Vi er endelig nået til en form for deadline for en af de allerstørste cloud-udbud herhjemme - og det har været dyrt for it-branchen

Klumme: Den langvarige udbudsproces for en af de allerstørste cloud-udbud herhjemme, SKI 02.19 Cloud Saas, har formentlig samlet kostet it-virksomhederne 100 millioner kroner alene i bidding cost. Her en appel til SKI.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.

Tirsdag 30. april kl. 13.00 har været et skelsættende tidspunkt for en stor del af danske offentlige it-leverandører.

Det var nemlig afleveringsfristen på en af de længe mest omtalte SKI-aftaler, den gigantiske SKI 02.19 SaaS-Cloud aftale, der ifølge SKI’s egen forventning kommer til at udgøre cirka 20 procent af markedsomsætningen af ydelserne i rammeaftalens sortiment.

Når datoen var skelsættende, var det fordi, at det var et foreløbigt punktum for en proces, der har taget mere end et år.

Lad mig lige tage jer en tur ”down memory lane”:

Omkring årsskiftet 2018 begynder it-branchen så småt at forberede sig på, at SKI 02.19 snart vil komme.

Den daværende SKI aftale af 2014 ville nemlig udløbe december 2018, så et udbud omkring sommer 2018 var absolut forventeligt.

24. marts 2018 annoncerer SKI en forhåndsmeddelelse på den europæiske udbudsplatform Tenders Electronic Daily, hvor man skriver, at der er en foreløbig dato for udbudsannoncering 15. maj 2018.

Altså helt efter planen og den forventning, som man kunne have.

Indrager ferier og fridage - nu skal vi i gang
De potentielle SaaS-Cloud leverandører begynder at inddrage ferier og fridage samt organisere tilbudsteams etc.

Mange begynder at tænke på servicefunktionaliteter og modulariseringer, strategiske partnerskaber, prissætning osv.

På dette her tidspunkt ved man ikke, om det bliver et begrænset udbud med prækvalifikation eller et offentligt udbud uden prækvalifikation, så man er nødt til at forvente det ”værste”: At man skal besvare henover en sommerferie.

Men pointen er, at hele tilbudsberedskabet sættes op rundt omkring, så man er klar, når udbudsmaterialet kommer.

Det bliver 15. maj, og der sker intet… sommeren går, efteråret går, og vinteren kommer.

Hele tiden er leverandørerne om ikke i ”red alert”, så i hvert fald i ”yellow alert”, da man jo hele tiden forventer, at NU kommer udbuddet. Især fordi at deadlinen for udløb af den eksisterende cloud-aftale kommer nærmere og nærmere.

SKI er, som de selvfølgelig også skal være så tæt på et udbud, lukkede som en østers.

Og så sker det: 8. januar 2019 annonceres udbuddet endeligt - cirka otte måneder efter den dato, der blev udmeldt i forhåndsmeddelelsen.

En tilbudsfrist på kun en måned
Og som også beskrevet tidligere i blandt andet CW som et offentlig udbud med en tilbudsfrist på kun en måned.

På trods af at alle forventer en udsættelse af fristen, begynder panikken at brede sig rundt omkring, da man jo selvfølgelig kan forvente en udsættelse, men ikke kan regne med det.

Så man er nødt til at forberede sig på en ultrakort tilbudsfrist på en af de mest komplekse og mest betydende rammeaftaler længe set.

Resten er historie. Tilbudsfristen bliver forlænget af flere omgange, hvorefter udbuddet til sidst helt annulleres 7. marts 2019, på grund af behovet for især nogle tilpasninger til bodsbestemmelser i leveringsaftalerne samt præciseringer i servicemål.

Nærmest i samme åndedrag som annulleringen, genudbydes det igen, nu med en tilbudsfrist til 9. april. 2019, der dog hurtigt bliver forlænget til 12. april. 9. april, 3 dage før fristen, forlænges endnu engang til 30. april – og det er så her, at vi startede artiklen.

Hvad kan vi så forvente herfra? Ja nu går SKI jo i gang med at evaluere de indkomne tilbud.

Et sjovt tankeeksperiment
Et lille sjovt tankeeksperiment er, hvis vi antager at der byder 100 tilbudsgivere ind med gennemsnitlig 10 servicer hver – det er på ingen måde et urealistisk antal, og formentlig lavt sat.

Til hver service er der tilknyttet seks dokumenter udover de formelle udbudsdokumenter som ESPD og lignende, som måske udgør fem dokumenter per tilbudsgiver oveni.

Det vil sige 7.000 dokumenter, som SKI skal forholde sig til. Så det er en enorm evalueringsopgave, som SKI nu står over for.

Appellen til SKI bør være at få sat speed i evalueringen, så alle de mange leverandører, der har brugt millioner af kroner på først at stå stand-by i otte måneder, dernæst at have tilbudsteams i sving over en udbudsproces på fore måneder, endelig kan begynde at få noget forretning ud af det.

Og hvordan blev aftalen så?

Ud fra udbudsmaterialet vil jeg mene, at SKI har fået produceret et godt og anvendeligt materiale.

En SaaS-Cloud-service kan jo være alt fra en lille bitte service til et helt journalsystem med utallige funktionaliteter, og SKI har fundet en god balance til at kunne rumme begge yderpunkter.

Stort set alle servicepris-modeller bør med lidt ”massage” kunne rummes i de prismodeller, som SKI har lagt op til. Desuden er man ikke låst i sin servicefunktionalitet, men kan sortimentsopdatere i aftalens løbetid, så servicen hele tiden kan være ajour og i trit med markedsudviklingen.

Længe ventet
Aftalen er længe ventet i det offentlige, der vil være gået mindst et halvt år og formentlig trekvart år helt uden en aftale, når den engang idriftsættes.

Og aftalen dækker stort set hele paletten af offentlige fagsystemer, hvoraf en del givetvis står til snart at skulle konkurrenceudsættes igen.

Nu er der jo selvfølgelig ikke tildelt nogle kontrakter til SKI-leverandører endnu, for en stor del af anvendeligheden ved en aftale er naturligvis også, at man kan indkøbe de servicer, som man rent faktisk har brug for.

Men det er min forventning, at aftalen efter en ualmindelig lang fødsel, der gik langt over terminen, vil blive en ny kæmpe succes for SKI, og måske tæt på en de facto aftale, når det offentlige skal indkøbe SaaS-Cloud.

'Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.

Læs også:



Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...

Premium
Derfor kan Apples dristige processor-revolution give Mac'en længeventet renæssance - men det kan også blive dødsstødet
ComputerViews: Gennem det seneste årti har Apples Macs stået i skyggen af iPhonen og iPaden, men beslutningen om at smide Intel på porten og udvikle sine egne chips kan få helt afgørende betydning for Macens fremtid.
Computerworld
Tidligere Intel-udvikler: Derfor besluttede Apple sig for at droppe Intel
Det har vakt opsigt, at Apple har besluttet at droppe sin mangeårige samarbejdspartner Intel som leverandør af chip til Mac. Årsagen var helt konkret, fortæller tidligere Intel-topudvikler.
White paper
10 ting du bør overveje, når du skal vælge EDI-leverandør
Det behøver ikke være en svær proces at vælge EDI-leverandør, hvis du blot ved, hvad du skal være opmærksom på. Men for mange virksomheder kan det forekomme uoverskueligt at vælge EDI-leverandør. Markedsanalyser peger på især tre bekymringer, som du kan læse mere om i dette whitepaper, hvor vi også giver dig en tjekliste af spørgsmål, du skal stille til leverandører.