Artikel top billede

(Foto: Dan Jensen)

Sådan benchmarker du it-outsourcing og får mest ud af din investering

Hvordan udnytter man det konkurrenceprægede marked for it-outsourcing? Det spørgsmål giver benchmarking fornyet relevans. Såvel tjenesteleverandører som kunder undersøger i dag nye måder at forbedre benchmarking-processen, så den er til alles fordel.

Benchmarking er et vigtigt værktøj til at sikre konkurrencedygtige priser under hele forløbet af en aftale om it-outsourcing.

Selvom det stadig er standard at inkludere klausuler om benchmarking i outsourcing-kontrakter, så er det de seneste år færre kunder, der har benyttet sig af deres ret til at sammenligne deres tjenesteleverandørs priser med markedsgennemsnittet.

"Det er delvis på grund af recessionen. Der blev skåret i budgetterne til konsulenter, da virksomhederne blev presset på pengepungen, så generelt skete der meget lidt inden for benchmarking og relaterede tjenester," forklarer Howard Davies, der er administrerende direktør for outsourcing-konsulentfirmaet Alsbridge.

"It-cheferne forsøgte at gøre tingene selv og forhandle kontrakter uden støtte fra eksterne data."

Udover at der ikke var råd, klagede it-cheferne over, at benchmarking-øvelserne tog for lang tid, og ikke var længere var lige så relevante.

"Modeller, hvor man benytter sig af flere forskellige leverandører, er blevet mere udbredte, mens kontraktperioderne er blevet kortere, så det giver mindre og mindre mening at foretage en dyr benchmarking af én ud af mange kontrakter, der alligevel snart udløber," forklarer Davies.

Benchmarking skabte desuden ofte strid mellem kunde og leverandør, fordi parterne blev uenige om dataene eller analyserne.

"Til en benchmarking blev der som regel brugt data om en håndfuld organisationer af sammenlignelig størrelse og fra samme branche til at skabe en referenceramme. Som tiden gik, blev det dog sværere og sværere at finde nok aktuelle og relevante data," fortæller Davies.

"Og hvis dataene var tvivlsomme fra starten, strandede hele øvelsen ofte i stridigheder."

I dag er outsourcing-kunderne ivrige efter at udnytte et konkurrencepræget marked, og er derfor ved at vende tilbage til benchmarking - men ikke den dyre, langtrukne øvelse, som vi har været vant til.

Både kunderne og leverandørerne er i gang med at udforske adskillige nye måder at foretage benchmarking, så processen og resultatet er til begge parters fordel.

Øget automatisering

Hverken kunder eller leverandører har råd til en proces, der varer flere måneder.

Især ikke når kontrakterne bliver af kortere og kortere varighed. Her kan automatisering hjælpe.

"Det giver simpelthen ikke mening at foretage en lang og dyr benchmarking i dagens marked," understreger Davies.

"Tidligere tog alene dataindsamlingen flere uger, hvor både rådgiveren og klienten møjsommeligt udfyldte regneark. Nu gøres meget af det arbejde af automatiserede værktøjer."

Nedsat frekvens

Da kontrakterne var længere, blev klausulerne om benchmarking skrevet for at tillade kunderne at benchmarke regelmæssigt - ofte årligt.

"Når kontrakterne er nede på tre eller fem år, er det ikke ualmindeligt, at kunden kun har mulighed for at benchmarke en enkelt gang i løbet af den første periode, og så periodisk derefter afhængigt af fornyelsesperiodens længde," forklarer Matt Karlyn, der er partner i advokatfirmaet Cooley.

"Så det er en central forandring."

Skarpere fokus

Et mere snævert omfang af hvad, der skal benchmarkes, vil naturligvis gøre processen kortere, kræve færre ressourcer og koste mindre end en benchmarking, der dækker samtlige tjenester i kontrakten.

Kunderne bør sikre sig, at klausulen giver dem kontrol over, nøjagtigt hvad der skal benchmarkes, lyder rådet fra Davies.

Karlyn er enig i, at fokus afgørende, men advarer:

"Omfanget skal heller ikke være så snævert, at det bliver umuligt at finde andre aftaler, man kan måle sig op mod."

Større gennemsigtighed

Glem alt om, at det for få år siden var tilstrækkeligt med et lille sæt sammenlignelige virksomheder for at foretage en benchmarking.

"I stedet for sammenligningsmodellerne er man begyndt at bruge markedsdata på tværs af brancher, hvilket giver et bedre sammenligningsgrundlag og, hvis dataene er fra en kilde der er tillid til, en større accept af resultaterne," forklarer Davies.

"Denne større gennemsigtighed betyder, at klient og leverandør fra starten af processen er enige om, at tallene er valide." På den måde er der en større sandsynlighed for, at benchmarkingøvelsen ender med problemløsning i stedet for sure miner.

Et bredere formål

Før i tiden medførte benchmarkingøvelserne ofte automatisk krav til leverandørerne om prisnedslag.

"I dag bruges benchmarking til at evaluere en bred vifte af alternative scenarier, heriblandt påvirkningen af disruptive teknologier," påpeger Davies.

En benchmarking, der afdækker relativt høje storage-omkostninger, vil måske få parterne til at undersøge, om der i dette tilfælde er fordele ved at skifte til cloud-baseret storage.

"Når analysernes formål ikke længere er defineret på forhånd, ender det i mindre grad med, at tjenesteleverandøren bliver ramt på indtjeningen, og i stedet at der opdages nye potentielle indtægtskilder," lyder det fra Davies.

"For eksempel kan en benchmarking afsløre en mulighed for at skabe væsentlige besparelser ved hjælp af automatisering," fremhæver han. "Klienten nyder godt af lavere priser, mens automatiseringen forbedrer leverandørens margin. Så forhandlingen efter en benchmarking er i stigende grad en potentiel win-win-situation."

Oversat af Thomas Bøndergaard




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Also A/S
Salg af serviceydelser inden for logistik, finansiering, fragt og levering, helhedsløsninger, digitale tjenester og individuelle it-løsninger.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Skab en bedre bundlinje ved at gentænke rammerne i kampen om fremtidens talenter

Mennesker er forskellige og medarbejdere arbejder forskelligt. Nøglen til succes for fremtidens virksomheder er at tage udgangspunkt i de ansattes forskellige og individuelle behov. Kort sagt behandler du dine medarbejdere ens ved at behandle dem forskelligt

07. februar 2023 | Læs mere


Undgå cyberkatastrofen med automatiseret kontrol over sensitive data

Når cyberkriminelle gennemtrænger din sikkerhedsinfrastruktur, bruger de i snit 48 dage til at danne sig et overblik over sensitive data, før de lukker dine systemer og data ned med ransomware. På dette seminar får du derfor et solidt grundlag for at sikre dig overblik over sensitive, virksomhedskritiske informationer. Derudover vil du få et praktisk indblik i, hvordan du beskytter dine informationer, så du er er mindre sårbar når cyberkriminelle trænger ind på dit netværk, samt et overblik over typiske angrebsformer og viden om, hvordan et ransomwareangreb foregår i praksis.

07. februar 2023 | Læs mere


Status og erfaringer fra fem år med GDPR

Vi samler nogle af Danmarks fremmeste GDPR-eksperter trådene efter knapt fem år. Dette giver dig et solidt overblik over de hidtidige erfaringer og sikker viden at basere din indsats på, når du skal planlægge og tilpasse din organisations indsats for at sikre compliance med det omfattende regelkompleks.

07. februar 2023 | Læs mere