Det går stærkt, når først rygterne er sat i gang. Derfor må virksomheden have en plan for, hvornår og hvordan de ansatte skal informeres om outsourcingplanerne.
Rygter og usikkerhed kan hurtigt forplante sig i virksomheden, hvis ordet outsourcing bliver nævnt på gangene. Og når planlægningen af en outsourcingproces først er sat i gang – og eksterne rådgivere kommer på gentagne visitter i virksomheden, kan det være svært at holde projektet hemmeligt. Derfor bør man som it-chef sammen med ledelsen lægge en klar plan for den interne kommunikation. Hvem skal vide hvad, hvornår og hvordan?
Det er vigtigt at være afklaret med, at planer om outsourcing skaber følelsesmæssige reaktioner i virksomheder. De vil give noget modstand, og det skal man være klar til at håndtere, lyder vurderingen fra rådgiverne på området. Bliver rygtedannelsen ikke stoppet hurtigst muligt, er der en stor risiko for, at de ansatte ser outsourcing i et negativt lys.
Det er et grimt ord
Lars Rasmussen, partner i konsulentfirmaet A-2, peger på, at der ligger en masse skjulte omkostninger, når driften af it varetages internt. Når en virksomhed outsourcer, kommer omkostningerne frem i lyset – alt fra ting, der bliver konteret på forkerte konti, til medarbejdere, som bruger en masse timer på arbejde, som ingen har styr på.
– Outsoucing kan derfor være et meget grimt ord – set med medarbejdernes øjne, siger Lars Rasmussen.
Ifølge Nicolai Brehm Suhr, chefkonsulent i Rambøll Management, bør virksomheder med outsourcingplaner lægge en plan for kommunikationen for at undgå, at rygter får de ansatte til at søge andre græsgange:
• Lav en kommunikationsplan, som dækker alle, der er involveret i forløbet.
• Kom rygterne i møde med åben og ærlig kommunikation gennem hele processen.
• Sørg for at tage særlig hånd om medarbejderne i overgangsperioden. Fortæl dem om nye karriere- og kompetenceudviklingsmuligheder
• Opret eventuelt en hotline, der tager sig af spørgsmål fra de ansatte.
Ifølge Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse har virksomheden pligt til at informere medarbejderne om en eventuel overdragelse af medarbejdere og arbejdsopgaver til leverandøren, oplyser Ole Horsfeldt, advokat og partner i Bech-Bruun. Pligten til at informere indtræder “i rimelig tid inden overdragelsen”. Det betyder, at informationen skal gives i så god tid, at medarbejderne har reel mulighed for at vurdere konsekvenserne af beslutningen inden den faktiske overtagelsesdag.
