Læs også:
Digital post koster kassen for Post Danmark
Sådan kommer tvangs-mail fra det offentlige til at fungere
Du bliver snart presset til at e-maile med kommunen
2013 bliver året med et egentligt teknologiskifte, hvor kommunikationen mellem det offentlige og virksomheder overgår fra papir til digital.
Men det er ikke alle virksomheder, som er klar til dette skifte. I dag er det eksempelvis kun 10.000 virksomheder, der frivilligt har tilmeldt sig ordningen.
Alle skal være på
Målsætningen, der er formuleret på digitaliseringsstyrelsens hjemmeside, lyder ellers således:
"Alle virksomheders skal have en digital postkasse fra starten af 2013, og al relevant korrespondance og meddelelser til virksomhedernes juridiske enheder skal så vidt muligt sendes digitalt til virksomhederne med den offentlige digitale postløsning."
Vi har spurgt Digitaliseringsstyrelsen og Erhvervsstyrelsen om, hvordan det går med tilmeldingerne og samtidig fået en stribe gode råd til, hvordan problemstillingen kan gribes an i den virksomhed, som stadig mangler postkassen.
Så langt er vi
Michael Busk-Jepsen, kontorchef i Digitaliseringsstyrelsen, har I målinger på, hvordan det står til med målsætningen?
"Digitaliseringsstyrelsen og Erhvervsstyrelsen er klar over det ambitiøse mål om at få alle virksomheder til at benytte digital post i 2013. Vi vil løbende følge, hvordan virksomheder får oprettet deres digitale postkasser og sørge for god oplysning og vejledning.
I dag er ca. 10.000 virksomheder frivilligt tilmeldt Digital Post, mens omkring 200.000 er tilmeldt hos digitalpost-leverandøren e-Boks."
Sådan undgår du karambolage med persondataloven
Hvordan slipper virksomhederne udenom udfordringer, besværlige arbejdsprocesser og hvordan forbliver de i stand til at overholde persondataloven, når de sender personfølsomme data videre - både internt i virksomheden og ud af huset?
"Den digitale postkasse er bygget, så det er virksomheden, uanset størrelse, der selv bestemmer, hvordan den vil benytte Digital Post og dermed, hvordan den spiller sammen med de eksisterende processer."
"Enten kan virksomheden automatisk få videresendt meddelelser til deres almindelige mailsystem. Her vil meddelelser fra digital post ligge side om side med virksomhedens øvrige meddelelser. Meddelelsen sendes krypteret og kræver eksempelvis en NemID medarbejdersignatur for at kunne læses. Ønsker virksomheden i stedet at benytte den udviklede webløsning, så kan virksomheden logge på virk.dk."
"Med hensyn til persondataloven: Alt hvad der modtages og sendes inde i den digitale postkasse er krypteret. Indeholder en meddelelse eksempelvis personfølsomme oplysninger, kan disse dermed ikke 'afsløres' af udefrakommende."
Overgang uden administrative byrder
Carsten Ingerslev, kontorchef i Erhvervsstyrelsen, hvordan slipper virksomhederne udenom administrative byrder, når den eneste kommunikationskanal bliver digital?
"Virksomhederne skal aktivere deres postkasser og tildele medarbejderne brugerrettigheder. Når det er gjort, vil den digitale post kræve mindre administration end den papirpost, som den afløser. Hvis virksomhederne har problemer med aktivering af postkassen, kan de henvende sig telefonisk til e-Boks, der har udviklet postkassen."
"Hvis virksomhederne har spørgsmål til de breve, som de modtager, kan de fortsat henvende sig telefonisk til de offentlige myndigheder."
Den 1. november 2013 skal alle virksomheder have en digital postkasse, så de kan modtage digitale breve fra det offentlige. Har du et par gode råd til alle de virksomheder, der nu skal begynde at ruste sig til en ny digital fremtid?
"Din virksomhed skal bruge en NemID-medarbejdersignatur, når I opretter jeres postkasse. Bestil den allerede nu på nets-danid.dk."
"Det er virksomhedens administrator, der opretter virksomhedens postkasse og eventuelt uddeler brugerrettigheder. Udpeg administrator allerede nu."
"Det tager 15 minutter at oprette postkassen på virk.dk. Aktiver den i god tid inden 1. november 2013, så I kender funktionerne, inden postkassen bliver obligatorisk."
Der er yderligere hjælp at hente på Virk.dk/postkasse. Brug hjælpeuniverset, hvis I er i tvivl."
Læs også:
Digital post koster kassen for Post Danmark
