Læs også: Cloud computing: Sådan fungerer det.
E-mail er blandt de nemmeste og mest oplagte applikationer at flytte ud i skyen.
Alligevel tøver mange virksomheder stadig, men det bliver de ikke ved med.
Der kan nemlig være mange penge at spare på at skifte til en cloud-løsning, og netop udsigten til at spare penge er noget, der kan vække interessen hos enhver direktør.
Et skifte er derfor noget, som alle it-chefer vil skulle tage stilling til på et eller andet tidspunkt.
I det følgende vil vi kigge på nogle af de ting, som du skal være opmærksom på, når tiden kommer.
De indledende skridt
Du bør indlede arbejdet med at gennemgå hele virksomhedens e-mail-miljø med en tættekam.
Medarbejdernes behov
Hvor meget mail-plads har hver enkelt medarbejder brug for? Er der medarbejdere med særlige compliance-behov, som gør, at deres e-mail-korrespondance skal holdes inde i huset?
Du skal også gøre dig klart, hvilke medarbejdere der håndterer så forretningskritiske e-mails, at de har særlige recovery-behov.
Integrationskrav
E-mail-platformen er ikke en isoleret størrelse i virksomheden, men spiller ofte tæt sammen med selskabets forretningssystemer - ikke mindst ERP- og CRM-systemerne.
Du skal derfor sikre dig, at alle de nødvendige applikationer kan integreres med hinanden, og hvor mange tilretninger det kræver i de applikationer, der bliver inde i huset.
Omkostningsanalyse
Mange virksomheder har slet ikke styr på, hvor meget deres interne e-mail-håndtering koster, mens prisen for en cloud-løsning typisk er meget gennemsigtig og udregnes per bruger per måned.
Ved du, hvor meget din virksomheds nuværende e-mail-løsning koster per bruger per måned?
Læs også: Cloud computing: Sådan fungerer det.
Få styr på selve migrationen
Læs også: Cloud computing: Sådan fungerer det.
Når du har styr på disse konkrete ting, bør du have et nogenlunde klart billede af, om en cloud-løsning er noget for dig og din virksomhed.
Dernæst er det tid til den egentlige migration, hvor du bør tage følgende punkter med i dine overvejelser:
Det rigtige migrations-hold
Det kan være en stor opgave at migrere over på en cloud-platform, og du bør nøje overveje, om du har de rette folk til opgaven.
De store leverandører kan ofte pege på særlige partnerselskaber med erfaring i disse migrationer.
Du bør allerede i de indledende forhandlinger med en mulig cloud-leverandør inddrage omkostningerne til selve migrationen.
Det nytter ikke noget, hvis besparelsen på selve løsningen bliver spist op af tårnhøje migrations-omkostninger.
Exit-strategi
Dette er et punkt, som de fleste forsømmer at tage højde for.
Men du bør altid have en exit-strategi i baghånden, så du ved, hvornår og hvordan du trækker stikket, hvis migrationen går galt.
Det er sjældent, at man har brug for sådan en plan.
På den anden side kan det blive dyrt og besværligt, hvis man ikke har den.
Komplet oprydning i din Directory
Sørg for at få ryddet helt op i Active Directory inden migrationen, så du ikke flytter alt dit rod af uddaterede domæner og gamle data med over til den nye leverandør.
Nyt behov for båndbredde
Det siger sig selv, at en flytning af al e-mail til en cloud-løsning vil øge virksomhedens trafik på nettet ganske betragteligt.
Microsoft vurderer, at man for hver 100 flittige brugere af en on-premise Outlook-løsning har brug for en båndbredde på 37 KB/sek, mens det tilsvarende behov for brugere af den web-baserede Outlook-løsning er 85 KB/sek.
Omfanget af migrationen
Jo mindre arkivmateriale du flytter, jo hurtigere kommer det til at gå.
Du bør derfor nøje overveje, hvor meget af virksomhedens mail- og kalenderhistorik, du skal flytte med. Du bør kun flytte essentiel data - i hvert fald i begyndelsen.
I øvrigt er det en god tommelfingerregel, at du ikke bør flytte mere end et års datahistorik med dig. Så gamle data har du alligevel ikke brug for at gemme.
Hurtig eller gradvis migration
Skal du flytte gradvist over i cloud'en, eller skal du flytte hele baduljen over på én gang?
Begge strategier har fordele og ulemper: Den gradvise overflytning er ofte mere spiselig for brugerne, fordi overflytningsproblemerne ikke rammer så mange.
Den kan til gengæld skabe problemer i kommunikationen mellem data, der er flyttet, og data, der endnu ikke er flyttet - især hvis de underliggende platforme er fra forskellige leverandører.
Den fulde og hurtige overflytning, hvor lidt eller ingen historik flyttes med, er hurtigt overstået og har lavere implementeringsomkostninger.
Til gengæld er risikoen for problemer større.
Læs også: Cloud computing: Sådan fungerer det.
