Artikel top billede

Sådan kommer tvangs-mail fra det offentlige til at fungere

Om få år skal du have oprettet en digital postkasse for at modtage breve fra din kommune og andre myndigheder. Læs her, hvad du kan forvente.

Læs også:

Du bliver snart presset til at e-maile med kommunen

Så meget selvbetjening vil det offentlige tvinge dig til

For nylig fremførte regeringen som ventet to lovforslag, der gik på at øge digitalisering af Danmark for at spare milliardvis af kroner.

Det ene lovforslag lød på de fire første af en lang række selvbetjeningsløsninger, mens det andet skal muliggøre digital post mellem offentlige myndigheder og virksomheder i 2013, og mellem myndighederne og borgerne i 2014.

Men hvad kan vi forvente af den digitale postkasse, som virksomheder og borgere snart er tvunget til at benytte i forbindelse med, at det offentlige i så videst muligt omfang sløjfer sine papirbreve til borgerne og virksomhederne for at indfri en besparelse på mellem 600 millioner og 1,1 milliard kroner i 2016?

"Forskellen mellem almindelig e-mail og digital post er, at i en e-mail kan alle skrive til hinanden, mens det i digital post kun er de tilmeldte myndigheder og virksomheder/borgere, der kan kommunikere sikkert sammen," forklarer kontorchef Michael Busk-Jepsen fra Digitaliseringsstyrelsens Center for infrastruktur.

Det betyder blandt andet, at digital post er et lukket land for spammere, da kun kendte afsendere, der har indgået en tilslutningsaftale med e-Boks, kan sende post til borgere og virksomheder. 

Minder om en dyr løsning

Michael Busk-Jepsen fortæller, at digital post grundlæggende er en boks-løsningen til modtagelse af dokumenter fra det offentlige, og at digital post kan tilgås via Borger.dk, på leverandøren E-boks' hjemmeside, eller hvis ens hjemkommune - som Gentofte Kommune - udstiller digital post.

Modsat leverandøren e-Boks' tidligere udgave af sin boks-løsning, så er der i din kommende digitale post mulighed for tovejskommunikation mellem borgere og tilmeldte myndigheder. Dermed minder digital post i høj grad om en e-mail for en lukket kreds.

Digital post mellem borgere og myndigheder vil også fra myndighedernes side blive behandlet som sikre e-mails, hvilket ellers er anset som den dyreste kommunikationskanal mellem borgere og myndigheder, da der skal to sagsbehandlere til at vurdere skriftlige henvendelser fra borgerne.

""Det er afgørende, at offentlige myndigheder har en kanalstrategi, som gør, at borgerne benytter sig af den kanal, hvor de hurtigt og effektivt får løst deres problem på den mest effektive og billige måde for det offentlige," lyder det fra Michael Busk-Jepsen.

I skrivende stund er omkring to millioner danskere tilmeldt digital post, hvoraf cirka 825.000 har givet tilladelse til, at alle tilmeldte myndigheder kan sende alle deres skrivelser via digital post.

Mellem 5.000 og 7.000 borgere henvender om måneden til de offentlige myndigheder via deres digitale post. 

Advisering i indbakken

Indtil videre er ordningen frivillig. Men sådan bliver det ikke ved med at være.

Sådan kommer det til at fungere

For fremover skal virksomheder og borgere kunne argumentere for, hvorfor de ikke er på den digitale post med begrundelser som eksempelvis fysisk eller mentalt handicap eller, at de ikke har adgang til computer eller internet.

Når virksomheder fra 2013 og borgere fra 2014 således er tvunget ind på digital post, vil det være muligt at få adviseringer om post fra det offentlige i sin egen email-indbakke på eksempelvis Gmail eller Hotmail. 

Dog har det offentlige Danmark ikke ønsket at bruge links til Borger.dk i mail-adviseringerne af sikkerhedshensyn, da der kan opstå en fare for phishing-forsøg med at lokke borgere ind på falske Borger.dk-hjemmesider. 

