(Foto: Dan Jensen)

Glem alt om virtuelt samarbejde, fremtiden er hybrid: Sådan optimerer du møder hjemmefra

Klumme: Der er store potentialer i at tillade en øget grad af fleksibilitet, også i forhold til geografisk lokation. Vi skal ikke tilbage til tiden før corona, vi skal fremad mod en ny arbejdsplads, der favner det hybride samarbejde.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter

En nylig undersøgelse fra DI viser, at danske virksomheder forventer en fordobling af medarbejdere, der arbejder hjemmefra efter corona.

Mange ledere har opdaget fordelene ved forøget fleksibilitet og indset, at hjemmearbejde ikke betyder faldende produktivitet.

Omvendt er der også skyggesider: Det er super svært at være ny medarbejder der onboardes virtuelt, og flere og flere bliver ramt af trivselsrelaterede udfordringer.

Meget tyder på, at rigtigr mange af os vil søge tilbage til arbejdspladsen i mødeformer, hvor vi er tættere på hinanden og den menneskelige interaktion, når nu verden åbner mere op igen.

Jeg er overbevist om, at vi går ind i en virkelighed, der stiller endnu større krav til ledere og medarbejdere, når vi skal kunne interagere i en verden, der er hybrid, hvvor nogle vælger at være hjemmefra, og andre er til stede på arbejdspladsen. Vi skal til at tillære os kompetencer indenfor hybrid samarbejde.

”Vi skal gentænke, hvordan vi tænker møder”
Jeg har prøvet det mange gange. At sidde i et møde som eneste online-deltager, mens resten af teamet sad i et mødelokale i Dublin, London eller Seattle.

Det var ærligt talt meget sjældent en god oplevelse.

Oftest sad mine kolleger i lokaler med en halvsløj mikrofon og et kamera, der ikke gav megen mulighed for at se, hvad der foregik hverken i rummet eller på tavlen.

Og hvis ikke mødelederen havde en klar fokus på inklusion af alle, var det nemt at blive glemt i baggrunden.

Jeg har talt med mange ledere som i corona-tiden har indført regler om, at alle deltager online fra egen computer i sådanne situationer.

Det er i min optik en udmærket løsning nu og her, men næppe den optimale løsning for fremtiden.

Vi skal gentænke, hvordan vi tænker møder, og hvordan vi sikrer optimale betingelser for både online-deltagere og dem, der er fysisk til stede på arbejdspladsen. Vil du skabe gode betingelser for hybrid samarbejde, så begynd med at fokusere på møderne

”Vi skal uddanne vores ledere i hybride samarbejdsformer”
Det er sværere at opbygge relationer, når du ikke interagerer ansigt til ansigt.

Og som mennesker vil vi oftest have en tendens til at dele hurtigere med dem vi ses med fysisk, end dem vi samarbejder med på distancen.

Men hvis man som arbejdsplads ønsker inklusion og diversitet, og samtidig vil høste potentialet ved fleksible samarbejdsformer, ja så er man i min optik nødt til at sikre kompetenceopbygning.

Vi skal uddanne vores ledere i hybrid ledelse. Den hybride leder har forståelse for, hvordan man skal ledes på distancen og lytter ekstra efter de signaler, der er skjult, når man ikke ser hinanden fysisk.

Og den hybride leder har evnen til at skabe stærkt teamsamarbejde på tværs af geografiske skel.

Organisationer, der vil fremme hybride samarbejdsformer, bør investere i mennesker, processer og teknologi, der fremmer betingelserne for godt samarbejde.

Jeg er overbevist om, at det er nu, vi skal handle, hvis vi gerne vil fordre nye samarbejdsformer.

Derfor anbefaler jeg virksomheder at lægge ud med at definere klare politikker for hybride møder og investere i nødvendig teknologi, der kan bygge bro mellem online og fysiske mødelokaler.

Jeg har samlet nogle af mine erfaringer i nedenstående liste. Måske den kan tjene til inspiration for dig.

I mødelokalet
• Sørg for, at teknologien er i orden. Især er det vigtigt at lyd er i topkvalitet, og så skal video meget gerne være knivskarp og kunne vise både møderum som helhed og den enkelte taler.

• Hvordan er skærmen placeret i forhold til mødebordet? Føles online deltagere som en naturlig del af mødebordet?

