Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Finansfunktionen i dag er ikke længere kun en bemandet pengekasse, der skal sikre compliance og holde styr på virksomhedens udgifter.
Den har udviklet sig til en analytisk og strategisk sparringspartner, der sammen med ledelsen og forretningsenhederne former væksten.
Desværre kolliderer den jævnligt med en virkelighed, hvor mange stadig arbejder i fragmenterede systemlandskaber, hvor data ikke taler sammen, og hvor “digital transformation” ofte blot betyder flere værktøjer oven på gamle arbejdsgange.
Og gennem mine samtaler med CFO’er og finansafdelinger tegner der sig et tydeligt mønster: Hverdagen er fyldt med små, manuelle opgaver.
Ifølge vores Treasury-rapport fra 2025 bruger økonomiafdelinger faktisk i gennemsnit over en halv arbejdsuge – hele 26,4 timer – på den slags arbejde.
Og ja, når tiden går med drift, bliver den strategiske rolle selvsagt svær at indfri.
Så hvad gør man, og hvor ligger de typiske tidssyndere gemt?
De klassiske tidssyndere
Først og fremmest skal man indstille sig på, at skal man frigøre tid og videreudvikle finansafdelingens rolle kræver det et klart blik for, hvor tiden faktisk forsvinder hen.
Som jeg ser det, er følgende syv tidssyndere de mest almindelige i arbejdsrutinerne og hverdag i langt de fleste finansafdelinger.
Jagten på kvitteringer: Manglende eller uklare kvitteringer er en klassiker i den daglige drift. Kvitteringer der enten indsendes for sent, er ulæselige eller helt forsvinder.
Det medfører opfølgning, påmindelser og ekstra manuelt arbejde med at lede efter eller genindsende den nødvendige dokumentation.
Godkendelseslabyrinten: Godkendelsesprocesser i mange virksomheder er unødigt komplekse. Anmodninger går gennem flere led – ofte via e-mail – og den manglende gennemsigtighed betyder, at ingen ved, hvor processen går i stå.
Dermed bliver vigtige beslutninger forsinket, der opstår flere spørgsmål, og frustrationen vokser på tværs af organisationen hos alle.
Konstant dobbeltarbejde: Hos mange virksomheder bliver fakturaer, kvitteringer og bankudtog ofte overført manuelt til forskellige systemer. En sådan dobbelt- eller tredobbelte registrering tager tid og det manuelle element øger risikoen for fejl, hvor selv de mindste unøjagtigheder – helt ned på decimalen – kan forvrænge det samlede økonomiske billede og føre til ekstra korrektionsarbejde.
Månedens afstemningsræs: Ved månedens afslutning intensiveres arbejdet i stort set alle organisationers økonomiafdelinger. Transaktioner skal afstemmes, eventuelle afvigelser forklares, og manglende dokumentation skal indhentes – enten via e-mail, telefon eller over skrivebordet.
Det tager tid og er slidsomt. Så snart alt er afsluttet, begynder næste måned og den samme cyklus gentager sig.
Planlægning med forældede data: Når udgiftsdata for eksempel er spredt på forskellige systemer eller kun er tilgængelige med forsinkelse, svækker det kvaliteten af virksomhedens videre strategiske planlægning.
De økonomiske prognoser kommer til at basere sig på antagelser frem for aktuelle tal, hvor beslutninger bliver taget med et mere bagudrettet syn frem for et proaktivt fremadsynet sigte – hvilket er særligt risikabelt i perioder med vækst og fremdrift.
Budgetflaskehalsen: I mange virksomheder bliver budgetoverskridelser først synlige, når løbet er kørt og det er for sent.
Når finansafdelingen så efterfølgende reagerer, er pengene ofte allerede brugt. Dermed bliver proaktiv økonomistyring næsten umulig, og det komplicerer ikke kun den finansielle planlægning, men også samarbejdet med andre afdelinger i organisationen.
Den endeløse række af ekstra spørgsmål: Spørgsmål om udgiftsregler, godkendelser eller fakturering lander jævnligt hos finansafdelingen.
I mange tilfælde findes informationen allerede, men er enten ikke tydelig eller klart tilgængelig, og selvom hver forespørgsel kan virke lille, sluger de tilsammen masser af vigtig tid.
Kom synderne til livs
Viden, data og indsigt er afgørende for at træffe vigtige forretningsbeslutninger med effekt.
Min anbefaling er derfor at starte med at skabe overblik over, hvilke opgaver tiden bruges på. Den analyse vil hurtigt afsløre, hvor meget der går til rutineopgaver.
Næste skridt er at prioritere og adressere de områder med størst effekt – især de mest arbejdskrævende opgaver. Ikke alle opgaver kan optimeres med det samme, men tidstab samler sig ofte om få tilbagevendende rutiner.
Stil kritiske spørgsmål til de eksisterende processer: Hvorfor gør vi det sådan – og hvilken værdi skaber det?
Ineffektivitet skyldes sjældent mangel på værktøjer, men mere uklare strukturer og systemer, der ikke hænger sammen. Tilbagevendende rutinemæssige arbejdsgange bør tilrettelægges, så de kræver mindst mulig manuel indsats, og at information er tilgængelig dér, hvor den er nødvendig.
For jo klarere arbejdsprocesser er beskrevet og defineret, desto mindre tid går der tabt på ekstra spørgsmål og ændringer.
At effektivisere arbejdsgange er ikke et enkeltstående projekt, men en løbende proces. Og i takt med, at virksomheder hele tiden udvikler sig, hvor afdelinger vokser og regulatoriske krav ændrer sig, bør finansafdelinger regelmæssigt gennemgå deres arbejdsgange og tilpasse dem til deres aktuelle behov. Kun sådan undgår man, at nye tidssyndere sniger sig ind.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
