Artikel top billede

Guide: Sådan får du succes med sociale medier

Det er ikke alle virksomheder, der formår at tage ordentlig hånd om de sociale kommunikationsplatforme. Læs her, hvordan du bør forholde dig.

Læs også: 
Dansk top-firma forbyder ansatte at bruge Facebook

IBM-direktør: Sådan får du succes med social software

Sådan ser du om chefen overvåger din computer

Sådan har hospital halveret ansattes Facebook-brug

Der er flere eksempler på virksomheder og medarbejdere, der jokker gevaldigt i den digitale spinat på sociale platforme som for eksempel Facebook. 

Venstres kommunikationskonsulent Ditte Okman, der skrev nedsættende på Facebook om en ansat i Folketinget.

Politimænd, der efter en kamp på Brøndby Stadion, pralede med at have taget hårdt hånd om nogle polske fodboldfans.

Det er blot nogle af eksemplerne på, hvor galt det kan gå.

Din virksomhed har brug for en god politik

Det kan derfor ikke komme som den store overraskelse, at din virksomhed har brug for en god politik omkring brugen af sociale medier.

Vi har søgt råd hos Reimer Ivang, der er forsker og underviser på Aalborg Universitet. Han har i sin forskning i  digitalisering af virksomheder samarbejdet med flere store virksomheder.

Han mener at du som CIO, CEO eller anden ledelse bør overveje, i hvilket omfang der er taget hånd om de sociale medier i forretningen.

Platformen en nemlig ikke bare en uskyldig legepalds for dine medarbejdere. Det er derimod en stor kommunikationsplatform, hvor alle ens medarbejdere kan interagere, kommunikere og samarbejde med kollegaer, kunder og konkurrenter på samme tid, mens alle andre, inklusiv pressen, muligvis læser med på sidelinjen.

To tilgange til sociale medier

To tilgange

Der er derfor brug for, at du tager stilling og tilfører kompetence, hvis du skal undgå de største bommerter, mener Reimer Ivang.
 
Her følger en kort guide.

"Der er typisk to tilgange for virksomheder. Der er dem, der ser hullerne i osten og dem der ser osten. Altså dem der har angsten eller dem der har begejstringen." 

"Typisk, når man går ud og lukker for det hele, så gør man det ud fra en omkostningsvinkel, af at man synes folk bruger for lang tid på det," siger han.  

Men det handler ikke om bare at lukke ned for det hele, istedet bør du forholde dig til de sociale medier på en fornuftig måde.

Processen kan opdeles i tre faser

Han mener at det typisk er en fordel at opdele processen i tre faser.

"De to første faser er i virkeligheden ganske små, mens den sidste er kæmpe stor, og det er der værdien ligger. Den sidste fase er der, hvor man rigtig tager fat på organisationsudviklingen og måske får høstet noget af den værdi, som sociale medier i givet fald kan betyde for virksomheden," siger Reimer Ivang.

Første fase: Dokumentation af den nuværende situation
Først og fremmest er det vigtigt at få styr på, hvordan, hvorfor og i hvilke situationer medarbejderne anvender sociale medier privat og professionelt. Derfor bør startskuddet for en god politik om sociale medier starte ud med en dialog med virksomhedens egne medarbejdere.

"Medarbejderne må ikke føle, at der bliver trukket regler ned over hovedet på dem. Politikken skal egentlig være en hjælp til bedre forståelse og forventningsafstemning. Jo mere medarbejderne er involveret i at skabe politikken, jo større sandsynlighed er der for, at de også tage ejerskab over den," siger Reimer Ivang.

I denne sammenhæng anbefaler han, at man samler en koordineringsgruppe af forskellige medarbejderrepræsentanter såsom unge, ældre, superbrugeren, nye, modstandere og fortalere.

Det kan være en god ide at tage udgangspunkt i virksomhedens værdier - og lade dem være afsæt for den brugeradfærd, man ønsker på sociale medier, mener han.

På baggrund af den samlede dokumentation er det nu muligt at klargøre et fundament for kommende initiativer ligesom potentielle udviklingsmuligheder er afdækket og beskrevet.

