Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Under pandemien lærte danske virksomheder på rekordtid at arbejde virtuelt.
Møder rykkede på Teams, dokumenter røg i skyen, og opgaver kunne løses fra stort set hvor som helst. Teknologien viste sig sjældent at være den største udfordring. Det er den heller ikke i dag.
Udfordringerne opstår snarere i de små situationer, der tidligere blev løst uden en fast proces: En kollega gik over til nabobordet for at få en hurtig godkendelse. En leder fangede en medarbejder på gangen. Et spørgsmål blev afklaret over frokosten, før sagen kunne gå videre.
Når medarbejderne ikke længere sidder samme sted, virker de genveje ikke. Men mange arbejdsgange er stadig afhængige af dem.
Opgaver falder mellem to stole
Et typisk eksempel er en opgave, der bevæger sig mellem flere personer eller afdelinger.
En medarbejder løser sin del og sender den videre. Modtageren mangler en oplysning og skriver tilbage. Undervejs opstår et spørgsmål om, hvem der egentlig må godkende resultatet.
Ingen har nødvendigvis gjort noget forkert, men opgaven kan alligevel stå stille i flere dage. På et fælles kontor bliver den slags ofte løst uformelt. I et distribueret team bliver uklarheden synlig.
Vi oplever blandt andet virksomheder, hvor to medarbejdere kontrollerer det samme arbejde, fordi ansvarsdelingen ikke er tydelig nok. Andre steder ved flere personer, at en opgave skal løses, men ingen har et entydigt ejerskab til næste skridt.
Hver for sig er det små forsinkelser. Men når det sker igen og igen gennem en arbejdsuge, bliver det til reel spildtid.
Det er også derfor, virksomheder nogle gange konkluderer, at remote work gør samarbejdet langsommere. Men i en del tilfælde er problemet, at arbejdsgangen stadig forudsætter den løbende, uformelle koordinering, man havde på kontoret.
Når alt ender i et møde
En anden reaktion er at kompensere for den fysiske afstand med flere møder.
Når information ikke længere flyder uformelt, bliver der indkaldt til statusmøder, koordineringsmøder og korte afklaringer. Det løser noget her og nu, men skaber let et nyt problem: Arbejdet bliver afhængigt af, hvornår fem kalendere kan gå op.
Hvis en medarbejder ikke kan komme videre, før fire mennesker har fundet et fælles tidspunkt, er der ikke meget fleksibilitet tilbage. Så har man i praksis flyttet den gamle arbejdsgang over på video.
Det samme gælder beslutninger. Hvis medarbejdere hele tiden skal spørge en leder, fordi det ikke er klart, hvad de selv kan beslutte, vokser ventetiden hurtigt, når teamet sidder forskellige steder. Det, der fungerede nogenlunde med en chef 10 meter væk, fungerer dårligere, når spørgsmålet ender som endnu en mail eller mødeinvitation.
Og her bliver forskellen mellem et team, der bare arbejder forskellige steder, og et team, der faktisk kan fungere på afstand, tydelig.
Problemerne viser sig i hverdagen
Det interessante er, at disse problemer sjældent viser sig som én stor fiasko. De dukker op som små irritationsmomenter.
En opgave venter på en godkendelse. En medarbejder bruger tid på at finde den seneste version af et dokument. To kolleger laver hver sin kontrol af det samme. Et møde bliver booket, fordi ingen helt ved, hvem der kan træffe beslutningen.
På den enkelte dag virker det måske banalt. Over måneder bliver det en måde at arbejde på. Det er også derfor, diskussionen om remote work let kommer til at ramme ved siden af, når den primært handler om, hvor mange dage medarbejderne skal være på kontoret.
En virksomhed kan sagtens have tre faste kontordage og stadig have dårlige processer. Og den kan have medarbejdere spredt over flere lande uden, at arbejdet går i stå hver gang nogen ikke er online samtidig.
Forskellen ligger blandt andet i, om ansvar er tydeligt, om information er tilgængelig, og om medarbejdere kan få opgaver videre i proces uden hele tiden at skulle spørge andre.
Det er nogle af de mønstre, vi ser hos virksomheder, der arbejder med distribuerede teams på tværs af organisationer og lande. Og det er ofte der, man kan se, om remote work faktisk fungerer.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
