Her er fem gode råd til at presse outsourcing-prisen

 Når du skal til at underskrive en outsourcing-aftale, er der flere faldgruber, du risikerer at dumpe ned i.

Inden du fører kuglepennen ned mod kontraktpapiret for at sætte dit og dermed din arbejdsgivers kontrafej på en outsourcing-aftale til flere millioner kroner i flere år, er det eksempelvis en rigtig god idé, at kontrakten indeholder en form for regulering af pris henover kontraktperiodens løbetid.

Det fortæller senior managing partner Peter Suhr fra Gartner, som også beretter om, at den "tillidskultur", der præger de nordiske lande, i høj grad præger forhandlingsklimaet i forbindelse med it-outsourcingkontrakter.

Denne tillid leder ofte til uklarheder om, hvad der blev skabt forståelse for mellem parterne, og det der reelt bestemmes via kontrakten. 

"Man kan nogle gange godt undre sig over, at tingene ikke er skrevet mere præcist ned i danske outsourcing-kontrakter. For hvis der sker uregelmæssigheder i leverancerne, så kan man som kunde være ret sikker på, at leverandøren vil forholde sig meget firkantet til det nedskrevne," siger Gartner-partneren.

Skarp styring af driften

Han forklarer, at det ikke er ualmindeligt, at en virksomhed uden benchmark-klausuler og indbyggede prisjusteringer i sin kontrakt betaler omkring 20 procent mere for sin outsourcing-aftale end den pris, som virksomheden kunnet have fået ved at skifte leverandør her og nu.

Han fremhæver også, at en kunde bedre kan holde sin outsourcing-leverandør i ørerne, når kontrakten er specificeret i overensstemmelse med kundens ønsker. For kunden skal jo gerne have ret, som et gammelt ordsprog næsten lyder.

Eksempelvis har han været vidne til, at en outsourcing-leverandør i et 200 millioner kroner årligt kontraktforhold måtte slippe en bod på 50 millioner kroner, fordi leverandøren ikke levede op til de udstukne servicekrav.

For at hjælpe dig med at holde din tunge lige i munden, når du klikker kuglepennen klar til et liv med outsourcet it hos en service-leverandør, kan du med fordel skrive fem gode råd bag øret, inden du kradser underskriften endegyldigt på kontrakten.

1. Klargør outsourcing-formålet

Hele målsætningen med at få outsourcet it-driften skal gøres klar for alle interessenter i virksomheden.

"Hvorfor er det så vigtigt, at it-driften bliver outsourcet? Mangler vi kompetencer? Skal vi have en billigere drift? Skal vi have innovativ teknologi hos en ekstern leverandør?" lyder de indledende spørgsmål fra Peter Suhr, som enhver virksomhed bør have klappet af, inden den begynder at kigge sig efter en leverandør.

"Når man har svarerne, så kan man være meget klar i sine efterfølgende specifikationer til sin outsourcing-leverandør."

2. Kig efter standardløsninger

Når formålet er på plads, så er tiden kommet til at tilpasse sine ønsker med konkret informationsteknologi.

Se flere gode råd til at få prisen ned

Teknologivalget må gerne være så standardiseret som outsourcing-formålet nu engang tillader. Dels for at holde nu-og-her prisen nede, dels for at holde muligheden åben for et forholdsvis gnidningsfrit skift til en anden og måske billigere/bedre leverandør på et senere tidspunkt.

"Det er meget taknemligt, at skrive en kontrakt med ønsker om innovativ teknologi, men der sker jo ikke noget, før man har specificeret konkrete teknologier og stillet klare servicekrav," forklarer Peter Suhr.

3. Fjernstyr din it-leverandør

Selvom din it-drift er på vej i fremmede hænder, er det ikke ensbetydende med, at du selv skal slippe grebet om styrpinden. Slet ikke.

"Mange af de folk hos leverandøren, der reelt skal levere dine it-services, ser aldrig kontrakten. Så en outsourcing-aftale indebærer også, at du skal håndtere din leverandør," siger Peter Suhr med et smil.

Han forklarer, at store outsourcing-selskaber generelt er rutinerede i at forberede møder med utilfredse kunder, så man skal som kunde være særdeles skarp på, hvad man har ønsket, og hvad man har fået leveret.

Samtidig bør kunden også gøre sit hjemmearbejde foran spåkuglen og for eksempel selv kunne forudsige sin egen datavolumen om tre måneder og om et års tid for på den måde at forberede sin outsourcing-leverandør så godt på som muligt til fremtidige forventninger.

4. Indfør klausuler i kontrakten

Store virksomheder med professionelle indkøbsfolk får ofte indført klausuler om benchmarkundersøgelser og planlagte prisfald i deres kontrakter.

Det kan mindre virksomheder også gøre, mener Peter Suhr fra Gartner.

"Igen skal man være meget specifik omkring, hvilke områder man ønsker benchmarkaftaler på, og hvilke services man kræver prisreduktioner på. Du skal også være skarp på, hvorfor og hvor meget prisen skal sænkes efter nogle år," lyder rådet.

"Den slags aftaler kan godt blive indgået i overensstemmelse med, at man sidder over for en leverandør, der ønsker at tjene nogle penge," tilføjer Peter Suhr.

5. Elsk din it-leverandør

Helt banalt skal dig og dit hold kunne samarbejde med de folk, der passer din it-drift. For uden fælles forståelse omkring håndteringen af dine data, så kan det gå galt.  

"Hvis du eksempelvis har problemer driften hos en stor leverandør, så er det ofte folk højere oppe i systemet, som du diskuterer med. Og du skal helst kunne samarbejde med it-leverandøren på alle niveauer," siger Peter Suhr.

Han råder derfor en virksomhed på udsigt efter en outsourcing-leverandør til at være påpasselig med at skrive kontrakter hos folk, hvor kemien ikke er til stede.

Læs også:
Sådan har Coop sikret sig den bedste outsourcing

Test dig selv: Så lidt bør du betale for din it-outsourcing