"For at være brugervenlige ville vi gerne sætte links ind, men det har vi siden vurderet til at være for farligt med erfaringer fra Skat," forklarer Michael Busk-Jepsen. 

Derfor vil der i mail-adviseringerne blot stå, hvem afsenderen er, og hvad beskeden i digital post omhandler. For eksempel kan der stå, at Trafikstyrelsen har sendt en synsindkaldelse, hvorefter borgeren selv skal logge på sin digitale post med sin NemID og læse den oprindelige besked. 

Så meget koster det

Det offentlige Danmarks overgang til digital kommunikation er dog ikke kun lutter besparelser, fordi aftalen med leverandøren E-boks fra 2010 og frem til 2014 med mulighed for et års forlængelse naturligvis ikke er gratis. 

Således har Digitaliseringsstyrelsen på vegne af staten, de fem regioner og landets 98 kommuner haft en etableringsudgift på små 20 millioner kroner til etableringen af den offentlige digital post-løsning. 

Styrelsen har samtidig sikret sig rettighederne til snitfladerne, så de kan overdrages i 2014 eller 2015, såfremt der skulle en ny leverandør af digital post efter en udbudsrunde. 

Udover etableringsudgifterne koster løsningen en myndighed godt 5.000 kroner at tilslutte sig per systemadgang. For en stor kommune med mange forskellige systemer, der skal sprøjte dokumenter ud til borgerne, kan tilmeldingen således hurtigt blive en halvdyr fornøjelse. 

Michael Busk-Jepsen forklarer dog, at en myndighed godt kan oprette et output management-system, så en kommune eksempelvis ikke tilmelder alle sine systemer til digital post, men blot sit output management, som alle kommunens skrivelser går igennem.

Siden premieren på digital post i maj 2010 har over 200 myndigheder tilsluttet knap 1.500 myndighedssystemer til digital post, og Digitaliseringsstyrelsens regnedrenge er ved at gennemgå business cases for tilslutninger i disse uger.

Sagsbehandling er op til myndighederne

Prisen per afsendte besked ligger på 70 øre med et tillæg på fire kroner per megabyte. Med årligt cirka 150 millioner breve fra det offentlige til borgere og virksomheder, vil den årlige  afsendelses-pris groft sagt ligge på 105 millioner kroner.

Men så simpelt er regnestykket ikke. 

"For at opnå de store besparelser kræver det, at alle myndigheder benytter digital post til alle forsendelser, og det er ikke tilfældet endnu. Der vil også altid være forsendelser som ikke kan sendes digitalt, for eksempel til borgere som fritages for digital post. Det er derfor, vi etablerer en fjernprintsløsning, som gør det muligt at forbedre myndighedens interne arbejdsgange, selvom brevet ikke skal sendes til digital post," forklarer Michael Busk-Jepsen fra Digitaliseringsstyrelsen. 

En blandet landhandel i myndighederne

Han fortæller, at Danmark ikke når op på 100 procent udbredelse af digital post-forsendelser.

Indtil videre er regeringens mål da også "kun", at 80 procent af al den offentlige post skal digitaliseres frem mod 2015.  

"Vi vil nok også se en overgangsperiode med blandet papir- og digital post, og selv om det ikke er for kønt, så er det jo nødvendigt i en overgangsfase," forklarer Michael Busk-Jepsen. 

Hvordan myndighederne har indrettet sig til at afsende og modtage digital post er også lidt af en blandet landhandel. 

Nogle kommuner har oprettet et mail-hierarki på Borger.dk, så borgerne kan sende posten direkte til den ansvarlige forvaltning. Andre har udpeget en lokal postmester, der sørger for at kanalisere borgerhenvendelserne videre til de rigtige fagpersoner. 

