Læs også:
Dansk top-firma forbyder ansatte at bruge Facebook
IBM-direktør: Sådan får du succes med social software
Sådan ser du om chefen overvåger din computer
Sådan har hospital halveret ansattes Facebook-brug
Der er flere eksempler på virksomheder og medarbejdere, der jokker gevaldigt i den digitale spinat på sociale platforme som for eksempel Facebook.
Venstres kommunikationskonsulent Ditte Okman, der skrev nedsættende på Facebook om en ansat i Folketinget.
Politimænd, der efter en kamp på Brøndby Stadion, pralede med at have taget hårdt hånd om nogle polske fodboldfans.
Det er blot nogle af eksemplerne på, hvor galt det kan gå.
Din virksomhed har brug for en god politik
Det kan derfor ikke komme som den store overraskelse, at din virksomhed har brug for en god politik omkring brugen af sociale medier.
Vi har søgt råd hos Reimer Ivang, der er forsker og underviser på Aalborg Universitet. Han har i sin forskning i digitalisering af virksomheder samarbejdet med flere store virksomheder.
Han mener at du som CIO, CEO eller anden ledelse bør overveje, i hvilket omfang der er taget hånd om de sociale medier i forretningen.
Platformen en nemlig ikke bare en uskyldig legepalds for dine medarbejdere. Det er derimod en stor kommunikationsplatform, hvor alle ens medarbejdere kan interagere, kommunikere og samarbejde med kollegaer, kunder og konkurrenter på samme tid, mens alle andre, inklusiv pressen, muligvis læser med på sidelinjen.
To tilgange til sociale medier
To tilgange
Der er derfor brug for, at du tager stilling og tilfører kompetence, hvis du skal undgå de største bommerter, mener Reimer Ivang.
Her følger en kort guide.
"Der er typisk to tilgange for virksomheder. Der er dem, der ser hullerne i osten og dem der ser osten. Altså dem der har angsten eller dem der har begejstringen."
"Typisk, når man går ud og lukker for det hele, så gør man det ud fra en omkostningsvinkel, af at man synes folk bruger for lang tid på det," siger han.
Men det handler ikke om bare at lukke ned for det hele, istedet bør du forholde dig til de sociale medier på en fornuftig måde.
Processen kan opdeles i tre faser
Han mener at det typisk er en fordel at opdele processen i tre faser.
"De to første faser er i virkeligheden ganske små, mens den sidste er kæmpe stor, og det er der værdien ligger. Den sidste fase er der, hvor man rigtig tager fat på organisationsudviklingen og måske får høstet noget af den værdi, som sociale medier i givet fald kan betyde for virksomheden," siger Reimer Ivang.
Første fase: Dokumentation af den nuværende situation
Først og fremmest er det vigtigt at få styr på, hvordan, hvorfor og i hvilke situationer medarbejderne anvender sociale medier privat og professionelt. Derfor bør startskuddet for en god politik om sociale medier starte ud med en dialog med virksomhedens egne medarbejdere.
"Medarbejderne må ikke føle, at der bliver trukket regler ned over hovedet på dem. Politikken skal egentlig være en hjælp til bedre forståelse og forventningsafstemning. Jo mere medarbejderne er involveret i at skabe politikken, jo større sandsynlighed er der for, at de også tage ejerskab over den," siger Reimer Ivang.
I denne sammenhæng anbefaler han, at man samler en koordineringsgruppe af forskellige medarbejderrepræsentanter såsom unge, ældre, superbrugeren, nye, modstandere og fortalere.
Det kan være en god ide at tage udgangspunkt i virksomhedens værdier - og lade dem være afsæt for den brugeradfærd, man ønsker på sociale medier, mener han.
På baggrund af den samlede dokumentation er det nu muligt at klargøre et fundament for kommende initiativer ligesom potentielle udviklingsmuligheder er afdækket og beskrevet.
De to sidste faser
Anden fase: Udarbejdelse af retningslinjer
Dernæst handler det om at udarbejde de egentlige retningslinjer og politikker. Man bør tage stilling til en række punkter, hvis man tillader sociale medier i arbejdstiden.
"Det er nødvendigt at definere, hvilken målgruppe politikken rettes imod, og hvilket formål politikken har. Der er således stor forskel på, om politikken skal støtte, udbygge eller begrænse anvendelsen af sociale medier," siger Reimer Ivang.
Herefter kan de grundlæggende værdier og visionen for politikken defineres, som kan udstikke, hvilken rolle sociale medier skal spille i virksomheden. For eksempel om medarbejdernes sociale profiler skal være private, eller om virksomheden kræver brug af sociale medier til arbejdsopgaver.
Til sidst bør en række punkter beskrives. Dette kunne være følgende:
Fortrolighed - hvor meget, eller hvor lidt internt materiale må der
lægges ud.
God opførsel - regler for omgangstone medarbejderne imellem.
Tidsforbrug - det kan gå ud over produktionen og i øvrigt skabe splid mellem medarbejdere, hvis nogle bruger uforholdsmæssigt meget tid på sociale medier.
Sikkerhed - det kan muligvis udsætte virksomhedens it-systemer for risici. '
Reimer Ivang påpeger, at det kan være nødvendigt at sende retningslinjerne i høring blandt udvalgte grupper af medarbejdere inden det sidste punktum.
Tredje fase: Indarbejdelse af ny praksis
Første skridt er, at præsentere politikken for medarbejderne og ledelsen, således at disse har en forståelse for de nye retningslinjer og derefter kan efterleve og videreformidle dem.
"Det er ofte en væsentlig opgave at indarbejde og implementere nye politikker. Men for at få en brugbar politik, skal den komme til live i virksomheden, og gå fra papir til praksis. Det kan derfor være en god ide at uddanne medarbejderne igennem kurser, seminarer og undervisning," siger Reimer Ivang.
Læs Reimer Ivangs fulde guide her.
Læs også:
Dansk top-firma forbyder ansatte at bruge Facebook
IBM-direktør: Sådan får du succes med social software
Sådan ser du om chefen overvåger din computer
