Et eller andet sted nede i kælderen i enhver virksomhed - også din - findes der en dør med et skilt, hvor der står "arkiv".
Det er ikke sikkert, du ved, hvor døren er (og så ikke et ord mere om IT Factory), men prøv at se bag kasserne med gamle kuverter - der er den.
Inde bag den dør finder du første version "dokumenthåndtering": Arkivskabe og hylder fyldt med dokumenter i sagsnummerorden, alfabetisk orden, eller bare uorden. Lad os dykke ned i arkivet …
Nu ved jeg godt, det ikke er jul mere.
Men prøv alligevel at finde den indre nisse frem til følgende sammenligning:
TV2 har efterhånden et utal af gange vist en julekalender om den temmelig dovne og meget festglade nisse Pyrus og hans nisse- og menneskevenner i Rigsarkivet.
Rigsarkivet bestyres af Rigsarkivar Bertramsen, der flankeres af nissen Gyldengrød.
Tilsammen er de to arkivets dokumenthåndteringssystem. De er i stand til at finde det meste af det, de leder efter - Bertramsen ved hjælp af alfabetet og "granskning", Gyldengrød ved hjælp af lidt trylleri. Hvis andre skal bruge et dokument, må de spørge en af de to.
En dag kommer it-konsulenten Uffe, der har fået til opgave at lukke arkivet og lægge alle informationerne ind på en computer.
Men i bedste julekalenderstil får nisser og mennesker selvfølgelig i fællesskab reddet rigsarkivet og bevist, at mennesker og bøger er meget bedre end computere.
Fuld og komplet løsning
I virkeligheden vandt Uffe.
Arkivet er blevet elektronisk og har med tiden udviklet sig til en fuld Enterprise Content Management løsning, der muliggør integration og dokumentstyring på tværs af hele virksomheden.
Men dybest set er det bare et arkivskab, der har vokset sig meget stort, og med stor sandsynlighed ville hverken nisser eller mennesker fra Rigsarkivet - og i særdeleshed ikke den dovne Pyrus - være særligt begejstrede for den nye løsning.
Stiller store krav til brugerne
Dokumenthåndteringssystemer stiller nemlig store krav til brugerne om, hvordan de skal lægge dokumenter i arkivet, for at man kan finde dem igen - jo mere information, der er om dokumenterne i systemet, jo nemmere er det at finde dem igen. Og når forretningen ændrer sig, kan systemet opleves som tungt og klodset, for hvordan flytter man nu dokumenterne til deres nye placering?
Og hvordan skal data og system rettes til, så det hele lever op til både lovkrav og brugerkrav?
Det er tidskrævende - og det er bekosteligt.
Så hvordan får vi overbevist Pyrus og andre, der finder dokumenthåndtering besværligt, om, at computeren alligevel kan bruges til noget?
Næste generation dokumenthåndtering skal løse opgaven anderledes og sørge for at gøre det så let som muligt at arkivere, så de ting, vi ved i forvejen, bliver anvendt aktivt, uden at vi behøver registrere det selv:
For eksempel hvor brugeren sidder i organisationen, hvad hans rolle er i projektet, og hvilke procesbeskrivelser eller undervisningsmaterialer han har adgang til, mens han arbejder på dokumentet. Med andre ord dokumentstyring, der er centreret om processer og kontekst, i stedet for selve dokumentet.
Når dokumenter ordnes efter kontekst, foregår ændringer mere gnidningsfrit.
Hvis forretningen ændrer sig, kan kontekst blot opdateres, så dokumenter og metadata ubesværet omplaceres i forhold til kontekst.
En sidegevinst er i øvrigt, at brugerens viden om de bagvedliggende processer bliver større og medvirker til, at dokumenthåndtering bliver en langt mere integreret del af forretningsprocessernes livscyklus.
Karsten Fogh Ho-Lanng er corporate vice president og chief technology officer hos NNIT.
Computerworlds klummer er ikke nødvendigvis udstryk for Computerworlds holdninger, men er alene udtryk for skribentens holdninger.
