Kombit: Pisk og gulerod er vejen frem
I dag er ESDH en forretningskritisk løsning hos mange kommuner, og det er baggrunden for nye og skærpede krav fra kommunernes it-fællesskab Kombit.
For nylig vandt Traen en ESDH-rammeaftale, hvilket fik blandt andet Fujitsu til på det skarpeste at kritisere de vilkår, der var knyttet til aftalen. Ikke mindst blev der skudt på kravet fra Kombit om at leverandøren skulle leve op til en reparationsgaranti inden for fire timer.
Fujitsu, Netcompany, CSC, ScanJour og Traen blev prækvalificeret til at byde på aftalen, men kun Traen afleverede et reelt bud.
Vi bad Kombits projektdirektør Peter Egelund og Rambøll Managements ESDH-rådgiver Birger Kidmose om at kommentere på kritikken af udbudsvilkårene.
Pisk og gulerod
Peter Egelund mener ikke overraskende, at Kombits krav er både rimelige og mulige at leve op til.
"Det synspunkt, at kravene skulle være umulige at opfylde, må stå for Fujitsus egen regning," siger han.
"Kravet om udbedring er ikke inden for et antal timer. Kravet er, at fejlen skal være rettet, eller der skal laves en 'work around' inden for fire timer," uddyber Peter Egelund og tilføjer:
"Jeg mener ikke, det er uset, at man har bodselementer i en softwareaftale, det har man faktisk rigtig mange steder. Det handler om, at man ikke får den vare, man har indgået aftale om. Når det er sagt, så kan der også sagtens være et bonuselement tilknyttet en given aftale."
Måske gå hånd i hånd
Hvis et system er nede, så skal der være et passende incitament for, at leverandøren får det op igen, og det kan så være enten bod eller bonus, mener Kombit.
"Måske skal de to ting endda gå hånd i hånd. Det væsentlige er, at hvis systemet er nede, så sidder brugerne og kan ikke passe deres arbejde," siger Peter Egelund.
5.000 kroner om måneden
Hvor det tidligere var gratis for leverandørerne, når deres ESDH-løsninger gik ned, så risikerer de nu i nogle tilfælde at skulle til lommerne. En leverandør, som producerer en kritisk fejl, hvor systemet går helt ned, og de eksempelvis 1.000 brugere sidder og kigger ind i væggen i otte timer, kan komme af med en bod på 5.000 om måneden.
"Størrelsen på den bod kan ikke siges at være fuldstændig utilstedelig, men er et udtryk for en anerkendelse af, at ESDH nu virkelig er en forretningskritisk løsning hos mange kommuner," siger Birger Kidmose.
Han har fungeret som rådgiver for Kombit og udtaler sig ikke om det aktuelle ESDH-udbud, men principielt om de kontraktuelle krav i ESDH-udbud.
Kravet om, at en eventuel fejl er udbedret, eller der er anvist en 'work around' indenfor fire timer, mener flere af de prækvalificerede leverandører, er helt ude i skoven og i mange tilfælde umuligt at opfylde.
"Vores ønske har været - man kan diskutere, om vi er endt det perfekte sted, men vores ønske har været at sikre, at leverandøren skal lave nogle udbedringer inden for en bestemt tidsramme. Og hvis leverandøren ikke kan lave disse udbedringer, skal det have en konsekvens at levere fejlbehæftet software," siger Birger Kidmose, der understreger at der er et økonomisk loft over denne konsekvens.
"Der opereres med en maksimal bod, som rent økonomisk sagtens kan håndteres af leverandørerne. Og sådan skal det også være. Blot fordi der opstår enkelte fejl, ønsker vi ikke at fjerne den forretning, leverandørerne har. Der skal være en balance i tingene. Det synes vi, der er."
Både Peter Egelund og Birger Kidmose synes, der bør fokuseres på, at det er første gang, at man i en ESDH-kontrakt reelt har kravsat og fået priser ind på sags- og dokumentstandarderne.
Deres konklusion er, at den faglige norm på ESDH-området er hævet, og at der som noget nyt er kommet faste priser på sags- og dokumentstandarderne.
