Gennem det sidste årti har det offentlige postet enorme summer i elektroniske systemer til dokumenthåndtering og sagsbehandling (ESDH).
Men ifølge it-konsulentvirksomheden Devoteam kniber det stadig med at få systemerne til at virke optimalt.
Det fortæller Per Andreasen, der er projektchef med særlig fokus på implementering af dokumenthåndtering i den offentlige sektor hos Devoteam.
"Det offentlige har investeret i mange dyre systemer til dokument-håndtering, men det er efterhånden på tide, at systemerne bliver bragt i anvendelse. Det er som om, at systemerne er blevet gemt hen i et hjørne og bliver brugt for lidt i arbejdsprocessen," siger Per Andreasen.
Han oplever ikke helt den samme problemstilling i det private erhvervsliv, hvor han fornemmer, at man er mere fokuseret på, at it-investeringerne skal give afkast.
Ansatte fravælger registreringshelvede
Per Andreasen mener, at mange af vanskelighederne kan spores tilbage til de mange registreringskrav, der findes i den offentlige sektor, hvor der er krav om, at beslutningerne skal kunne dokumenteres.
Eksempelvis hvis der bliver begæret aktindsigt i en sag, eller hvis sagen efterfølgende skal overdrages til Statens Arkiver.
De mange registreringer er forstyrrende for de offentligt ansattes arbejdsgange, og risikoen er derfor, at de ansatte helt fravælger at bruge dokumenthåndterings-systemerne.
"Nogle gange udvikler det sig til et sandt registreringshelvede i det offentlige, fordi man har valgt at stille så mange krav om registrering og gjort det alt for besværligt for de ansatte at bruge systemet. Så nogle ansatte vælger simpelthen systemet helt fra, fordi det er for besværligt at arbejde med," siger han.
Derfor oplever han ofte, at de ansatte har dokumenterne til at flyde rundt i systemerne.
"Før i tiden havde man et stort rod, fordi man arbejdede med både et papirarkiv og et digitalt arkiv. I dag har man et rod, fordi de digtale dokumenter flyder rundt og både ligger i mail-indbakken, på fil-serveren og i dokumenthåndterings-systemet, og det betyder, at det er svært at skabe et overblik over de digitale dokumenter. Det er jo paradoksalt, fordi det var det, man gerne skulle væk fra med de digitale systemer," siger Per Andreasen.
Derfor bør det offentlige enten forsøge at drosle ned på registreringskravene eller indfører nogle automatiseringsprocesser, der gør systemerne lettere at bruge for de offentligt ansatte, mener han.
Dårlig ledelse
Men han mener også, at en del af problemerne skyldes, at man har købt de forkerte systemer eller ikke har sat dem godt nok op. Desuden er det hans indtryk, at nogle af lederne i det offentlige har været for dårlige til at få integreret systemerne i de daglige arbejdsgange.
"Det er et stort forandringsprojekt og har været en kæmpe ledelsesmæssig udfordring, som man måske ikke har haft nok fokus på," forklarer Per Andreasen.
Han har især oplevet, at problemerne opstår, når dokumenthåndterings-systemerne vender op og ned på arbejdsgangene i det offentlige.
De nye systemer har blandt andet betydet, at en del arbejdsopgaver bliver flyttet fra en sekretær, der tidligere har stået for journaliseringsarbejdet og ud til den enkelte sagsbehandler, der nu selv skal registrere og arkivere dokumenterne digitalt.
