En disput mellem KMD og en række kommuner illustrerer klare risici for, at de ventede effektiviseringsgevinster ved digital forvaltning tabes på gulvet.
Den afslører også, at kunder og leverandør har en vidt forskellig tilgang til problemerne, og det vanskelige had-kærlighedsforhold mellem kommunerne og deres eget it-selskab.
- Det, vi laver, burde tilfredsstille selv de vildeste behov i kommunerne, erklærer vicedirektør i KMD Jon Johnsen.
Afviser påstande
Han afviser en række kommuners påstand om manglende tovejs-integration til de KMD-dominerede fagsystemer.
- Det er ikke rigtigt. Der er tale om en misforståelse. Der er påtænkt snitflader, så man kan aflevere data ind i KMD Sag og derfra til fagsystemerne, forsikrer Jon Johnsen.
Pointen er netop, at der med den nye version af KMD Sag udvikles åbne snitflader, lyder det fra toppen af KMD.
Men meldingen afvises fra kommunerne, som KMD i øvrigt selv har engageret gennem Fokusgruppen for KMD Sag, hvor ?misforståelsen? angiveligt er opstået i en fejlfortolkning af en slide fra en PowerPoint-præsentation fra KMD.
Men der er slet ikke tale om nogen misforståelse. Hvor KMD taler om muligheden for at knytte dokumenter fra ESDH til sager i KMD Sag, ønsker kommunerne at kunne oprette sager i ESDH, rygraden i it-arkitekturen, og gøre det muligt for den sags unikke identitetsnummer at blive overført gennem åbne snitflader til KMD- og øvrige fagsystemer.
Intet i meldingen fra KMD underbygger, at KMD Sag skulle understøtte tovejs integration, lyder kritikken.
- KMD har hidtil alene villet integrere til EDH-dokumenthåndtering, som optog kommunerne for tre-fire år siden. Men alle moderne systemer er ESDH, påpeger Jakob Kanto, overordnet projektleder for ESDH i Helsingør Kommune.
Forudsætningen for, at kommunerne kan lave sammenhængende digital forvaltning er, at der skabes integration og sammenhæng mellem fagsystemerne - hvor KMD dominerer - og kommunernes ESDH-systemer fra tredjepartsleverandører, understreger han.
- Ellers skal kommunerne vedligeholde to sideløbende systemer. Det er dobbeltarbejde, og det opponerer vi mod.
Jakob Kanto er egentlig ikke i tvivl om, at KMD?s ledelse er indstillet på at revurdere sin strategi.
- Ledelsen siger, man ønsker åbne snitflader. Men som kunde oplever man en dekobling ned gennem KMD?s organisationen mellem, hvad topledelsen melder ud og de konkrete integrationer, der bliver vist i løsningerne. Mantraet i KMD er jo, at man stiller åbne snitflader til rådighed i forhold til integration og ønsker at opfylde standarderne i det fællesoffentlige ESDH-projekt, FESD. Sådan er det bare ikke, når man kommer ned på det operationelle plan, siger Jakob Kanto.
I Aalborg Kommune efterlyser den overordnede ESDH-projektleder, Tonny Andreasen, også klarere meldinger fra KMD:
- Vi har ikke set nogen erklæret politik fra KMD om, at der kommer en reel tovejs integration. KMD har end ikke villet melde endemålet klart ud
Tonny Andreasen fortæller, at kommunen i et pilotforsøg oplever dobbeltarbejde med at taste ind i flere systemer på grund af den manglende integration. Og derudover har KMD en række dokumenter som led i et såkaldt on-demand system, eksempelvis masseudskrivelse af breve, man slet ikke kan få ind i ESDH-systemet.
- For det første har vi et problem i forhold til de mulige gevinster vi kunne høste. For det andet er der et forvaltningsretligt problem. For når en borger beder om at se sin sag, skal han se hele sagen. Men den er spredt i forskellige edb-systemer, og vi kan ikke lave en samlet sag i vores ESDH-system. Intentionen er, at man her skal kunne slå op på et CPR-nummer og se samtlige sager på borgeren og give adgang til det hele. Det kan vi ikke nu, og der kommer til at gå lang tid.
Forskelligt udgangspunkt
Flere kommuner, Computerworld har talt med, giver udtryk for frustration over, at deres og KMD?s udgangspunkt for digital forvaltning er vidt forskelligt. Tonny Andreasen udtrykker det således:
- KMD har en helt anden opfattelse af, hvad sager er. KMD ser sager ud fra selskabets verden af fagsystemer - ikke fra en forvaltningsverden. Kommunernes Landsforening lægger meget vægt på, at for at kunne lave en sikker myndighedsdrift og god administrativ praksis skal man forfølge en forvaltningsstrategi baseret på enkeltsagsbehandling. Men det understøtter fagsystemerne ikke. De er i bund og grund bare simple og dumme udbetalingssystemer, og ikke systemer der håndterer korrespondancen med borgerne.
Tonny Andreasen udtrykker tvivl om, hvorvidt KMD magter integrationsopgaven.
- KMD har et meget stort teknisk problem med de gamle fagsystemer, og derudover konkurrencestrategiske overvejelser om hvordan selskabet skal holde sig på markedet, noterer han.
FESD
Både KMD og de kommunale kunder henviser til FESD ? det fællesoffentlige initiativ som skal sikre standarder for elektronisk sags- og dokumenthåndtering i det offentlige. De vil leve op til standarderne og håber, de kan løse problemerne.
Lederen af FESD-projektet, Lars Frelle-Petersen, genkender kløften mellem kunderne og leverandørens udgangspunkt.
- KMD tænker forvaltning ud fra selskabets fagsystemer. Vores udgangspunkt er workflow og proces. Fagsystemerne spiller en rolle, men omdrejningspunktet bør være sagsbehandlingen. ESDH ses af KMD som et fagsystem, men ESDH, skal gå på tværs af forvaltningen og understøttes af fagsystemerne.
Lars Frelle Petersen ser en helt reel problemstilling i den manglende tovejs integration.
- Mange kommuner ønsker en meget vidtgående, dynamisk integration, hvor man direkte skal kunne skrive i et ESDH-system, og så bliver det gemt også i et fagsystem. Det skal og bør man også have på længere sigt. Men sådan som systemerne - også KMD?s systemer - er bygget op, er det vanskeligt, siger Lars Frelle-Petersen.
Han oplyser, at man i FESD-gruppen arbejder på at få standardiserede grænseflader til KMD-fagsystemerne, så man ikke skal starte forfra, hver gang en kommune laver integration. Her har KL taget ansvaret for at køre dem videre proces omkring integrationen til KMDs fagsystemer.
Denne artikel stammer fra fredagens trykte udgave af Computerworld.
