Artikel top billede

(Foto: Povl D. Rasmussen)

Her er fem gode råd til at presse outsourcing-prisen

It-outsourcing er ofte en standardiseret affære, hvor blind tillid kan risikere at koste dig dyrt. Få fem gode råd til, hvordan du kan komme sikkert i havn med dit outsourcing-projekt.

Læs også:
Sådan har Coop sikret sig den bedste outsourcing

Test dig selv: Så lidt bør du betale for din it-outsourcing

 Når du skal til at underskrive en outsourcing-aftale, er der flere faldgruber, du risikerer at dumpe ned i.

Inden du fører kuglepennen ned mod kontraktpapiret for at sætte dit og dermed din arbejdsgivers kontrafej på en outsourcing-aftale til flere millioner kroner i flere år, er det eksempelvis en rigtig god idé, at kontrakten indeholder en form for regulering af pris henover kontraktperiodens løbetid.

Det fortæller senior managing partner Peter Suhr fra Gartner, som også beretter om, at den "tillidskultur", der præger de nordiske lande, i høj grad præger forhandlingsklimaet i forbindelse med it-outsourcingkontrakter.

Denne tillid leder ofte til uklarheder om, hvad der blev skabt forståelse for mellem parterne, og det der reelt bestemmes via kontrakten. 

"Man kan nogle gange godt undre sig over, at tingene ikke er skrevet mere præcist ned i danske outsourcing-kontrakter. For hvis der sker uregelmæssigheder i leverancerne, så kan man som kunde være ret sikker på, at leverandøren vil forholde sig meget firkantet til det nedskrevne," siger Gartner-partneren.

Skarp styring af driften

Han forklarer, at det ikke er ualmindeligt, at en virksomhed uden benchmark-klausuler og indbyggede prisjusteringer i sin kontrakt betaler omkring 20 procent mere for sin outsourcing-aftale end den pris, som virksomheden kunnet have fået ved at skifte leverandør her og nu.

Han fremhæver også, at en kunde bedre kan holde sin outsourcing-leverandør i ørerne, når kontrakten er specificeret i overensstemmelse med kundens ønsker. For kunden skal jo gerne have ret, som et gammelt ordsprog næsten lyder.

Eksempelvis har han været vidne til, at en outsourcing-leverandør i et 200 millioner kroner årligt kontraktforhold måtte slippe en bod på 50 millioner kroner, fordi leverandøren ikke levede op til de udstukne servicekrav.

For at hjælpe dig med at holde din tunge lige i munden, når du klikker kuglepennen klar til et liv med outsourcet it hos en service-leverandør, kan du med fordel skrive fem gode råd bag øret, inden du kradser underskriften endegyldigt på kontrakten.

1. Klargør outsourcing-formålet

Hele målsætningen med at få outsourcet it-driften skal gøres klar for alle interessenter i virksomheden.

"Hvorfor er det så vigtigt, at it-driften bliver outsourcet? Mangler vi kompetencer? Skal vi have en billigere drift? Skal vi have innovativ teknologi hos en ekstern leverandør?" lyder de indledende spørgsmål fra Peter Suhr, som enhver virksomhed bør have klappet af, inden den begynder at kigge sig efter en leverandør.

"Når man har svarerne, så kan man være meget klar i sine efterfølgende specifikationer til sin outsourcing-leverandør."

2. Kig efter standardløsninger

Når formålet er på plads, så er tiden kommet til at tilpasse sine ønsker med konkret informationsteknologi.

Se flere gode råd til at få prisen ned

Teknologivalget må gerne være så standardiseret som outsourcing-formålet nu engang tillader. Dels for at holde nu-og-her prisen nede, dels for at holde muligheden åben for et forholdsvis gnidningsfrit skift til en anden og måske billigere/bedre leverandør på et senere tidspunkt.

"Det er meget taknemligt, at skrive en kontrakt med ønsker om innovativ teknologi, men der sker jo ikke noget, før man har specificeret konkrete teknologier og stillet klare servicekrav," forklarer Peter Suhr.

