Artikel top billede

Sådan benchmarker du it-outsourcing og får mest ud af din investering

Hvordan udnytter man det konkurrenceprægede marked for it-outsourcing? Det spørgsmål giver benchmarking fornyet relevans. Såvel tjenesteleverandører som kunder undersøger i dag nye måder at forbedre benchmarking-processen, så den er til alles fordel.

Benchmarking er et vigtigt værktøj til at sikre konkurrencedygtige priser under hele forløbet af en aftale om it-outsourcing.

Selvom det stadig er standard at inkludere klausuler om benchmarking i outsourcing-kontrakter, så er det de seneste år færre kunder, der har benyttet sig af deres ret til at sammenligne deres tjenesteleverandørs priser med markedsgennemsnittet.

"Det er delvis på grund af recessionen. Der blev skåret i budgetterne til konsulenter, da virksomhederne blev presset på pengepungen, så generelt skete der meget lidt inden for benchmarking og relaterede tjenester," forklarer Howard Davies, der er administrerende direktør for outsourcing-konsulentfirmaet Alsbridge.

"It-cheferne forsøgte at gøre tingene selv og forhandle kontrakter uden støtte fra eksterne data."

Udover at der ikke var råd, klagede it-cheferne over, at benchmarking-øvelserne tog for lang tid, og ikke var længere var lige så relevante.

"Modeller, hvor man benytter sig af flere forskellige leverandører, er blevet mere udbredte, mens kontraktperioderne er blevet kortere, så det giver mindre og mindre mening at foretage en dyr benchmarking af én ud af mange kontrakter, der alligevel snart udløber," forklarer Davies.

Benchmarking skabte desuden ofte strid mellem kunde og leverandør, fordi parterne blev uenige om dataene eller analyserne.

"Til en benchmarking blev der som regel brugt data om en håndfuld organisationer af sammenlignelig størrelse og fra samme branche til at skabe en referenceramme. Som tiden gik, blev det dog sværere og sværere at finde nok aktuelle og relevante data," fortæller Davies.

"Og hvis dataene var tvivlsomme fra starten, strandede hele øvelsen ofte i stridigheder."

I dag er outsourcing-kunderne ivrige efter at udnytte et konkurrencepræget marked, og er derfor ved at vende tilbage til benchmarking - men ikke den dyre, langtrukne øvelse, som vi har været vant til.

Både kunderne og leverandørerne er i gang med at udforske adskillige nye måder at foretage benchmarking, så processen og resultatet er til begge parters fordel.

Øget automatisering

Hverken kunder eller leverandører har råd til en proces, der varer flere måneder.

Især ikke når kontrakterne bliver af kortere og kortere varighed. Her kan automatisering hjælpe.

"Det giver simpelthen ikke mening at foretage en lang og dyr benchmarking i dagens marked," understreger Davies.

"Tidligere tog alene dataindsamlingen flere uger, hvor både rådgiveren og klienten møjsommeligt udfyldte regneark. Nu gøres meget af det arbejde af automatiserede værktøjer."

Nedsat frekvens

Da kontrakterne var længere, blev klausulerne om benchmarking skrevet for at tillade kunderne at benchmarke regelmæssigt - ofte årligt.

"Når kontrakterne er nede på tre eller fem år, er det ikke ualmindeligt, at kunden kun har mulighed for at benchmarke en enkelt gang i løbet af den første periode, og så periodisk derefter afhængigt af fornyelsesperiodens længde," forklarer Matt Karlyn, der er partner i advokatfirmaet Cooley.

"Så det er en central forandring."

Skarpere fokus

Et mere snævert omfang af hvad, der skal benchmarkes, vil naturligvis gøre processen kortere, kræve færre ressourcer og koste mindre end en benchmarking, der dækker samtlige tjenester i kontrakten.

Kunderne bør sikre sig, at klausulen giver dem kontrol over, nøjagtigt hvad der skal benchmarkes, lyder rådet fra Davies.

Karlyn er enig i, at fokus afgørende, men advarer:

"Omfanget skal heller ikke være så snævert, at det bliver umuligt at finde andre aftaler, man kan måle sig op mod."

Større gennemsigtighed

Glem alt om, at det for få år siden var tilstrækkeligt med et lille sæt sammenlignelige virksomheder for at foretage en benchmarking.

