Et planlagt udbud på drift og videreudvikling af Forsvarets udskældte elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (KESDH) er i al stilhed blevet droppet.
Systemet er sat i verden af CSC og ScanJour, der også drifter systemet, som betjener omkring 9.000 ansatte i Forsvaret.
I første omgang var det enorme system sendt i udbud sammen med DeMars, som er et af de it-systemer i Danmark, der har overskredet den oprindelige prisseddel mest. Meningen med det fælles udbud var at opnå stordriftsfordele ved at lade den samme leverandør have opgaven på begge systemer.
For stor en mundfuld
"Vi havde en forventning om, at vi kunne opnå en bonus ved at sende dem ud konkurrencemæssigt samtidigt. Men det revurderede vi, da vi kom lidt tættere på i forløbet, og egentlig skulle begynde at skrive materialet og være mere konkrete," siger Jens Birch, der er chef for Forsvarets Koncernfælles IT (FKIT).
Jens Birch fortæller, at beslutningen om at droppe udbuddet af KESDH skyldes, at fremgangsmåden med to samtidige udbud blev for risikabel.
"Det var måske mere et ønske end en virkelig realitet på grund af de risikomomenter, der er forbundet ved at gøre det på denne vis," siger Jens Birch.
Han forklarer, at risiciene eksempelvis bestod i at miste det frie valg om, hvornår KESDH skulle opgraderes. Men samtidig havde Forsvaret også meget begrænsede kompetencer til at få udarbejdet udbudsmaterialet til KESDH.
For risikabelt
"Blandt andet, fordi vi i vores organisations dimensionering alene har fokuseret på at kunne gennemføre den løbende drift. Derfor ville vi have haft rigtig, rigtig svært ved at frembringe et udbudsmateriale med en kvalitet, som stod mål med, hvad vi ville have på Demars-siden" siger Jens Birch.
Bliver KESDH udbudt igen?
Dermed risikerede et potentielt dårligt udbudsmateriale, der inkluderede KESDH, at blive en byrde for Forsvaret, forklarer Jens Birch.
Samtidig var der ifølge Jens Birch risiko for, at timingen mellem KESDH og DeMars skred, fordi Forsvaret ville være nødt til at hente kompetencer til at fabrikere udbudsmaterialet udefra.
Aftalen om DeMars løber nemlig ud på et fast tidspunkt, mens Forsvaret er mere frit stillet i forhold til KESDH. Derfor var der ingen kontraktlige problemer i Forsvarets beslutning om droppe KESDH-udbuddet.
"Der er ingen fast udløbsdato på den kontrakt, vi har med alliancen mellem CSC og ScanJour, som jo oprindeligt vandt FESD-udbuddet," siger Jens Birch.
Vil have pusten igen
Han forklarer, at disse overvejelser og vurderinger førte til beslutningen om, at et dobbelt udbud med samme leverandør ikke nødvendigvis havde de forventede synergieffekter og stordriftsfordele.
Ifølge Jens Birch betyder beslutningen dog på ingen måde, at videreudviklingen og driften af KESDH ikke skal udbydes igen. Men det kommer dog ikke til at ske før DeMars er godt på vej, og det er tidligst om et år.
"Når vi nu har fået pusten efter DeMars-udbuddet, som jo er en gevaldig stor opgave, og har det vel i hus, så vil vi overveje, hvornår vi gen-konkurrenceudsætter KESDH," gætter Jens Birch.
