Artikel top billede

Lavthængende frugter for it-chefen: Se kritisk på dine vilkår i outsourcing-kontrakten og spar millioner

Særlige ønsker i outsourcing-kontrakter koster betydeligt mere, end de fleste forestiller sig. En genforhandling kan give millionbesparelser, mener outsourcingeksperten Henrik Zangenberg.

Hvis du er it-chef og vil ha' et rigtigt godt råd af Henrik Zangenberg, så er det dette:

Se kritisk på din virksomheds outsourcingkontrakter, og find ud af, om prisen og vilkårene er i orden.

"Af alt det, du gør som it-chef, er det lige præcis hér, du kan flytte flest penge," siger han.

Henrik Zangenberg er direktør for benchmark-virksomheden Zangenberg Analytics.

Virksomheden har siden 2010 udarbejdet et prisindeks for outsourcing-aftaler baseret på reelt indgåede aftaler, og dette indeks viser et konstant fald siden da.

Seneste måling i tredje kvartal 2014 er indeks 63,2, hvilket altså betyder, at en gennemsnitligt outsourcingkontrakt er blevet næsten 37 procent billigere siden begyndelsen af 2010.

Hovedårsagen er stærkt faldende priser på først og fremmest storage og dernæst servere.

"Der kan altså være rigtigt mange penge at spare, for det er ikke usædvanligt, at en kontraktpris kan være 20-40 millioner om året. Flertallet af de outsourcingkontrakter, der bliver indgået i dag, har da også en eller anden form for prisregulering indbygget i form af benchmarking eller prisindeks, sådan at leverandørens regning til kunden og de tilhørende omkostninger følges ad. I USA gælder det for omkring 80 procent af alle aftaler," siger Henrik Zangenberg.

"Men selv om det i Danmark nu er over halvdelen af de nye kontrakter, der indeholder den slags mekanismer, er der stadig mange helt nye kontrakter, som sandsynligvis ender med at blive for dyre. Samtidig er der også en del fungerende kontrakter uden prisregulering, som er indgået for flere år siden. I vores database over kontrakter er det alt i alt kun mellem fem og ti procent, som har indbygget prisregulering," siger han.

Leverandørerne vil gerne i dialog

Ifølge Henrik Zangenberg er leverandørerne generelt interesserede i at diskutere prissætning, og det gælder også for de aftaler, der er indgået uden benchmark-klausuler.

"Mange af de aftaler, der er indgået for nogle år siden, er sandet til, og leverandørerne vil også have udbytte af at ændre vilkår og andre elementer ud over prisen," siger han.

Disse kontraktvilkår er de færreste opmærksomme på, men de betyder rigtigt meget for den samlede pris.

Ifølge Henrik Zangenberg vil prisforskellen på en kontrakt med standardbetingelser og en med de mest vidtgående afvigelser være mere end det dobbelte.

Et af de kontraktvilkår, det især kan betale sig at vurdere, er fleksibilitet. Hvor meget kan virksomheden ifølge kontrakten skrue op og ned - og især ned - for ydelserne? Det er et vilkår, der koster penge.

Vidtgående bodsbestemmelser koster også ekstra, og de er traditionelt et dårligt styringsredskab, så her skal man vurdere behovet nøje.

Det samme gælder bindingsperiode og governance - altså om kontrakten følger leverandørens standard-setup, eller om man har fået noget specielt. Krav om specialiseret rapportering koster også ekstra.

Sådan griber man det an

Henrik Zangenberg anbefaler følgende fremgangsmåde, når man vil i gang med en genforhandling:

"Først skal du skabe dig et overblik over, hvad markedsprisen er for de ydelser, du får nu. Her kan man bruge vores benchmark-indeks eller andre kilder.

"Dernæst skal du kigge grundigt på aftalen og vurdere, hvad der er uhensigtsmæssigt for både din egen virksomhed og for leverandøren. Her skal du især gå på jagt efter det, der afviger fra standardvilkårene, men som man måske alligevel godt kunne klare sig med.

"Når det er gjort, kan du invitere leverandøren til et møde, hvor du præsenterer din opfattelse af situationen, og hvor du beder leverandøren om hans syn på, hvad det kunne være interessant at få ændret i kontrakten," siger Henrik Zangenberg.

Det gælder altså om at gøre det til et fælles projekt.

"Du skal være ekstremt opmærksom på, at leverandørens væsentligste interesse er at fastholde dig som kunde. Og hvis du ellers er OK tilfreds med din leverandør, har I en fælles interesse, og der er masser af muligheder for at forbedre kontrakten og spare penge. Men du skal gøre dit hjemmearbejde," siger Henrik Zangenberg.