Rod og uorden har ikke hjemme i en finansiel virksomhed, og alle processer vedrørende PenSams kerneforretning og 350.000 kunder skal da også være optimeret og af højeste kvalitet.
Selskabets interne data derimod er spredt på mange forskellige data-øer, hvilket betyder spildtid i flere afdelinger. Tid er som bekendt lig med penge, så derfor er PenSam i fuld gang med at samle data ved hjælp af et Koncern datavarehus.
"Projektet handler blandt andet om, at vi er plaget af en syndflod af regneark. Mange vitale informationer ligger hos os helt nede på regnearksniveau," siger Klaus Kvorning Hansen, direktør for strategi og udvikling hos PenSam.
Historien om PenSams IM-program blev fortalt i sidste uge på IBM Softwaredag, som også gav indspiration til artiklerne Kan software redde Danmark op af det sorte hul?,
Her er de innovative, der gør "planeten smartere"
og
IBM: Halvdelen af omsætningen skal være software.
Optakten til PenSams IM-program bestod i at scanne markedet på baggrund af kriterier som Solvency II, en komplet end-to-end suite og best-of-breed. Om resultatet fortæller PenSams datakvalitetschef Allan A.B. Thomsen.
"Vi endte med to store spillere, som vi gik i dialog med. Den anden leverandør har vi fortsat et godt forhold til, så den behøver vi ikke nævne i denne sammenhæng," siger han.
Vinder af millionordren på PenSams Information Management-projekt blev IBM, hvilket datakvalitetschefen begrunder således:
"IBM's styrke ligger i integrationen af systemerne. Alle tråde samles fra kildesystem til rapport, og den type datasporbarhed, kunne konkurrenterne ikke tilbyde," siger Allan A.B. Thomsen.
Sparer et tocifret millionbeløb
Løsningen resulterer i hurtigere beslutninger, entydig kommunikation internt og eksternt og væsentlige reduktioner i tid og dermed omkostninger. Allerede i projektfasen forventer PenSam gevinster på et tocifret millionbeløb.
"Fundamentet forventes klar den 29. november, og samme dag går vi i gang med at løfte data over system for system ," siger Klaus Kvorning Hansen.
Den business case, der blev brugt til at 'sælge' projektet til topledelsen, blev lavet i løbet af seks uger i foråret og den 1. maj stillede IBM med de første otte konsulenter.
"Første august kom der fire interne til. 12 mand, som arbejder for fuld skrue, det er meget, men det giver virkelig også noget. Vi får i den grad noget fra hånden," siger Allan A.B. Thomsen.
Han illustrerer den 29. november som den dag, hvor PenSam overtager datavarehuset og begynder at sætte egne varer på hylderne.
Begrebsmodelleringen
"I alt startede vi med 12 eller 13 begrebsmodeller, og dem samler vi nu i én," siger Allan A.B. Thomsen og fortsætter:
"For hvert område finder IBM løsningsmuligheder, som er afprøvet, og så vælger vi den bedste. En fire-fem forslag kommer på bordet hver gang. Så den eneste opgave, vi har, er at lime det hele sammen."
PenSams overordnede program for Information Management er ejer af fire underliggende projekter:
* Begrebs- og InformationsModellering
* Master Data Management
* Koncern DataVarehus
* Data Governance
De første 'varer' kommer som nævnt på hylderne i PenSams datavarehus sidst i november, og billedligt talt løber der nu lidt vand gennem rørene i PenSams store IM-program, uden at det drypper.
"Men fra nu af øges 'vandtrykket', og den 1. januar 2013 skal vi være klar til at overholde Solvency II reglerne, så på det tidspunkt skal de fleste af delprojekterne være på plads, og rørene skal holde, når vi sætter fuldt tryk på 'vandet'," siger Klaus Kvorning Hansen.
Lokale sandheder
Egentlig var det en uudbygget datamodel med mange manuelle og ad hoc (læs: dyre) rapporteringsløsninger, som sparkede projektet i gang.
"Lokale sandheder er også et problem. Man får én sandhed, når man henter informationer i en datasilo, en anden når man spørger aktuaren og en tredje, når man spørger en kunderådgiver. Hvis man dertil lægger ukoordinerede operationelle målsætninger, så bliver det noget rod," fastslår Klaus Kvorning Hansen.
For at opnå et ens tråd understøtter softwaren blandt andet en mere intelligent dataanvendelse med en fælles datamodel og øget genbrug i forbindelse med design af systemer og konsolidering af data.
"Derudover information til tiden, ingen latenstid når ny information til støtte for beslutninger skal fremskaffes og ikke mindst kun én sandhed, så ingen er i tvivl om, hvordan virkeligheden forholder sig," lyder det.
Øh, hvad mener du?
At sikre at alle taler det samme sprog er også vigtigt.
"Sproget er mindst lige så væsentligt at have styr på, som de andre mere konkrete ting. Selv i PenSam bruger vi forskellige begreber og ord om de samme ting, og det er et problem at få gjort noget ved. Kultur handler om den sprogbrug og kutyme, man har de forskellige steder i organisationen," siger Klaus Kvorning Hansen, der har en fortid som magister i filosofi at læne sig op ad, hvis nullerne og ettallerne bliver for insisterende
Hvad det kommer til at koste PenSam at gennemføre IM-programmet hverken kan eller vil Klaus Kvorning Hansen sige noget præcist om.
"Det kan kun blive et meget groft estimat, for 2013 er stadig langt ude, men et tocifret millionbeløb kommer det til at koste."
Omkostningerne modsvares dog af forventninger om, at projektet som minimum kaster en tilsvarende indtjening i PenSams retning. I øvrigt kan det være svært økonomisk at kvantificere nogle af de fordele, IM-programmet bringer med sig. Hvad betyder det eksempelvis for værdiskabelsen, at man første gang træffer den rigtige beslutning på basis af de rigtige data.
Under alle omstændigheder ligger det i sagens natur, at der er overskud i sigte, ellers var PenSam ikke begyndt på projektet.
Forankres i topledelsen
På spørgsmålet, om der er noget Klaus Kvorning Hansen vil fremhæve fra PenSams projekt som andre kan lære af, siger han:
"En sådan opgave skal op som et forretningsprojekt. Projektet skal være drevet af forretningsmæssige behov og ikke ønsker om forbedringer i it-infrastruktur og/eller it-arkitektur. Såvel infrastruktur som it-arkitekturen er midler, der bare skal være på plads. Derudover er det afgørende vigtigt, at projektet er forankret, hvor der er tilstrækkeligt med vilje og muskler til at bære det frem. En forankring i topledelsen er noget af det bedste, der kan ske for et sådant projekt."
Styregruppen består af fire mand. Det ene af koncerndirektionens to medlemmer, to ud af tre områdedirektører hvoraf Klaus Kvorning Hansen er den ene og så Allan A.B. Thomsen, som er programleder.
Projektet har med andre ord fået lige præcis den forankring i topledelsen, der af Klaus Kvorning Hansen betegnes som ideel.