3. Fjernstyr din it-leverandør

Selvom din it-drift er på vej i fremmede hænder, er det ikke ensbetydende med, at du selv skal slippe grebet om styrpinden. Slet ikke.

"Mange af de folk hos leverandøren, der reelt skal levere dine it-services, ser aldrig kontrakten. Så en outsourcing-aftale indebærer også, at du skal håndtere din leverandør," siger Peter Suhr med et smil.

Han forklarer, at store outsourcing-selskaber generelt er rutinerede i at forberede møder med utilfredse kunder, så man skal som kunde være særdeles skarp på, hvad man har ønsket, og hvad man har fået leveret.

Samtidig bør kunden også gøre sit hjemmearbejde foran spåkuglen og for eksempel selv kunne forudsige sin egen datavolumen om tre måneder og om et års tid for på den måde at forberede sin outsourcing-leverandør så godt på som muligt til fremtidige forventninger.

4. Indfør klausuler i kontrakten

Store virksomheder med professionelle indkøbsfolk får ofte indført klausuler om benchmarkundersøgelser og planlagte prisfald i deres kontrakter.

Det kan mindre virksomheder også gøre, mener Peter Suhr fra Gartner.

"Igen skal man være meget specifik omkring, hvilke områder man ønsker benchmarkaftaler på, og hvilke services man kræver prisreduktioner på. Du skal også være skarp på, hvorfor og hvor meget prisen skal sænkes efter nogle år," lyder rådet.

"Den slags aftaler kan godt blive indgået i overensstemmelse med, at man sidder over for en leverandør, der ønsker at tjene nogle penge," tilføjer Peter Suhr.

5. Elsk din it-leverandør

Helt banalt skal dig og dit hold kunne samarbejde med de folk, der passer din it-drift. For uden fælles forståelse omkring håndteringen af dine data, så kan det gå galt.  

"Hvis du eksempelvis har problemer driften hos en stor leverandør, så er det ofte folk højere oppe i systemet, som du diskuterer med. Og du skal helst kunne samarbejde med it-leverandøren på alle niveauer," siger Peter Suhr.

Han råder derfor en virksomhed på udsigt efter en outsourcing-leverandør til at være påpasselig med at skrive kontrakter hos folk, hvor kemien ikke er til stede.

Læs også:
Sådan har Coop sikret sig den bedste outsourcing

Test dig selv: Så lidt bør du betale for din it-outsourcing




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Ed A/S
Salg af hard- og software.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Compliance og strategisk it-sikkerhed efter DORA

Finansielle koncerner har i snit 85 sikkerhedsløsninger i drift – men er i snit op til 100 dage om at opdage et igangværende cyberangreb. Ydermere viser øvelser, at det typisk tager 4-6 uger at rense og genetablere sikker drift af centrale systemer efter et stort angreb. Fokus for dagen vil derfor være på henholdsvis governance samt om, hvordan du som it-leder i den finansielle sektor skal kunne håndtere fremtidens cybertrusler og arbejde effektivt med sikkerhed på et strategisk niveau.

04. april 2024 | Læs mere


EA Excellence Day

Hvad er det, der gør it-arkitektens rolle så vigtig? Og hvad er det for udfordringer inden for områder som cloud, netværk og datacentre, som fylder hos nogle af landets bedste it-arkitekter lige nu? Det kan du her høre mere om og blive inspireret af på denne konference, hvor du også får lejlighed til at drøfte dette med ligesindede.

16. april 2024 | Læs mere


IAM - din genvej til højere sikkerhed uden uautoriseret adgang og datatab

På denne dag udforsker vi de nyeste strategier, værktøjer og bedste praksis inden for IAM, med det formål at styrke virksomheders sikkerhedsposition og effektiviteten af deres adgangsstyringssystemer og dermed minimere risikoen for uautoriseret adgang og datatab. Og hvordan man kommer fra at overbevise ledelsen til rent faktisk at implementere IAM?

18. april 2024 | Læs mere