Den ene går og venter på en halv million kroner fra sine offentlige kunder, den anden på en kvart million. Den ene handler hovedsageligt med kommuner, den anden med staten.
Begge oplever kraftige overskridelser af betalingsfristerne efter indførelsen af e-faktura.
? Før jeg tog på ferie, havde jeg omtrent en halv million kroner ude at svømme i ikke-betalte regninger. Det er jeg overhovedet ikke vant til, siger Edvard Korsbæk, direktør i virksomheden BB-Soft, der leverer programmer til daginstitutioner og børnehaver i kommunerne.
Ud af balance
Virksomheden Userneeds med fire medarbejdere, der laver brugervenlighedsanalyser for det offentlige, oplever tilsvarende, at regninger der før kunne blive betalt inden fristens udløb, nu syltes på forunderlig vis.
Direktør Henrik Schmidt vurderer umiddelbart, at problemet er størst i statslige direktorater og styrelser, men har også oplevet fodslæbende kommuner.
? Det offentlige er meget, meget længe om at håndtere de digitale fakturaer. Det er et problem for os, eftersom det er let at bringe en lille virksomhed som vores ud af likviditetsbalance. Tidligere havde vi ikke problemer med overholdelse af betalingsfristen. Nu oplever vi, at bogholderiet sidder og fedter med det. Overskredne fakturaer for en kvart million kroner er mange penge for et lille firma. Vi har jo ansatte, der skal have løn.
Henrik Schmidt understreger, at det svage led ikke er projektledernes godkendelse af regningerne, som typisk falder prompte, men tilsyneladende selve betalingsfunktionen i økonomiafdelingerne.
? Når regningen først er her, burde det bare glide, men det gør det ikke.
Ferieramt
Derudover peger Henrik Schmidt på det specielle problem, at charge til at godkende en faktura er låst til den enkelte medarbejder. Så når en medarbejder har adskillige ugers ferie, barsel eller lignende, bliver eventuelle regninger bare ikke betalt så længe.
Hos BB-Soft mener Edvard Korsbæk, at leverandørerne efterhånden har lært at gøre deres del korrekt, altså sende e-fakturaerne korrekt med rette EAN-numre, koder og så videre.
? Men næste problem gælder betalingen fra kommunen. Det går nogenlunde smertefrit, når man blot skal sende regningen til centraladministrationen på rådhuset. Så betaler de kun en 14-dages tid senere, end vi var vant til. Problemet opstår, når vi skal ud til den enkelte institution og have godkendt regningen derude, hvorefter den skal tilbage til rådhuset igen. Det har mange kommuner simpelthen ikke bygget systemer til, vurderer Edvard Korsbæk.
Hos BB-Soft efterstræber man en betalingsfrist på otte dage netto, men mange kræver 30 dage.
? Det får de så, men heller ikke det er de i stand til at leve op til, siger direktøren.
Efterspørger pilotprojekt
Både Edvard Korsbæk og Henrik Schmidt roser grundlæggende e-fakturakonceptet og er glade for læs-ind bureauernes service med en ekspeditionstid på fire-fem dage. De kritiserer imidlertid, at e-faktura er hastet igennem, inden det offentlige var klar til at tackle behandlingen.
? Man skulle have lavet et stort pilotprojekt først, siger Edvard Korsbæk.
Hos KL, som har samarbejdet med kommunerne om at tackle udfordringen med e-faktura, tegnes et andet billede end leverandørernes.
? Langt hovedparten af betalingerne falder til tiden. I det omfang der er problemer, kan de også skyldes forsinkelser hos læs-ind bureaurne eller datakvaliteten fra leverandørerne selv. Med over en million fakturaer om måneden kan man altid finde nogen, der siger, de ikke har fået deres penge til tiden, siger konsulent i KL Jens Meiland.
Sten på vejen
Han erkender dog, at der har været sten på vejen.
? Udfordringen frem til sommerferien har været at få den fællesoffentlige infrastruktur til at fungere. Den fungerede simpelthen ikke fra starten. Vi har haft meget fokus på at få fakturaerne frem til kommunerne og få teknikken til at virke. Hele foråret er gået med sammen med Økonomistyrelsen at løse det, siger han.
- I takt med at de tekniske problemer i den ende af løsningen, hvor fakturaen bliver modtaget og sendt videre via VANS (kommunikationsnetværk til udveksling af data, red.), bliver løst, skal vi selvfølgelig også sørge for, at kommunerne får betalt fakturaerne til tiden, når de er kommet rigtigt igennem systemerne foran, fortsætter han.
Ifølge Jens Meiland er et andet problem for kommunerne, at mange virksomheder simpelthen ikke har sendt deres fakturaer elektronisk fra starten.
Kritisk masse
? Perioden frem til sommerferien er også gået med at få kritisk masse ? altså få virksomhederne til at sende fakturaerne elektronisk. Nu er vi oppe på 7-800.000 om måneden, altså omtrent to tredjedele; fra starten var det under 30 procent, siger han.
KL har i øvrigt udarbejdet anbefalinger til kommunerne om e-faktura, og mange kommuner har vedtaget en administrativ instruks om, hvordan medarbejderne skal forholde sig.
Det har på grund af ferie ikke været muligt at få en kommentar fra Økonomistyrelsen, der koordinerer overgangen til elektronisk fakturering.
Denne artikel stammer fra fredagens trykte udgave af Computerworld
