Artikel top billede

Få det bedste ud af dine video-calls: Fire gode råd til ikke at kede dine modtagere ihjel

Klumme: Mange medarbejdere klarer nu alt arbejdet fra hjemmekontoret, og her er video-calls et vigtigt redskab. Men overvej meget, hvordan du bruger konference-calls og video-tjenester – for det kan hurtigt blive en hæmsko fremfor et værktøj.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.

Corona-virussen har ramt hele verden og ført til, at virksomheder sender ansatte hjem.

Nogle må indfinde sig med at skulle holde tvungen fri, imens andre kan udføre deres arbejde fra hjemmet iført pyjamas og børnene rendende rundt omkring sig.

Her er video-kaldet blevet et vigtigt redskab for at fastholde holdånden, samarbejdet og kontrollen over det daglige arbejde.

Og det gribes meget forskelligt an af virksomhederne: Nogle er vant til videokald og fortsætter ufortrødent dagligdagen med daglige eller ugentlige teamcalls, imens andre ”rookies” eksperimenterer med videokonferencer for at finde netop den metode, som fungerer bedst for dem, ligesom vi ser fredagsbarer og andre sociale, men digitale sammenkomster afholdt via platforme som Teams eller Slack.

For netop samarbejdsplatformene ser en drastisk stigning i popularitet.

Samarbejdsplatforme som Teams og Slack oplever rekordhøj tilslutning, ligesom de mere dedikerede videoplatforme også oplever markante stigninger i både forbrug og nye brugere.

Men video-calls skal bruges rigtigt for ikke bare blive en tidsrøver, hvor et team falder i søvn, når kollegaen præsenterer endnu et excel-ark via en dårlig forbindelse og med en ringe mikrofon.

Derfor skal du have styr på, hvordan du bedst sikrer de bedste rammer for et godt videomøde.

Herunder finder du fem gode råd til, hvordan videomøder ikke bare bliver spild af tid – og de er stadig relevante, efter at vi alle er kommet tilbage på kontoret igen.

Kend softwaren

Lige så irriterende det er at starte et almindeligt møde med at have problemer med at tilslutte en projektor, lige så vigtigt er det, at du har styr på, hvordan netop den videokaldsplatform, som din virksomhed benytter, fungerer.

Uanset platform, så brug 5-10 minutter på at sætte dig ind i, hvordan tjenesten fungerer og finde ud af, hvordan du kan optimere brugen. For eksempel finder du i Zoom en skjult evne til at lave en virtuel baggrund, så du kan skjule eventuel rod i hjemmet.

Tag et par minutter til at forberede dig

Når vi nu snakker om rod, så gør dig klar til et kald: Ryd op omkring dig, hav en kop kaffe klar og sæt dig væk fra familien hvis muligt. Jo færre distraktioner, jo lettere bliver det at fastholde koncentrationen.

God teknologi er afgørende

Mange møder er unødvendigt tidskrævende på grund af lav internetforbindelse, dårlig mikrofonkvalitet eller dårlig præsentation af præsentationen.

Bruger du din almindelige bærbare computer fra hjemmekontoret, er chancen stor for, at både webcam og mikrofon ikke er af den højeste kvalitet.

At webkameraet er en smule mudret, går nok, men dårlig lydkvalitet, hvor modtagerne kan have svært ved at forstå dig, kan skabe både forsinkelser og misforståelser.

Det er derfor en god ide at investere i teknologi, der eliminerer disse problemer, såsom en god skærm, mikrofon eller præsentationsværktøj, som begge gør det let at komme i gang og sikrer, at mødet finder sted glat.

En god skærm eller headset koster ikke verden og er en god investering for alle parter.

Engager din lytter

Kan du huske den excel-præsentation, som din kollega præsenterede i denne uge? Sandsynligvis ikke. Den vigtigste ting i en præsentation er, at du stimulerer dit publikum, så de er nysgerrige på, hvad du fortæller og dermed husker det.

Et problem med at afholde møder eksternt er, at du ikke kan visualisere dine ideer på samme måde, som du ville gøre i et mødelokale.
Normalt kan du benytte interaktive skærm, hvor du kan tegne eller lave noter direkte på præsentationen, og det bliver langt sværere hjemmefra.

Derfor skal du bruge tid på din præsentation og hav styr på, hvilke dokumenter, som skal fremvises. Brug tid på din præsentation til at indsætte billeder, videoer eller animationer i stedet for at samle point og tal: Show it, dont tell it.

Overvej en ordstyrer

Når videocalls og videokonferencer afholdes, er det en god ide altid at have en fyldestgørende agenda klar.

Har I ansatte på kontoret, som folk på hjemmekontorene stiller ind til, er der mulighed for i højere grad at udnytte digitale redskaber til at optimere kaldene.

Med eksempelvist et Google Jamboard eller IFP-monitors kan mødet dirigeres via det digitale whiteboard, hvor alle deltagere i kaldene kan byde ind med materiale, fotos, tekst og dokumenter – alt imens alle både kan se whiteboardet og alle deltagerne.

De digitale whiteboards giver en vigtig analog følelse i en verden, hvor alle nu er blevet tvangsdigitaliserede.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.