Region Hovedstadens it-afdeling, Koncern IT, er i færd med at hjemtage en række forretningskritiske it-systemer fra leverandøren NNIT.
Hjemtagelsen er en del af en ny strategi for sourcing, hvor forretnings-kritiske systemer hjemtages, mens standardsystemer som for eksempel mail udbydes til eksterne leverandører.
Du kan læse meget mere om den nye satsning her: Region H går mod trenden og hjemtager it-systemer
Planlægning er nøgleordet
Der er omkring 2.000 servere i Region Hovedstaden og cirka 500 af dem har været driftet af NNIT. Men nu skal Koncern IT selv til at stå for driften.
Det er både større kliniske systemer som for eksempel et medicinerings-system, laboratorie-systemer og en række forretningsapplikationer, der bliver hjemtaget fra NNIT.
Claus Balslev, der er sektionsleder og har siddet med i styregruppen for hjemtagelsen, forklarer, at planlægning er meget vigtigt i en proces som den Koncern IT er igang med.
"Vi havde ikke prøvet at hjemtage så mange systemer, før vi startede. Vi startede op med at snakke med NNIT om det tidligt. Planlægningen startede et kvartals tid, før vi begyndte at hente de første systemer hjem," forklarer Claus Balslev.
Processen har været planlagt i 14 dages intervaller, hvor det har været nøje planlagt, hvad der skulle ske på de enkelte dage.
På 14 dage er det typisk 10-15 systemer, der hjemtages.
Vær klar til at sadle om
Noget andet, Koncern IT har erfaret, er, at selvom det er vigtigt at have en stram planlægning, er det også vigtigt at kunne ændre den hen af vejen.
Da det er ny proces for Koncern IT, har der nemlig været mange ting, som skulle justeres undervejs.
I første omgang havde Koncern It planlagt rækkefølgen for hjemtagelsen ud fra, hvor kritiske systemerne var.
Ideen var at starte med de mest kritiske, men det viste sig, at det ikke nødvendigvis var den smarteste måde at gøre det på.
"De kritiske systemer kunne nemlig være både et mix af unix-systemer, microsoft, microsoft SQL og Oracle. Så når vi havde en hjemtagelesrunde, havde vi rigtig mange kompetencer i spil, og det gav noget forvirring. Så efter nogle måneder lagde vi strategien om," forklarer Claus Balslev.
Derefter gik Koncern IT over til en mere teknologi-opdelt hjemtagelse, hvor alle systemerne med samme teknologi blev taget samtidigt.
"Det gjorde processen meget nemmere. Det gav et større fokus for de teknikere, der er tilknyttet," siger Claus Balslev.
Undgå at forstyrre slutbrugerne
En vigtig del af processen har været, at slutbrugeren ikke skulle opleve for mange forstyrrelser på grund af flytningen.
"Målet var, at forretningen ikke skulle kunne mærke forskel, så reelt har de bare fået et nyt telefonnummer og e-mail til servicedesken," siger Claus Balslev.
Den mission er også i stor grad lykkedes.
"Med de systemer vi har hjemtaget indtil videre, er det utrolig lidt, vi har oplevet, at brugerne har reageret på det i forhold til, hvad vi forventede," siger Claus Balslev.
Kommuniker på mange niveauer
Der har dog været forstyrrelser, da alle servere, der er blevet hjemtaget, har skullet genstartes for at få samme backup-klient og management-værktøj som resten af Koncern IT.
"Derudover har der siddet nogle enkelte systemadministratorer på hospitalerne, som har haft meget tæt kontakt med en elller to specifikke teknikere hos NNIT. Så det har været en omvæltning for dem ikke længere at have den faste kontaktperson," siger Claus Balslev.
En anden ting, der er meget vigtig i forhold til adminstratorerne og brugerne ude på hospitalerne, er kommunikation. Her har Koncern IT også lært en del i løbet af processen.
"I starten kommunikerede vi meget ud på ledelsesniveau til it-chefer og lignende, men vi kunne hurtigt se, at der var systemadministratorer, der sad ude på de enkelte hospitaler, som ikke fik beskeden," forklarer Claus Balslev.
Derfor anbefaler Claus Balslev også at andre, der skal igennem en lignende proces, fokuserer på at kommunikere på mange niveauer. Det vil sige til både brugere, systemadministratorer og chefer.
Få kompetencer med
En anden af de helt store udfordringer, ved en proces som den Koncern IT har været igennem, er at få den viden med, der ligger hos NNIT.
For det første er det vigtigt, at dokumentationen af systemerne bliver lavet, så det passer til Koncern IT.
NNIT har en mere generel tilgang til dokumentationen, hvorimod Koncern IT's er mere specifik på sundheds-it
Derfor er der lavet en hel klar proces, for at Koncern IT's teknikere bliver klædt godt på.
Først laver NNIT dokumentationen, som bliver gennemset af en af Koncern ITs teknikere, som forklarer hvad der skal rettes til.
"Derefter er der et møde mellem både NNIT og Koncern ITs teknikere, hvor dokumentation bliver gennemgået. Her snakker man blandt andet om, hvilke 10 sager der forekommer oftest," siger Claus Balslev.
På det møde får NNIT noget feedback, og derefter arbejder de videre for at rette og tilføje i dokumentationen inden et møde nummer to mellem teknikerne.
Samtidig vil det også fremover være helt okay for Koncern IT's teknikere at ringe til NNITs teknikere, hvis der skulle opstå spørgsmål.
Koncern IT er nået langt med hjemtagelsen af systemerne, og processen ventes at være færdig inden nytår.
Processen har forløbet planmæssigt, og kun to af de mange 14-dages deadlines er blevet skubbet.
