Nu, da vi har fået øjnene op for alle de andre måder at kommunikere på; SMS, IM, RSS, blogs, ATA (ansigt til ansigt samtale) og TLF (telefon) osv., er e-post på vej i samme retning som ideen om det papirløse kontor.
Spar kræfterne og brug kun e-mail til det allermest nødvendige – også selvom du er chef. Min seneste projektchef forstod øvelsen. Han skrev og svarede kun på mails én gang om dagen og frigav dermed de hårdtprøvede timer midt på dagen.
Og han gjorde det kort og præcist. Han prioriterede sin indre ATA-mand og lod e-mail-manden blive i kabinen. Ud og snak i projektet. Det er jo der det sker, ikke ved send-knappen.
En ting, han også havde fanget, var vigtigheden af teksten i emnefeltet.
Emnefeltet er et af de vigtigste og mest undervurderede elementer i en mail. Det er selve indgangsreplikken, det første indtryk, din første mulighed for at imponere og vise, at du har noget at byde på.
Og så er emnefeltet let at sortere på for modtageren, hvis mailen skal findes frem igen. Og bare fordi man er chef, skal man ikke partout regne med at ens mail bliver åbnet, endsige læst.
Men det kunne han, min føromtalte projektchef. Skrive sigende tekster i emnefeltet. Og han krydrede dem oven i købet nogle gange med et lille TO (til orientering – svar er ikke nødvendigt) eller SU (svar udbedes) før teksten.
Et udpluk fra min indbakke af mails fra fordums projektchefer viser dog tydeligt, at ikke alle har fanget den med emnefeltet:
• (Intet emne)
• Vigtigt!!!!!!!!
• Fin præsentation, men…
• Kom lige herover når du har tid
• Øltid
Fortsættes...
Lad dog være
Og hvad kan man så bruge de overskrifter til? Ikke meget, vel?
”Intet emne”. Argh! Den taler for sig selv. Den gider man ikke læse, og man kan aldrig finde den igen i mailboksen.
”Vigtigt!!!!!!” Med flere udråbstegn end bogstaver i ordet! Hvis det er så pokkers vigtigt, så sidder jeg på min flade foran skærmen og har min mobil og andet grej lige ved hånden. Så kom forbi eller ring.
”Fin præsentation, men…” Det er vist en rigtig drillepind, vi har med at gøre her. Selvom den ikke er videre informativ, får man lyst til at åbne den. Det er en god teaser. Ikke informativ, men pirrende. For hvad skjuler sig bag men’et? Man kan næsten ikke holde spændingen ud. Sådan en overskrift bør en chef dog ikke sende. En chef skal ikke være sjov.
”Kom lige herover når du har tid.”. Magen til umiddelbar arrogance skal man lede længe efter. Kom selv herover. Og hvad er formålet med at komme derover? Giv mig en livline, før jeg begiver mig over til chefens bord.
Den med ”Øltid” lyder jo godt. Men hvorfor ikke skrive hvor og hvornår i emnefeltet. Kort og præcist. Men sikken en guttermand af en chef. Ham glemmer vi ikke lige med det første.
Det er klart. Jo mere formel mailen er, jo mere energi skal der smides i emnefeltet. Men hvis du ikke kan opsummere hovedbudskabet i emnefeltet, bør du nok overveje at vente med at skrive mailen.
Hvad enten du er chef eller medarbejder.
Kristian Fischer er managementkonsulent i PA Consultning Group.
Computerworlds klummer er ikke nødvendigvis udtryk for Computerworlds holdninger, men er alene udtryk for skribentens holdninger.
