Københavns Kommune har store problemer med sit nye lønsystem, som netop er blevet sat i drift og som har givet de forskellige forvaltningers lønkontorer sved på panden.
På grund af problemer med det nye system har flere tusinde af kommunens medarbejdere stået til at få udbetalt enten for lidt eller for meget i løn.
Fejlene har svinget fra under hundrede kroner til mange tusinde kroner for meget. Og ikke altid har det udbetalte beløb stemt med det beløb, som har stået på lønsedlerne.
Vedrører 2.000 medarbejdere
- Problemerne har vedrørt omkring 2.000 medarbejdere, og vi arbejder på at løse dem sammen med leverandøren (Accenture, red.). Det er jo et meget stort system, og vi har godt været klar over, at der ville være fejl, selv om vi har gjort, hvad vi kunne for at rense ud i fejlene og teste på kryds og tværs i testperioden, siger Jimmy Kevin Pedersen, vicedirektør i økonomiforvaltningen i Københavns Kommune.
Han understreger, at implementeringen derfor har kørt som forventet.
- Det har været forventeligt. Vi udsender mere end 600.000 lønsedler om året, og derfor synes jeg ikke, at antallet er ret højt. Men der skal naturligvis være endnu færre fejl, siger han.
Kommunens lønsystem bliver leveret af Accenture, som for omkring et år siden vandt den femårige kontrakt på omkring 50 millioner kroner om året foran norske Ergobluegarden og kommunens hidtidige leverandør, KMD.
Siden dengang har Accenture og kommunens medarbejdere arbejdet med at implementere og teste Accenture-lønsystemet, som er et web-baseret system, der bygger på Oracles E-business Suite.
I Accenture beklager administrerende direktør Jakob H. Kraglund, at indkørings-problemerne med systemet har været til gene for de berørte medarbejdere.
- Det er altid beklageligt, når folk får forkert løn, men heldigvis drejer det sig kun om meget få. Vi skal naturligvis have rettet de sidste ting, og vi har en god proces, som fungerer godt, og vi har stor fokus på at adressere de problemer, der er, siger han.
Styr på problemerne
I Københavns Kommune mener man at have styr på problemerne, som ifølge kommunen bliver elimineret i samme takt, som de opdages.
Kommunen har etableret forskellige procedurer for at lokalisere de forskellige systemfejl.
Indtil videre er der blevet registreret 18 typer fejl, som har berørt de 2.000 medarbejdere. De inkluderer også de mindre fejl, som for eksempel for lille indbetalt ATP-beløb og en manglende 10'er i pensionsindbetaling, fortæller Jimmy Kevin Pedersen.
- De berørte forvaltninger tjekker nu manuelt lønsedlerne for de pågældende fejl ud fra de fejllister, som systemet sender ud. På den måde kan vi se, om vi skal opkræve penge, som er blevet udbetalt for meget eller udbetale manglende beløb a conto. Meddeler en medarbejder, at der er blevet udbetalt for lidt, ser vi på, hvor meget han plejer at få, så vi kan få rettet fejlen, siger han.
Ifølge Accentures Jakob H. Kraglund har netop den manuelle gennemgang af de 2.000 medarbejderes lønsager nedbragt antallet af fejl i selve udbetalingerne til et antal, der er "væsentligt mindre", og der er i sidste ende blevet rettet op på eventuelle fejl med á conto betalinger til medarbejderne, siger han.
- Ingen lønsystemer er helt fejlfri, og vi arbejder løbende på at adressere de fejl, som uundgåeligt opstå, siger Jakob H. Kraglund.
Hverken Københavns Kommune eller Accenture ønsker at komme med et bud på, hvornår lønudbetalingerne fra Københavns Kommune kommer til at køre, som de skal.
- Der vil altid være lidt problemer med et lønsystem, men jeg kan sige, at der bliver dag for dag taget hånd om de fejl, som vi finder, og der bliver færre og færre fejl for hver måned, der går, siger Jimmy Kevin Pedersen.
Første kommunale aftale
Aftalen med Københavns Kommune var Accentures første på kommunalområdet, som selskabet bevidst har satset på at komme ind på. Med aftalen overtog selskabets omkring 100 medarbejdere fra kommunens lønafdeling.
Til gengæld røg KMD ud, ligesom Københavns Kommune valgte Fujitsu Siemens fremfor KMD som leverandør af elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering.
DMdata drifter det nye system, som Københavns Kommune regner med kan udløse en besparelse på 43 millioner kroner over seks år.