Michael Busk-Jepsen fortæller, at myndighederne også selv kan vælge, hvordan deres interne systemer er sat op til at håndtere både forsendelser og modtagelse af digital post - det kan eksempelvis ske ved et helt almindeligt mail-system som Outlook. 

"På den måde er digital post langt hen ad vejen som en normal e-mail, men det er op til den enkelte myndighed at organisere sin sagsbehandling," forklarer han.

Læs også:

Du bliver snart presset til at e-maile med kommunen

Så meget selvbetjening vil det offentlige tvinge dig til




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Brother Nordic A/S
Import og engroshandel med kontormaskiner.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Brand din forretning og skab nye leads med Microsoft Dynamics 365 til marketing

Vidste du, at Microsoft Dynamics også byder på stærk funktionalitet til marketingafdelingen? På kun 1 1/2 time inspirerer vi dig til, hvordan du kan bruge Dynamics 365 Marketing til at brande din forretning og skabe nye leads.

17. maj 2021 | Læs mere


Vælg den rigtige infrastruktur og it-arkitektur

Få indblik i, hvordan du kan sikre sammenhæng og overblik i et it-landksab, der konstant ændres. Dette kan blandt andet gøres med de rette strategisk og teknologiske vlag, så effektiviteten, stabiliteten og sikkerheden opretholdes. Den rigtige infrastruktur og it-arkitektur kan uden tvivl hjælpe dig med at skabe overblikket over dit it-landskab.

18. maj 2021 | Læs mere


Digital transformation og innovation: Inspiration til digitale succeshistorier

Kom ind bag facaden hos nogle af Danmarks bedste it-folk, og lær hvordan de arbejder med digital transformation og innovation. Du får muligheden for at høre, hvordan du kan bruge den nye teknologi til at få etableret det mest effektive udviklings- og innovationsmilø.

19. maj 2021 | Læs mere






Premium
Microsofts løfte om at holde data i EU sætter AWS og Google under pres - også selv om Microsoft nok ikke kan holde det
Kommentar: Med løftet om at passe bedre på europæiske data sætter Microsoft konkurrenterne under pres. Det spændende er nu, hvor meget bund, der er i løftet - og hvad Googles og AWS' svar bliver.
CIO
Har du rost din mellemleder i dag? Snart er de uddøde - og det er et tab
Computerworld mener: Mellemledere lever livet farligt: Topledelsen får konstant ideer med skiftende hold i virkeligheden, og moden går mod flade agile organisationer. Men mellemlederen er en overset hverdagens helt med et kæmpe ansvar. Her er min hyldest til den ofte latterliggjorte mellemleder.
Job & Karriere
Eva Berneke stopper som topchef i KMD og flytter til Paris: Her er KMD's nye topchef
Efter syv år på posten som topchef for KMD forlader Eva Berneke selskabet. Nu flytter hun med familien til Paris, hvor hun vil fortsætte sit bestyrelsesarbejde. KMD har allerede afløser på plads.
White paper
Sådan sikrer du hovednøglen til jeres data
80% af alle ransomwareangreb skyldes misbrug af privilegerede brugeradgange. Ved at begrænse og overvåge adfærden på de privilegerede konti samt kontrollere mængden af tildelte rettigheder kan du mindske skaden ved hackerangreb mod din virksomhed og i visse tilfælde helt blokere dem. Internt kan du bruge kontrollen med brugeradgange til at dokumentere, hvem der bevæger sig i hvilke systemer, og hvad der foregår derinde. Privilegeret brugerstyring har de seneste to år stået øverst på Gartners Top10-liste over it-sikkerhedsprojekter, der bør få højeste prioritet. Alligevel er teknologien kun så småt ved at finde fodfæste i Danmark. Det kan viden om åbenlyse gevinster, relativ kort implementeringstid og yderst rimeligt budget være med til at ændre på. I dette whitepaper folder vi temaet privilegeret brugerstyring ud og placerer teknologien i det væld af prioriteringer, som CISO’en hver dag skal foretage.