasin
Fagforeningen PROSA om blandt andet undersøgelser af nedslidning i IT-branchen
