Få styr på Outlook og slip for stress
Du kender det sikkert godt. Du har længe været frustreret over, at du ikke følte, du havde overblik over de opgaver, du skulle løse. Og endelig har du besluttet dig for, at NU skal der gøres noget ved det.
Så du vælger at begynde at skrive opgaverne ind i Opgaver-sektionen i Outlook, så du kan blive mindet om dem, når de er ved at nærme sig deadline.
I starten har du de bedste intentioner, men alligevel ender det med, at du har en blodrød opgaveliste med opgaver, der er gået over deadline. Det kan enten være fordi, du ikke har fået taget dig af dem, eller simpelthen fordi du ikke holdt opgavelisten opdateret og derfor ikke har fået markeret de opgaver, du har løst, som fuldførte.
Problemet er, at du har brugt Outlooks opgaveliste sådan, som den virker med standardindstillingerne, og at du ikke har haft nogen klar strategi for, hvordan du skulle håndtere og prioritere dine opgaver, endsige sørget for at holde opgavelisten regelmæssigt opdateret.
For uanset hvor meget du sætter Outlook til at minde dig om snarligt forfaldne opgaver, og uanset hvor meget du automatiserer tingene, så kræver enhver opgaveliste, at du løbende gennemgår den. Og derudover prioriterer de opgaver, der er på den - eller justerer prioriteringerne baseret på udviklingen i dine andre opgaver, eller hvad der nu måtte have indflydelse på dine prioriteringer.
Det handler om prioritering
En nem måde at prioritere sine opgaver på er ved hjælp af de farvede kategorier, der er indbygget i Outlook.
Men inden du bare benytter de standardfarver, der findes i Outlook 2007 og 2010, kan du med fordel drage nytte af en gammel og meget velafprøvet metode, der stammer helt tilbage fra Anden Verdenskrig.
Denne metode har samtidig den fordel, at alt efter hvilken kategori man har valgt, kan man forudsige noget om størrelsen af opgaven!
Til prioritering af opgaverne kan du dermed med fordel anvende den såkaldte Eisenhower-model, der blev "opfundet", da General Eisenhower skulle planlægge den afgørende og storstilede, allierede invasion af Normandiet på D-dagen i 1944.
Der var tusindvis af opgaver, der skulle prioriteres og planlægges. Blev en eneste opgave tabt på gulvet, kunne det i værste fald betyde total fiasko for angrebet, og at endnu flere menneskeliv ville gå tabt under invasionen. Så derfor var Eisenhower og hans stab nødt til at prioritere hver enkelt opgave meget nøje i forhold til dens vigtighed for invasionens succes.
Til det formål opfandt han - eller et lyst hoved i hans stab - en meget simpel model, der fik navn efter Eisenhower og sidenhen har dannet grundlag for alverdens management-firmaers undervisning i opgavestyring.
Den overvejende fordel ved Eisenhower-modellen er, at den er meget simpel og let at forstå, da den kun er delt op på to sorteringskriterier: Hvor vigtig opgaven er, og hvor hurtigt den skal løses.
Selve prioriteringen ender med at blive en afvejning af de to kriterier og grundlæggende set, handler udvælgelsen om at opprioritere de opgaver, der skal løses for at nå et konkret mål inden for den givne tidsramme. Det kan eksempelvis være at færdiggøre et projekt eller overholde en deadline.
Det giver fire forskellige kategorier, som alle opgaver nødvendigvis skal passe ind i: Haster og vigtig, haster ikke, men vigtig, haster, men ikke vigtig og haster ikke og er ikke vigtig.
Sådan får du det til at virke i Outlook
Hver af de fire kategorier benævnes med et bogstav fra A til D. A-opgaver er dem, der er vigtige og haster meget. B-opgaver er meget vigtige, men haster ikke, og faktisk er det en god ide at opfatte dem som A-opgaver, der er blevet håndteret i tide, så de ikke har vokset sig til A-opgaver endnu.
C-opgaver er de opgaver, der set med dine øjne ikke er vigtige (i forhold til din egen målsætning), men haster fordi de har en deadline. C-opgaverne er et godt sted at skære, hvis du har for mange opgaver i forhold til den tid, du har til rådighed. Er det tilfældet, så undersøg, om de enten kan udskydes til senere, eller om du har mulighed for at uddelegere dem til en kollega.
Endelig er der D-opgaverne. Det er opgaver, der hverken er vigtige eller haster, altså trivielle opgaver eller opgaver du kan lave en dag, du absolut ikke har andet at foretage dig.
Mange mener at D står for Delete eller Delegate og håndterer D-opgaverne som sådanne, men faktisk er det vigtig for os at lave noget en gang imellem, hvor opgaven hverken har en deadline eller har stor betydning for vores målsætning. Ellers ender vi med at få stress. Så brug D-opgaverne til at koble af mellem to store opgaver eller som tidsfordriv.
Brug farver
Du implementerer Eisenhower-modellen i din Outlook 2007 eller 2010 ved hjælp af de farvede kategorier.
Start med at oprette tre farver, eksempelvis rød, grøn og orange ved at højreklikke på kategori-knappen udfor en mail eller en opgave og vælg Alle kategorier i genvejsmenuen.
I Kategorifarver-dialogboksen opretter du nye kategorier ved at klikke på Ny-knappen eller omdøbe en af de eksisterende kategorier. Anvender du ikke kategorier til noget i forvejen, er det en god ide at slette de eksisterende kategorier, der følger med Outlook som standard.
Du kan nu begynde at vælge A-, B- eller C-kategorier til alle dine mails og dine opgaver og på den måde få overblik over vigtigheden af de enkelte opgaver. Tilføjer du en tidsfrist ved hjælp af Opfølgningsflag har du samtidig styr på, hvornår du skal levere de enkelte opgaver.
Skærp opgavelisten
Vil du sikre dig, at det kun er de vigtigste opgaver, der dukker op i Opgavelisten nederst til højre i Post-sektionen i Outlook 2007 eller 2010, er det en god ide at tilpasse visningen, så den sorteres efter kategorier og yderligere filtrere den, så kun opgaver med A-, B- eller C-kategori vises sorteret efter forfaldsdato. Husk at vælge, at der kun skal vises opgaver, hvor Fuldført-flaget ikke er sat i opsætningen af filteret.
Brug flere opgavelister!
Vil du have bedre struktur og overblik over dine opgaver, kan det være en rigtig god ide at oprette flere opgavelister i Outlook. Du kan læse mere om, hvordan det gøres her.
Det smukke er, at Outlook automatisk samler alle opgaverne i Opgavelisten nederst til højre i Post-sektionen, uanset hvilken opgaveliste de er oprettet på.
Lige så snart du har prioriteret opgaven med A, B eller C, vises den i Opgavelisten. På den måde har du både struktur og overblik over dine opgaver og ved altid, hvad der er vigtigst for dig lige nu!
