Fire enkle trin til digitalisering og automatisering af dokumenter og arbejdsgange

Klumme: Det er ikke rasende kompliceret at komme i gang med ECM - Enterprise Content Management. Her er fire enkle trin.

Jeg har i de seneste 10 år holdt mange indlæg på konferencer og seminarer om Enterprise Content Management (ECM), digitalisering og relaterede emner. Senest var på Computerworlds ECM-seminar i Ballerup i november 2015.

Efter seminaret og den afsluttende paneldebat slog det mig, at spørgsmålene stort set er de samme som for 10 år siden: Hovedsageligt "hvordan kommer vi i gang med ECM"?

Min egen tilgang til ECM er nem at huske:

D - Digitaliser
I - Integrer
W - Workflows (skab dem)
A - Automatiser

Det er selvfølgelig en forudsætning, at I har en ECM-løsning, der understøtter opskriften. Hvis den ikke gør det, så find en anden i en fart.

Oversat til almindeligt dansk lyder opskriften som følgende:

Begynd med at digitalisere
Digitaliser og gem først de dokumenter og det content, der indgår i det arbejde, du udfører i en given arbejdsgang.

Der er ikke nogen, der siger, at du selv skal digitalisere.

Se for eksempel, om det kunne være muligt at få dokumenter i digital form fra begyndelsen.

Content er i denne forbindelse digitale dokumenter med relevans og betydning for virksomheden, typisk scannede dokumenter, Word-filer, regneark, PDF-dokumenter, præsentationer og e-mail.

Det kan også være CAD-tegninger, lydfiler, videoklip, grafik og så videre. Er det digitalt, og er det vigtigt for firmaet at have styr på det, er det med stor sandsynlighed "content".

Det gælder om, at det bliver hurtigere at genfinde de digitale "ting", at flere kan tilgå indholdet samtidig, at ting bliver ikke væk, og at virksomhedens "samlede digitale hukommelse" vokser.

Næste skridt er at integrere
Integrer herefter ECM-løsningen med andre systemer, der benyttes til samme arbejdsopgave.

På den måde vil du hurtigere kunne finde dokumenter og informationer på det rette tidspunkt, der vil ske færre fejl, og data kan i begge systemer gøres bedre og mere præcise.

Dernæst skal du skabe workflows
Skab Workflows. Altså den eller de digitale arbejdsgange, der hører til denne opgave.

Benyt den kærkomne lejlighed til at blive klog på alle trin i opgaven. Hvorfor gør I, som I gør?

Er der noget, der kunne fjernes eller forenkles?

Tænk digitalt, analyser mulighederne i din ECM-løsning for at gøre tingene lettere. Nu bliver arbejdsgangen mere enkel og hurtigere at komme igennem.

Til slut skal arbejdsgange automatiseres
Automatiser nu de arbejdsgange, du har gjort digitale. Få så store af dele af workflowet som muligt til at køre af sig selv.

Find ud af, hvilke informationer der skal være til stede, for at workflowet kan køre af sig selv, og find ud af, hvordan du får fat i dem i gennem workflowet.

Nogle gange kan de hentes fra et andet system, andre gange kan de findes i ECM-løsningen.

Dog sker det også, at informationen skal komme fra en anden person. Overvej her at bruge "DIWA" på den information eller dokument også.

Her er et eksempel
Lad os sige, at I er ved at digitalisere arbejdsgangen for godkendelse af indkomne fakturaer, og at I er i fuld sving med at følge DIWA for fakturaer, der lander i virksomheden med almindelig post.

Nu er I nået til A'et, og for at workflowet automatisk kan beslutte, om en faktura bare skal godkendes eller sendes til manuel behandling, mangler der nogle informationer.

Lyder fakturaen på det, vi har bestilt? Har vi fået leveret det bestilte?

Bestilt og leveret står med kursiv for at indikere, at her er noget at gå efter.

Har vi vores indkøbsordrer i ECM-løsningen? Har vi dokumentation for modtagelse af varer i ECM-løsningen?

Hvis ja, kan du skynde dig videre med automatiseringen. Hvis nej, skal du overveje, om det ville give virksomheden noget også at have styr på disse dokumenter og dokumentation - Følg DIWA.

Husk: Man kan lave selvkørende biler - så man kan også lave selvkørende arbejdsgange - hvis man vil.

Nu bør din proces køre så meget af sig selv, at den kun forstyrrer dig og dine kollegaer, når der er en undtagelse, den ikke selv kan håndtere, eller når der er behov for et rigtigt levende menneskes intuition, beslutningsevne og kvalifikationer.

Det kan godt betale sig at være en DIWA.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling. 

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt? 

Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.


Premium
Anne Marie Engtoft Larsen gør klar til at rejse til USA som Danmarks nye tech-ambassadør: "Jeg har glædet mig helt vildt"
Interview: Om få dage drager Anne Marie Engtoft Larsen til Silicon Valley, hvor hun indtager embedet som Danmarks nye tech-ambassadør. "Mit mandat bliver at at fokusere på, hvordan vi skaber handling," siger hun i sit første interview som Danmarks tech-ambassadør.
Computerworld
Ups!: Gammelt fjernsyn lagde internetforbindelsen ned i hel landsby i halvandet år
I halvandet år var en hel landsby i Wales plaget af elendig bredbåndsforbindelse, som begyndte hver dag klokken syv om morgenen. Teknikere kæmpede med at løse mysteriet, men lige meget hjalp det. Årsagen viste sig at være et brugt tv, som en af byens familier havde taget i brug.
CIO
Torben Fabrin og Arla måtte på få dage omstille hele deres produktion da coronaen ramte
Da coronaen ramte verden måtte mejerigiganten Arla på få dage omstille sin produktion. Samtidig voksede salget massivt til supermarkeder mens institutioner og restauranter gik næsten i stå. Hør hvordan Arla kom gennem krisen ved blandt andet være klar med realtime analytics.
Job & Karriere
På jagt efter et it-job i Jylland? Her er 10 stillinger fra Aabenraa til Aalborg, der ledige netop nu
Vi har fundet en række spændende stillinger til dig, der jagter et it-job. Her kan du vælge og vrage mellem ledige stillinger lige fra Aabenraa til Aalborg.
White paper
Overhold GDPR med Vulnerability Management
Efter afsløringen af Spectre og Meltdown i januar 2018 advarede ICO’s Head of Technology Policy om, at virksomheder kunne blive straffet for eksisterende sårbarheder i deres databeskyttelsesprotokoller i henhold til EU’s generelle forordning om databeskyttelse (GDPR). En Vulnerability Management-løsning er den mest effektive måde at sikre, at virksomheden opfylder det krævede databeskyttelsesniveau. Den kan hjælpe dig med at identificere, evaluere, prioritere, rapportere, patche og afhjælpe sikkerhedssårbarheder og fejlkonfigurationer i dine digitale aktiver. Disse aktiver kan f.eks. være forretningsprocesser, webapps, datanetværkssystemer og eventuel tilhørende software. Vi dykker ned i ovenstående, og lidt til i dette whitepaper.