ESDH-systemerne i det offentlige er så tunge at danse med for de ansatte, at de dropper at bruge dem, skrev Computerworld i forrige uge.
Men sådan er det ikke mere i Socialministeriet, hvor de ansatte i dag har et ESDH-system, som ledelsen godt tør bede alle de ansatte om at bruge.
Det lyder måske underligt, at der findes systemer, som en ledelse ikke vil insistere på, at medarbejderne bruger. Men i ESDH-sammenhæng er det slet ikke så mystisk, mener Lars Møller Christiansen, som er koncernøkonomichef i Socialministeriet.
"Et typisk ministerium består blandt andet af en masse akademiske medarbejdere. De er vant til at bruge Google, Outlook, Facebook, gennemtænkte ting, der bare kører. Derfor skal man ikke prøve at tvinge dem ind i meget stive systemer. Der er simpelthen grænser for, hvad der kan accepteres."
SOA på ESDH'en
Socialministeriet har gennem adskillige år arbejdet med et ESDH-system leveret af en af leverandørerne fra det Fællesoffentlige Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringsprojekt (FESD).
Men Socialministeriet opgav for et par år siden at specialtilpasse det system, og gik i stedet i dialog med det danske firma cBrain, om en alternativ komponentbaseret SOA ESDH-løsning.
For et år siden købte ministeriet så cBrains system, F2, og satte første version i drift som et pilotprojekt i Socialministeriets boligafdeling i juni 2009.
"Vi har haft en god og konstruktiv proces med cBrain, så vi i dag har et system, som virker og bliver brugt. Vi er ikke helt i mål, men vi er kommet så langt, at vi er parate til at rulle det ud i hele departementet," siger Lars Møller Christiansen.
Mere Google, tak
Systemet skal stadig blive mere intuitivt, og appellere til brugerne på højde med de produkter, de ansatte ellers bruger.
"For eksempel vil vi gerne endnu mere i retning af den funktionalitet, vi kender fra Google i ESDH-systemets søgefunktion. Og så må det også gerne blive mere lækkert i designet som for eksempel Facebook."
Det, som adskiller F2 fra de andre systemer er, at F2 er konstrueret som et sagsbehandlingssystem, ikke som et arkivsystem med et sagsbehandlingsmodul, forklarer Lars Møller Christiansen.
"F2 er et sagsbehandlingssystem, der kan arbejdes i og kommunikeres fra, og hvor registrering og journalisering automatisk sker i baggrunden, mens man arbejder med sagerne."
"Løsningen er også udstyret med social teknologi, så der til hvert dokument er knyttet en chat-funktion, så medarbejderne hurtigt kan udveksle informationer om en bestemt sag, når det er nødvendigt."
De gængse arkivsystemer er ikke gode nok
I ministeriel sammenhæng er det særlig interessant, at man kan lave forelæggelser i systemet.
"Forelæggelser er de lodrette sagsgange, vi har her i huset - når man forelægger en beslutning fra en medarbejder, til en kontorchef, til en afdelingschef, til en departementschef og en minister. Det er en meget vigtig funktionalitet til håndtering af vores sagsgang," siger Lars Møller Christiansen.
Socialministeriets økonomichef mener ikke, at de gængse arkivsystemer i ESDH-sammenhæng er effektive nok til at blive brugt som sagsbehandlingssystem.
"Derfor ser man, at der ved siden af arkivsystemet, også findes en række fællesdrev og individuelle mapper i Outlook. Der er i mange tilfælde tale om, at det samme dokument ligger gemt mange gange og forskellige steder på netværket."
"Men hos os har vi altså et fælles arkiv, som vi arbejder og videndeler ud fra. Vi er ude over, at hver medarbejder har sit eget Outlook-arkiv, som kun personen selv har adgang til, og som forsvinder, når vedkommende for eksempel skifter job," siger Lars Møller Christiansen.
Socialministeriet var de første i staten, der tog F2 i drift. Senere er Transportministeriet kommet til.
Gode takter i provsti-løsningen
Socialministeriets tidligere leverandør var CSC og ScanJour, der leverer ESDH-systemet Captia.
Årsagen til bruddet med ministeriets oprindelige FESD-leverandør skal findes i de ønsker, som ministeriet havde til at få udviklet en række sagsgangselementer i systemet. Det ville dengang tage for lang tid, fortæller Lars Møller Christiansen.
cBrain var allerede i gang i Kirkeministeriet, hvor virksomheden havde lavet et sagsgangssystem, den såkaldte provsti-løsning, der håndterer kommunikationen mellem ministeriet og provstierne.
Der var takter i det projekt, som Socialministeriet kunne bruge, og derfor er cBrain således i dag også leverandør til en række andre ministerier.
