ESDH-systemer er noget, der tilhører det sidste årti.
Det er dommen fra Peter Suhr, der er partner i it-konsulenthuset Gartners danske afdeling.
"Jeg tror ikke længere, at jeg vil bruge det udtryk. Det smager af dengang, hvor man havde selvstændige dokumenthåndterings-systemer," siger han.
Peter Suhr forklarer, at mange ESDH-systemer i dag bare er ét modul i en langt større pakke af programmer, der udover et ESDH-modul også består af samarbejdsværktøjer og såkaldte knowledgemanagement-værktøjer.
Markante udviklinger
De forskellige moduler i program-pakken bliver knyttet sammen af en række workflows, der er en automatisering af en lang række processer på tværs af de forskellige moduler.
"Typisk byggede man workflows ovenpå programmet, men i dag er workflowet en del af hele programpakken på samme måde som dokument-håndteringsdelen," siger han.
Han mener, at de systemer der bruges i dag er markant anderledes end dem, der især begyndte at vinde indpas hos landets kommuner for ti år siden.
"Hvis man skal holde faste ved ESDH-betegnelsen, så lad os kalde det ESDH 2.0," siger Peter Suhr.
Ikke bare et digitalt arkivskab
Den vurdering er it-chef i Roskilde Kommune, Ole Bech, enig i.
Han forklarer, at mange offentlige institutioner tidligere havde en ide om, at ESDH-systemet skulle være kernen i det hele.
"ESDH-systemet blev set som det store digitale arkivskab i midten, som alle andre systemer skulle lægge dokumenterne i," siger Ole Bech.
Derfor kigger Ole Bech allerede frem mod den tredje generation af ESDH-systemerne.
"Og i virkeligheden skal de nok slet ikke hedde noget med ESDH," siger Ole Bech.
Hvorfor gemmer vi hele dokumenter?
Han mener, at man skal helt væk fra tankegangen om, at man arbejder med digitale dokumenter og papirer.
Vi skal tænke i data i stedet for dokumenter, mener Ole Bech.
"Den generation vi har nu, er i bund og grund stadigvæk et stykke A4-papir, der er blevet sat strøm til. Men kig eksempelvis på et brev mellem en borger og en kommune. Det brev indeholder i virkeligheden meget få afgørende informationer. Alligevel gemmer vi hele brevet i stedet for bare de relevante data," fortæller Ole Bech.
Data i stedet for tekst
Han forklarer, at data slet ikke behøver at være tekstbaserede. De nødvendige data kan også være billeder eller filmsekvenser.
Ole Bech har tidligere sagt til Computerworld, at de danske kommuner ikke har været gode nok til at få effektiviseringsgevinster ud af ESDH-systemerne.
Men han mener først, at de helt store effektiviseringsgevinster kan hentes, når den næste generation af det, som vi stadigvæk kalder ESDH-systemerne kommer på banen.
"Systemerne er ikke dynamiske nok, derfor kan vi først for alvor hente gevinster, når vi får nogle systemer, hvor vi kommer væk fra papir-tankegangen og hen i mod nogle systemer, hvor der arbejdes mere med workflows og data," siger han.