• Er det et større møde, er det absolut nødvendigt at delegere ansvar for teknikken til en anden end taleren. Log gerne på mødet med en separat enhed for at sikre, at lyd og slides kommer ordentlig igennem, og hold hele tiden øje med chatten.

• Ved større events er det også vigtigt at alle spørgsmål fra lokalet gentages af taleren eller at publikum har mulighed for at stille spørgsmål gennem en mikrofon.

• Vær opmærksom på lydbilledet og dit bidrag til det. Mikrofoner filtrerer ikke lyd på samme måde, som dine ører gør, så det er svært forstyrrende, hvis der for eksempel knitres med papir op af konferenceenheden.

• Gennemtænk hvordan I samarbejder før mødet, og hvilken teknologi, der skal bruges. Hvis man ikke har en af de nyere smartscreen-løsninger, bør man holde sig fra at anvende den traditionelle tavle og i stedet projicere et online whiteboard op på projektoren. Alt, der deles og arbejdes på, skal kunne ses af alle.

• Planlæg gerne gruppearbejde på forhånd, og gennemtænk, hvad der er nødvendigt for, at onlinedeltagere kan være fuldt inkluderet.

• Invester i ordentlige headsets og kameraer til alle online-deltagere hjemmefra. Det er godt givet ud og vil helt sikkert tjene sig hjem i forøget møde effektivitet hurtigt.

• Gør plads til, at onlinedeltagerne kan bidrage.

Tip til onlinedeltagere
• Behandl mødet på samme måde, som hvis du var til stede fysisk. Det vil forhåbentlig sige, at du ikke læser mails eller arbejder på andre projekter.

• Hvis du ikke kan være til stede hele tiden, så lad facilitatoren vide det.

• Husk at slå mikrofonen fra, når du ikke taler, og tænde den, før du gør det.

• Deltag! Erkend, at det er sværere end at være i rummet og gør dit til, at dine pointer også kommer igennem.

• Hvis du går glip af noget, skal du bede om, at det gentages.

• Vær opmærksom på, hvad deltagerne på stedet kan høre og se. For ekssempel kan deltagere i mødelokalet høre baggrundsstøj, som du måske ikke hører med et headset på.

Vi er mange, der længes tilbage til arbejdspladsen og fysiske møder. Samtidig har corona-tiden rykket os langt i forhold til at favne hinanden virtuelt, turde tænde video kameraet og indse, at der er nogle opgaver der bare håndteres rigtig godt hjemmefra.

Der er store potentialer i at tillade en øget grad af fleksibilitet, også i forhold til geografisk lokation. Vi skal ikke tilbage til tiden før corona, vi skal fremad mod en ny arbejdsplads, der favner det hybride samarbejde.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.







Premium
Apple stormer frem i dansk imageundersøgelse: Er helt i top på pris, kvalitet og support
It-giganten Apple har det næstbedste image i den danske it-branche og har overhalet Lenovo i Computerworlds Image-undersøgelse. Apples image er blevet styrket markant, når det gælder pris og kvalitet samt kundesupport og social ansvarlighed
Computerworld
Nu er de her: Efter flere års rygter lancerer Apple Airtags
Langt om længe kan du købe Apples Airtags. De kan modstå støv og vand, og samtidig gør de det muligt for millioner af iPhone-brugere at hjælpe dig med at finde dine nøgler.
CIO
Har du rost din mellemleder i dag? Snart er de uddøde - og det er et tab
Computerworld mener: Mellemledere lever livet farligt: Topledelsen får konstant ideer med skiftende hold i virkeligheden, og moden går mod flade agile organisationer. Men mellemlederen er en overset hverdagens helt med et kæmpe ansvar. Her er min hyldest til den ofte latterliggjorte mellemleder.
Job & Karriere
"Vi var nødt til at sige til dem, at I er nødt til at sende ham hjem nu, for han begynder at knække"
"Vi var nødt til at sige til dem, at I er nødt til at sende ham hjem nu, for han begynder at knække"
White paper
Sådan prioriterer IT-sikkerhedschefernes indsatsen i 2021
I denne undersøgelse fra F-Secure giver knap 2.000 ledende personer på tværs af hele Europa deres bud på, hvor de vil prioritere indsatsen i år – og hvad de opfatter som virksomhedernes mest presserende udfordringer på cybersikkerhedsfronten.