Efter mange års arbejde med det at få koblet it op på forretningen, løber jeg ind i de samme problemstillinger, når it skal kobles op på forretningen - uanset om der er tale om en offentlig eller privat virksomhed.
Mandatfordelingen mellem forretningen og it er ikke klar.
Skal mandatet til at tolke og definere forretningens strategiske it-projekter ligge i it-afdelingen? Har it-afdelingen de rette kompetencer til at få koblet it op på forretningen?
Har de det nødvendige mandat til at få prioriteret it-projekter og få indkøbt de rette systemer, så forretningens strategier løftes?
Når vi taler om strategier, vil problemstillingen ofte være, at der skal ske en kobling mellem virksomhedens ressourcer (økonomi og medarbejdere), og de omgivelser strategien opererer i.
Koblingen er svær og kompleks at håndtere for de fleste - men der findes metoder, som kan hjælpe med en succesfuld kobling.
Metoder som både omfatter organisatoriske/politiske beslutninger, økonomiske udregninger, tekniske registreringer og juridiske krav. Metoder som på en eller anden måde er knyttet op på målinger og ansvar.
Et eksempel på en organisatorisk metode kan være at se på rollefordelingen mellem it-afdelingen og den øverste ledelse ved implementering af en strategi.
It-afdelingen, strategifunktionen eller hos øverste ledelse?
I mange virksomheder er der ikke en klar rollefordeling, når vi skal koble it op på forretningen. Det resulterer i, at ansvaret for, at it bliver koblet op på forretningen, ofte lægges over på it-afdelingen.
Men er det det rigtige sted?
It-afdelingen har normalt ansvaret for udvikling, implementering og drift af it-systemer, men ofte har de ikke muligheden for at påvirke virksomhedens strategier og beslutninger omkring eks. it-indkøb, da it-afdelingen ofte først bliver inddraget på et sent tidspunkt i beslutningsprocessen, og ofte har it-medarbejdere andre kompetencer, end dem som er nødvendige for at vurdere konsekvenserne af en strategisk beslutning.
Det må alt andet lige være afgørende for virksomhederne at få implementeret deres strategier, og til det vil it-systemerne ofte være det redskab, som skal hjælpe dem. Derfor er det væsentligt, at det er forretningen, som er de udfarende, når et budgetårs it-projekter klarlægges og defineres.
Det bør være en fra forretningen, som har "blikket" for de it-mæssige projekter, som er indeholdt i forretningens overordnede strategier/mål, som bør være den primære person, hvis arbejdet med at koble it op på forretningen skal lykkes.
Derfor er det vigtige overvejelser
Fra strategi til produktion
Der er rigtig mange penge at hente for en virksomhed, hvis den øverste ledelse eksempelvis kan få tænkt en intern kontrakt ind over årets it-leverancer.
En intern kontrakt som udarbejdes af forretningens folk i en tæt dialog med it-ledelsen.
Den største succes med at få integreret it med forretningen sker netop, når forretningens mål/KPIér udmøntes i de it-projekter, som skal understøtte forretningsstrategierne det indeværende år.
I større virksomheder er der ofte oprettet en form for strategiafdeling, ledelsessekretariat - Her kan det give god mening at arbejde med det at koble it op på forretningen.
Til det arbejde kan der anvendes forskellige strategiske værktøjsmodeller, værdikædeanalyser osv.
Hvorfor er det vigtigt?
Når koblingen med it og forretningen sker, så bliver store dele af forretningens strategier konkretiseret og handlingsorienteret, hvilket betyder, at medarbejderne kan se meningen og sammenhængen til deres arbejdsopgaver.
Forretningens resultater bliver målbare, hvilket er en stor gevinst for virksomheden.
Kommunikationen - En intern kontrakt
En fælles intern aftale kan skabe retningslinjer for et samarbejde mellem forretningen og it-afdelingen. En sådan aftale (commitment) kan, foruden en specificering af de forretningsmæssige behov, indeholde en oversigt over de it-projekter, som dækker hvert forretningsområde.
En form for produktionsplan, hvor it-projekterne estimeres og årets ressourceplanlægning indarbejdes.
It-afdelingen vil da i højere grad have større mulighed for at planlægge ressourcer, økonomi og tidsforbrug sammen med de øvrige it-opgaver, når de får overleveret en plan for det kommende års projekter.
Katja Charlotte Overvad er IT Forretningspartner/Business partner i Coop IT.
Computerworlds klummer er alene udtryk for skribentens egne holdninger.