De to sidste faser

Anden fase: Udarbejdelse af retningslinjer
Dernæst handler det om at udarbejde de egentlige retningslinjer og politikker. Man bør tage stilling til en række punkter, hvis man tillader sociale medier i arbejdstiden.

"Det er nødvendigt at definere, hvilken målgruppe politikken rettes imod, og hvilket formål politikken har. Der er således stor forskel på, om politikken skal støtte, udbygge eller begrænse anvendelsen af sociale medier," siger Reimer Ivang.

Herefter kan de grundlæggende værdier og visionen for politikken defineres, som kan udstikke, hvilken rolle sociale medier skal spille i virksomheden. For eksempel om medarbejdernes sociale profiler skal være private, eller om virksomheden kræver brug af sociale medier til arbejdsopgaver.

Til sidst bør en række punkter beskrives. Dette kunne være følgende:

Fortrolighed - hvor meget, eller hvor lidt internt materiale må der
lægges ud.

God opførsel - regler for omgangstone medarbejderne imellem.

Tidsforbrug - det kan gå ud over produktionen og i øvrigt skabe splid mellem medarbejdere, hvis nogle bruger uforholdsmæssigt meget tid på sociale medier.

Sikkerhed - det kan muligvis udsætte virksomhedens it-systemer for risici. '

Reimer Ivang påpeger, at det kan være nødvendigt at sende retningslinjerne i høring blandt udvalgte grupper af medarbejdere inden det sidste punktum.

Tredje fase: Indarbejdelse af ny praksis
Første skridt er, at præsentere politikken for medarbejderne og ledelsen, således at disse har en forståelse for de nye retningslinjer og derefter kan efterleve og videreformidle dem.

"Det er ofte en væsentlig opgave at indarbejde og implementere nye politikker. Men for at få en brugbar politik, skal den komme til live i virksomheden, og gå fra papir til praksis. Det kan derfor være en god ide at uddanne medarbejderne igennem kurser, seminarer og undervisning," siger Reimer Ivang.

Læs Reimer Ivangs fulde guide her.

Læs også: 
Dansk top-firma forbyder ansatte at bruge Facebook

IBM-direktør: Sådan får du succes med social software

Sådan ser du om chefen overvåger din computer

Sådan har hospital halveret ansattes Facebook-brug




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Edgemo A/S
Salg af hardware, software, konsulentydelser og services inden for virtualiseret infrastruktur, cloud, datacenteret og unified communication.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Computerworld Summit 2021

En moderne digital vindervirksomhed bringer nye teknologier i spil, skaber digital innovation, udnytter data som styringsværktøj og ser verden som én stor markedsplads. Men succes kræver, at du ved, hvor den dyre teknologi kan gøre den største forskel i forretningen. Den kræver, at du ved i hvilken retning den øgede politiske regulering af teknologi og data bevæger sig hen. Og den succes kræver, at du kan udnytte teknologien til at automatisere og skalere til gavn for bundlinjen og budgettet.

26. oktober 2021 | Læs mere


CIO Trends 2021: Sådan ser teknologiradaren ud hos Danmarks bedste CIOs

Teknologien i virksomheder spiller i den grad en større og større rolle, hvor vi er nødt til at stille endnu større krav til, hvordan vi udnytter den, og hvilke muligheder den giver. Spørgsmålet er dog, hvordan man formår at lede en virksomhed, der konstant skal forholde sig til teknologiens forandringer.

16. november 2021 | Læs mere


How to Sikkerhed: Awareness, email fraud og phishing

Man kan aldrig vide sig sikker, for uanset hvor godt man sikrer sig mod hackerangreb og anden svindel, vil hacker næsten altid være et skridt foran. De går efter organisationernes svageste led i håbet om at kunne snyde sig til data, penge eller andet værdifuldt. Få derfor konkrete bud på, hvordan du kan gribe opgaven an og understøtte et effektivt awareness-niveau i din organisation med enkel, men velfungerende, teknologi.

17. november 2021 | Læs mere