De danske kommuner er på en desperat jagt efter besparelser, men de er ikke gode nok til at høste besparelser ved brug af it.
Sådan lyder det fra Ole Bech, der har forsket i det offentliges brug af ESDH-systemer (elektronisk sags- og dokumenthåndtering) ved Aalborg Universitet, og som til daglig er it-chef i Roskilde Kommune.
For nylig varslede finansminister Claus Hjort Frederiksen (V), at kommunerne skal hente milliarder ved øget brug af it. En af finansministerens kæpheste er netop, at kommunerne skal skrue op for digitaliseringer af de kommunale dokumenter.
Og det er især i disse tider, hvor de kommunale budgetter er under pres, at der skal sættes fart på de digitale effektiviseringsgevinsterne, mener Ole Bech.
"I den offentlige sektor har vi ikke været skarpe nok på produktiviteten, men med det budgetpres, som vi er udsat for i øjeblikket, er det helt nødvendigt at se på, hvordan man kan indføre it-systemer med henblik på besparelser," siger han.
Bakker op om kritik
Han mener, at det især er kommunernes brug af ESDH, der har været for ineffektiv.
Dermed bakker han op om den kritik, der i sidste uge blev fremsat af it-konsulentvirksomheden Devoteam, som anklagede den offentlige sektor for at bruge ESDH-systemer, der tvinger de ansatte ud i "et tidskrævende registreringshelvede".
"Jeg kan sagtens genkende Devoteams synspunkter. Min forskning viser, at man i kommunerne har været enormt gode til at øge kvaliteten af systemerne, men det er desværre gået ud over effektiviteten," siger Ole Bech.
Han er godt klar over, at det lyder underligt at anklage det offentlige for at være for kvalitetsbevidste.
Men han forklarer, at det offentlige har været gode til at anvende ESDH-systemer som et effektivt arkiv system, der lynhurtigt kan hente gamle dokumenter frem, når eksempelvis borgerne kræver aktindsigt.
Til gengæld mener han ikke, at det offentlige har været parate til at tage de konsekvenser, der følger med, når kommunerne bliver digitale.
Kan ende med fyringer
Ole Bech mener, at digitaliseringen stiller den offentlige ledelse i en situation, hvor det kan være nødvendigt at træffe upopulære beslutninger.
"Ledelsen kommer til at stå med nogle vanskelige problemstillinger, fordi effektiviseringen kræver organisationsændringer. Enten skal man flytte personale fra deres nuværende job ud i service-områderne, eller måske kan man blive nødt til helt at afskedige personale," fortæller han.
Ole Bech forklarer, at mange kommuner har rullet de nye systemer ud uden at værdige organisationsplanen et blik.
De danske kommuner har gennem mere end 10 år arbejdet på at indføre dokumenthåndterings-systemer, men Ole Bech mener, at når man endnu mangler for alvor at se det økonomiske afkast af investeringerne, så skyldes det, at mange kommuner i starten anskaffede sig systemerne uden at være bevidste om, hvordan systemerne skulle anvendes.
"Vi har anskaffet os et ESDH-system, nu er vi også moderne," sådan tænkte mange kommuner, ifølge Ole Bech, for 10 år siden.
Men han mener, at kommunerne til gengæld glemte at sikre, at systemerne blev brugt på den rigtige måde.
For dårlige systemer
Han forklarer, at hans egen kommune selv bruger et ESDH-system af ældre dato, som kommunen i forbindelse med kommunalreformen overtog efter det nu nedlagte Roskilde Amt.
Og han mener, at en del af forklaringen på kommmunernes manglende evne til at hente effektiviseringsgevinster er, at mange af systemerne endnu ikke er gode nok.
"Det er grænser for, hvor store besparelser man kan opnå med de nuværende systemer. ESDH-systemerne er endnu ikke en guldgrube," siger han.
