Artikel top billede

Få en bedre it-kontrakt: Disse krav skal du stille til din it-leverandør

Skal din næste it-kontrakt løbe over et eller fem år - og hvordan kan du træde ud igen, hvis du ønsker det? It-advokat Jesper Langemark giver dig her et indblik i de krav, du skal stille som it-kunde.

"Det er godt gammel købmandskab, at jo længere du vil lave din kontrakt, jo billigere kan du også få det som kunde."

Sådan lyder det fra it-advokat Jesper Langemark, managing partner i firnaet Bird & Bird, der arbejder med udarbejdelse og forhandling af it-kontrakter.

Men selvom godt købmandskab grundlæggende er, hvad det altid har været, har tingene alligevel ændret sig. For når man i dag driver en forretning, er agilitet det helt store mantra. 

De fleste er enige i den grundlæggende præmis, at man skal have en fleksibel og agil virksomhed, der kan tilpasse sig de konstante og hastige forandringer på markedet.

Men hvordan passer den virkelighed sammen med det gode købmandskab og de lange kontrakter med store rabatter?

"De to hensyn går imod hinanden," forklarer Jesper Langemark.

Han giver herunder dig, kære læser, et indblik i nogle af de grundlæggende krav, du med fordel kan stille til din leverandør, når it-konkrakten skal indgås. 

Hvad koster det at gå før tid?

Jesper Langemark forklarer, hvordan man sikrer, at man både får adgang til de rabatter, der kan hentes ved længere kontrakter - men samtidig bevarer muligheden for at skifte hest, før kontrakten udløber. 

"Vi siger til leverandørerne, at vi gerne vil have deres priser baseret på en langvarig kontrakt. Men vi vil også have mulighed for at komme ud før."

"Hvis vi gør det, ved vi godt, at vi skal aflevere noget af den rabat, vi har fået. Så det normale i vores kontrakter er, at vi opererer med nogle exit-fees."

Jesper Langemark opstiller et eksempel, hvor man ønsker at indgå en kontrakt med en varighed på fire år.

"Som kunde ønsker vi mulighed for at komme ud efter allerede et, to, tre og fire år. Vi vil gerne have at vide, hvad prisen er for at stå af i år et, to, tre og fire. Vores antagelse er naturligvis, at prisen er højere i år et end i år tre eller fire."

It-advokaten tilføjer, at der ofte kan være ret stor forskel på, hvad leverandørerne har at byde på i den sammenhæng.

Nogle har eksempelvis så stor tillid til deres eget produktet, at det ikke skal koste kunden noget at træde ud, mens andre leverandører lægger meget store beløb på ved en tidlig exit fra samarbejdet.

Når it bliver billigere år for år

Den meget konkrete aftale om, hvad det skal koste, hvis man træder ud før tid, er dog kun ét af de elementer i kontrakten, man skal fokusere på.

Et andet vigtigt element kan være at sikre, at den rabat, man forhandler sig frem til med den forholdsvis lange kontrakt, rent faktisk også er en god deal.

I it-industrien er der nemlig på en række områder en konstant udvikling mod lavere priser for en given vare.

Tingene bliver med andre ord billigere over tid, og derfor kan det, der ser ud til at være et godt tilbud i dag på en femårig kontrakt, vise sig at være knap så fantastisk et par år senere.

Rådet fra Jesper Langemark er her, at man både undersøger markedsudviklingen og laver en benchmark-undersøgelse på den konkrete ydelse.

"Eksempelvis drift egner sig fortrinligt til benchmarking, og det er også et område, hvor vi kan se, at priserne stadig er for nedadgående."

Derfor kunne et krav til leverandøren lyde:

"At du - på toppen af den rabat, du har givet - skal fortsætte med at give den rabat op imod en markedspris. Så hvis du har givet 15 procent på en markedspris i dag, så hedder rabatten også 15 procent af markedsprisen om tre-fire-fem år."

Hvem er stærkest i forhandlingen?

Det lyder næsten som om, at man bare kan stille alle mulige krav til leverandørerne, som de så går med på. Sådan er den praktiske virkelighed vel ikke altid - så hvordan når man frem til enighed?

"Der er meget forskelligt, hvem der har bukserne på, men generelt mærker vi nok en magt hos kunderne. Vi mærker stadig den tendens, der efterhånden har været i en del år; at leverandørerne er ekstremt sultne for at få opgaven."

"Det er klart, at vi skal op på en kunde af en vis størrelse, og du kan også godt møde nogle leverandører, der ikke er til at hugge og stikke i. Men det generelle billede er, at kunden langt hen ad vejen sætter dagsordenen og godt kan få leverandørerne med på de her ting."

"Det er efterhånden meget sjældent, at vi møder den gamle latin om, at leverandørens standardvilkår ikke kan forhandles," siger Jesper Langemark fra advokatfimaet Bird & Bird.

Pas på du ikke bliver låst fast i skyen

Når vi taler cloud, er det vel typisk netop standardkontrakter - hvilken betydning har det?

"Det er det, og der er billedet anderledes. Der er ikke så meget at forhandle om. Det er én til mange, og basalt set er det samme setup og serviceniveau, de kan tilbyde kunderne."

"Det vil sjældent være på de juridiske vilkår, du kan forhandle, men til gengæld kan du forhandle priserne, og du kan også godt forhandle, hvor lang til kontrakten skal være. Men igen så får du en skarpere pris fra din cloud-leverandør, jo længere tid du vil binde dig."

Jesper Langemark tilføjer, at de kontraktmæssige udfordinger ved cloud-løsninger ikke handler så meget om varigheden af konkrakten, men snarere om, hvordan man er stillet som kunde, hvis man ønsker at skifte til en anden leverandør.

"Det er hele spørgsmålet om vendor lock-in og mulighederne for at komme over på en ny cloud-løsning, når kontrakten ophører."

"Det er helt afgørende at kunne komme over til en ny leverandør og at have en plan for, hvordan kommer til en ny cloud-løsning den dag, den eksisterende kontrakt ophører."

"Hvis ikke du har den plan, har du et alvorligt problem."

Jesper Langemark fortøller, at man blandt andet skal kræve svar på, hvilken assistance den eksisterende cloud-leverandør giver, hvis man ønsker at skifte til en anden leverandør, og hvilke dataformater og -standarder, der arbejdes med.

"Hvis leverandøren vil være på det her marked, skal han have et godt og klart svar på, hvordan man kommer ud af den her løsning igen," lyder det fra Jesper Langemark.

Læs også:

Stil større krav til dine it-leverandører - ellers kan de ikke bruges

Gratis dansk cloud-vejledning: Sådan undgår du kritiske cloud-problemer




CIO
10 gratis artikler: Få gode råd fra Danmarks bedste it-ledere