'Din postkasse er fuld. Slet dine gamle mails, tak.'
Forskellige variationer af den sætning kender rigtig mange til. Oftest fører den til frustrationer hos mailboksens ejer, der nu skal til at kigge i bunden af postkassen og beslutte, hvad der kan slettes.
Men det er langt fra altid, at medarbejderen vælger den rigtige beslutning.
Hvad der ligner ubetydelig mail, kan nemlig hurtigt får en betydning, når der eksempelvis skal redegøres for en korrespondance med en kunde.
"I princippet er alle informationer jo virksomhedens ejendom, og i det øjeblik, du påfører den enkelte bruger at gå ud og vurdere, hvilke mail vedkommende skal slette, så ligger du egentlig en vurdering ud til den enkelte bruger om hvilke af virksomhedens informationer brugeren kan tillade sig at slette," siger Per Larsen, der er Principal Systems Engineer hos Symantec i Danmark.
Et udbredt problem
En anden løsning på pladsproblemet kan være, at brugeren gemmer gamle mails som .pst-filer. Brugeren mærker ikke forskellen, men de gamle mails ligger ikke længere på mailsereven.
I de gode tilfælde ligger de istedet på filserveren, så der stadig bliver taget backup, men i de dårlige tilfælde, så bliver de gemt lokalt.
Hvis harddisken på den maskine sætter ud, mister virksomheden data og korrespondancer, der kan vise sig forretningskritiske.
Ifølge Per Larsen er problemet udbredt.
"Man oplever i stort set alle tilfælde, at hvis man indfører en maksimal mailboksstørrelse, så vil brugerne oprette .pst-filer," siger siger han.
Manglende taktik kan blive katastrofal
Derfor er det vigtigt at virksomhederne har en klar plan, for hvordan mail skal håndteres og gemmes.
Og det kan kun gå for langsomt, mener Per Larsen, der kalder følgerne af en manglende taktik for katastrofale.
"Man kan undlade at tage stilling til problemerne, men det er kun at udskyde problematikken. Min påstand er, at langt de fleste virksomheder vil blive tvunget ind i det her, hvad enten de har lyst til det eller ej," siger han.