"I stedet for sammenligningsmodellerne er man begyndt at bruge markedsdata på tværs af brancher, hvilket giver et bedre sammenligningsgrundlag og, hvis dataene er fra en kilde der er tillid til, en større accept af resultaterne," forklarer Davies.

"Denne større gennemsigtighed betyder, at klient og leverandør fra starten af processen er enige om, at tallene er valide." På den måde er der en større sandsynlighed for, at benchmarkingøvelsen ender med problemløsning i stedet for sure miner.

Et bredere formål

Før i tiden medførte benchmarkingøvelserne ofte automatisk krav til leverandørerne om prisnedslag.

"I dag bruges benchmarking til at evaluere en bred vifte af alternative scenarier, heriblandt påvirkningen af disruptive teknologier," påpeger Davies.

En benchmarking, der afdækker relativt høje storage-omkostninger, vil måske få parterne til at undersøge, om der i dette tilfælde er fordele ved at skifte til cloud-baseret storage.

"Når analysernes formål ikke længere er defineret på forhånd, ender det i mindre grad med, at tjenesteleverandøren bliver ramt på indtjeningen, og i stedet at der opdages nye potentielle indtægtskilder," lyder det fra Davies.

"For eksempel kan en benchmarking afsløre en mulighed for at skabe væsentlige besparelser ved hjælp af automatisering," fremhæver han. "Klienten nyder godt af lavere priser, mens automatiseringen forbedrer leverandørens margin. Så forhandlingen efter en benchmarking er i stigende grad en potentiel win-win-situation."

Oversat af Thomas Bøndergaard




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Højer og Lauritzen ApS
Distributør af pc- og printertilbehør.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Cloud giver dig fleksibilitet, skalerbarhed og agilitet – men hvordan håndterer man sikkerheden?

Cloudsikkerhed handler om effektiv orkestrering og automatisering for at muliggøre hurtig detektion af og reaktion på hændelser. Det handler om at eliminere kompleksitet, sikre smidighed og sikre fleksibilitet. På dette seminar bliver du klogere på hvordan du planlægger, designer, implementerer og kører dit cybersikkerhedsprogram effektivt.

23. juni 2021 | Læs mere


Effektiv drift og support af applikationer i Dynamics 365 FO

Med Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (FO) er forretningssystemet flyttet i skyen. Dermed er det slut med store opgraderingsprojekter, og virksomheder og organisationer skal i stedet være klar til løbende opdateringer, som sendes ud flere gange om året. Det kræver et særligt fokus på effektiv drift af applikationerne, hvis stabiliteten i applikationerne skal opretholdes og konkurrenceevnen bevares. I dette webinar bliver du inspireret til, hvordan du får mest muligt ud af din investering i Microsoft Dynamics 365 FO med en driftsaftale, så platformen udvikler sig sammen med din forretning.

24. juni 2021 | Læs mere


The intelligent business: From neat idea to reality

The choice to become a more intelligent business and optimize workflows is not always straightforward, but it requires that you take a step back and see the possibilities in other ways. Come inside when we try to focus on the intelligent business. Hear how SAP S / 4HANA makes processes intelligent and transforms traditional workflows.

01. juli 2021 | Læs mere






Computerworld
Efter Windows 11-lækket: Her er de nye elementer - og lanceringsdatoen
Podcast: Hvad kan Windows 11 tilbyde? Hvad kræver det af dit hardware? Hvornår kommer det? Og hvorfor har NNIT indsat Pär Fors som ny topchef? Ham har vi mødt på hans kontor i Søborg. Få svarene i denne episode af Computerworlds nyhedspodcast.
CIO
Der findes ikke noget vigtigere for din virksomhedskultur end psychological safety
Klumme: Forskningen er entydig: Vidensarbejde er mere effektiv, når du tør stille spørgsmål, rejse kritik og indrømme fejl helt uden frygt for at blive straffet eller gjort til grin. Hvis du ikke har fokus på denne del af din virksomhedskultur, så lever din virksomhed og dine medarbejdere ikke op til deres fulde potentiale.
White paper
Whitepaper: Sådan kobler du kunstig intelligens på forskningen
Målrettet anvendelse af AI og High Performance Computing skyder genvej til indsigt i store mængder rå data og – i sidste ende – gennembrud i forskning og udviklingsarbejde.