Når jeg sidder (tilbagelænet) og forsøger at forstå, hvad pointen egentlig er med farverne, clip- og Word-art’erne, animationerne, lydene og al den overflødige tekst, der strømmer ud fra lyskanonen for at blive præsenteret af en hurtigtalende, usikker og tydeligt nervøs leder (høj som mellem) … tænker jeg på vores strømlinede verdenskendte it-brugervenlighedsekspert Jakob Nielsen.
Hans mantra er simplicitet. Og hvis bare nogle af Nielsens brugervenligheds-principper var blevet overført til PPT-verdenen, så ville de timelange og kedsommelige foredrag blive mere informative og trimmede ind til benet, og dermed mere relevante og interessante.
Skulle Jakob Nielsen så hive fat i cheferne til en komprimeret omgang ’ppt for C-ummies’, ville han sikkert bede dem om at undlade at skabe præsentationerne selv. Det går bare ikke.
Kom med hovedpointerne, men overlad ’teknikken’ og opsætningen til andre. Men cheferne skal vende tilbage, kigge på den færdige præsentation, vurdere den og få andre til at rette den til igen, om nødvendigt.
Virker uvidende
Til gengæld skal han kunne huske den i søvne. En rigtig chef kigger nemlig ud på sine medarbejdere, når han præsenterer og ikke på lærredet. Øjenkontakt! Chefen skal vide, hvad han vil sige og hvad, der står på slidene. Han forekommer hurtigt uvidende, hvis han søger tryghed i det skrevne bag ham.
Nu, da Jakob hellere vil prædike web i USA’s solskinsstat (og hvem ville ikke hellere det?), er der heldigvis dukket et hav af PowerPoint-eksperter op i forskellige udklædninger lige fra psykologer over skolelærere til konsulenter, som alle sammen er klar til at hjælpe cheferne med præsentationsteknik og indhold.
Gå i spænd med modtagerne
Kosslyn – en af de nyeste stjerner på ppt-himlen – har lagt hele sit psykologhjerte ind i udarbejdelsen af otte psykologiske principper og en tilhørende bog. Forholdsvist højtflyvende med tendens til det banale. Men dog alligevel værd at bladre igennem efter tips og tricks for ppt-entusiasterne og andre, der jævnligt præsenterer.
Han fremhæver blandt andet, at man skal gå i spænd med modtagerne på både mål og indhold (forventnings-afstemning og viden om, hvem modtagerne er) og at man skal dirigere modtagerne hen mod det vigtige i præsentationen. Og så har han en masse gode tips til det grafiske.
Men det er ikke så let. En af mine andre yndlingseksperter på området, den pragmatiske Guy Kawasaki (gammel Apple-mand og psykolog med rødder i surfermiljøet), har dog gjort en del af forarbejdet med en simpel og genial regel: 10/20/30-reglen.
En PowerPoint præsentation skal indeholde 10 slides, vare 20 minutter og skriftstørrelsen må ikke være mindre end 30.
10 slides er det optimale, fordi modtagerne ikke kan overskue mere på en gang. 20 minutter til selve præsentationen er også mere end rigelig for vores opfattelsesevne, og har du afsat en time til præsentationen, kan du jo snildt bruge de sidste 40 minutter til at uddybe og diskutere områder af din præsentation.
Den store skrift skal bruges, så alle kan læse, hvad der står. Mere tekst gør i øvrigt heller ikke præsentationen mere overbevisende. Tværtimod.
Tænk simplicitet, relevans, indhold og præsentationsteknik næste gang, du står foran dine medarbejdere med en præsentation, du kender til hudløshed og har fået andre til at lave. Det værste, der kan ske, er, at det ikke er alle, som falder i søvn, mens de drømmer sig langt væk til solen sammen med Jakob Nielsen.
Kristian Fischer er managementkonsulent
i PA Consulting Group.
Computerworlds klummer er ikke nødvendigvis udtryk for Computerworlds holdninger, men er alene udtryk for skribentens holdninger.
