Spar tid
Selvom der i hver ny version af tekstbehandlingsprogrammer kommer flere nye funktioner, så kigger vi i denne artikel på de grundlæggende funktioner som formatering af dokumenter og tilpasning af menuer, værktøjslinjer og makroer i Word, version 6.0 eller højere, og i Word Perfect, version 6 eller højere.
Gør-det-selv genveje
Hvis man gang på gang skriver den samme hilsen eller for eksempel adresse, så kan der spares tid. Den tekst som skrives ofte kan gemmes i Word, og derefter indsættes efter behov ved hjælp af få tasteanslag, uden at man behøves at tænke over formatering af teksten.
Marker den tekst, som skal bruges og vælg Funktioner > Autokorrektur. I "Med" boksen står nu den markerede tekst. Derefter skrives en kort tekst i "Erstat"-boksen, for eksempel kan vh erstattes med venlig hilsen. Vælg Formateret tekst og klik på Tilføj. Herefter kan man nøjes med at skrive forkortelsen vh efterfulgt af mellemrum, og vh vil så automatisk blive erstattet med venlig hilsen - med den korrekte formatering.
Hurtig navigering
Man kan navigere hurtigt i et dokument ved at bruge scrollbarene, men denne funktion kender de fleste. I Word kan man derudover få hurtigere navigering ved at klikke på en af dobbeltpilene, som findes under den vertikale scrollbar. Ved at benytte disse pile kan man hoppe fra side til side i et dokument.
Word Perfect 9 og 10 har næsten det samme navigeringsværktøj under den vertikale scrollbar. Klik på ikonet mellem dobbeltpilene for at gennemse mulighederne for hurtig navigering.
Ændring af menuer
Når man første gang benytter Word eller Word Perfect er der allerede opsat menuer og værktøjslinjer, og mange bliver ved med at benytte den pågældende grænseflade, uden at være klar over at man kan ændre i udseendet og i valgmulighederne i en værktøjslinje.
I Word 2000 og 2002 findes de såkaldte smarte menuer. De smarte menuer viser kun de kommandoer, som man har brugt for nylig. For at få vist resten af menuen skal man klikke på dobbeltpilen eller bare køre markøren ned på dobbeltpilen og vente et par sekunder. Men man kan slå "smarte" funktion fra.
I Word 2000 vælges Funktioner > Tilpas, klik på knappen Indstillinger og slå Menuer viser de senest anvendte kommandoer fra. I Word 2002 slås Always show full menus fra.
Markering
Hurtigere markering af tekst
Man har ofte brug for at ændre formatet af et enkelt ord eller en sætning, og mange bruger musen til at markere ved at klikke og trække. Men denne metode tager forholdvis lang tid og er upræcis. Man kan nemlig bruge andre metoder til at markere et ord, en sætning eller et afsnit.
I Word kan man markere et ord ved at dobbeltklikke på det. En sætning markeres ved at holde Control-tasten nede, mens der klikkes et vilkårligt sted i sætningen. Dobbeltklikker man lige til venstre for et afsnit, så bliver hele afsnittet markeret, og hvis man klikker tre gange, markeres hele teksten. Man kan vælge forrige eller efterfølgende ord, sætninger eller afsnit ved at beholde museknappen nede, mens det første vælges og derefter trække musen til forrige eller efterfølgende ord, sætninger eller afsnit.
I Word Perfect 9 og 10 markeres et ord ved at dobbeltklikke på det, mens en sætning markeres ved tripel-klik et vilkårligt sted i sætningen. Et afsnit markeres ved at klikke fire gange i træk i afsnittet eller ved at dobbeltklikke til venstre for afsnittet.
I både Word og Word Perfect markeres der direkte fra markørens position til slutningen af den pågældende linje ved at taste Shift+End. Hvis der tastes Control+Shift+End markeres området fra markørens position til slutningen af dokumentet. Hele dokumentet markeres ved Control+A. En god måde at markere et større tekstområde er at klikke ved begyndelsen af det pågældende område, derefter holde Shift nede, og til sidst klikke ved slutningen af området.
Med Word 2002 er det endelig blevet muligt at markere tekstblokke, som ikke er sammenhængende. Dette gøres ved først at markere en blok på normal vis (på nær markering ved brug af Control og klik), og derefter holde Control-tasten nede mens de efterfølgende tekstblokke markeres.
Formatering
Ændring af format
Man kender det alt for godt: Man indsætter tekst fra en hjemmeside eller et andet program, og formatet af teksten er derefter helt forkert - forkert skriftstørrelse, forkerte afsnit og så videre. Heldigvis findes der en metode i både Word og Word Perfect (version 9 og 10), så man let kan ændre formatet.
Marker tekstblokken med det forkerte format og tast Control+X for at klippe det ud af dokumentet. I Word sættes typografien til normal, mens i Word Perfect sættes typografien til "none". Vælg Rediger > Indsæt speciel, vælg Ikke formateret tekst i dialogboksen og tryk herefter OK. Derefter vil al tidligere formatering blive slettet.
I Word 2002 er det endnu lettere: Marker tekstblokken og vælg herefter Clear Formatting under typografi.
Tilpas til hele sider
Hvis et dokument går over på den næste side med kun et par linjer, så behøves man ikke selv at rette i dokumentet. Word og Word Perfect kan automatisk formatere dokumentet så det passer til et helt antal sider.
I Word vælges Filer > Vis udskrift, klik derefter på knappen Tilpas til hele sider. Word ændrer derefter formatet en lille smule, så dokumentet kan være på et helt antal sider. Hvis man ikke kan lide resultatet kan man bare klikke Control+Z for at fortryde.
I Word Perfect vælges Format > Make it fit, og derefter vælges der hvor mange hele sider man vil have. Klik på Make it fit.
