Outlook: Få overblik over kollegaernes tid

Planlægningsvisningen viser de valgte kollegaers kalendere under hinanden lidt i stil med den visning, der også anvendes i Mødeplanlæggeren i Outlook.

I Outlook 2007 blev muligheden for at lægge flere kalendere over hinanden indført.

Den gjorde det muligt nemmere at spotte ledig tid i flere personers kalendere på én gang.

Visningen kunne dog hurtigt sande til, hvis man lagde mere end en to-tre personers kalendere over hinanden.

Skal du arrangere et møde med mere end to-tre interne deltagere, eller vil du bare have et hurtigt overblik over, hvornår du kan samle dine kollegaer, er den nye Planlægningsvisning i Kalender-sektionen i Outlook 2010 et meget bedre valg end at lægge kalenderne over hinanden.

Planlægningsvisningen viser de valgte kollegaers kalendere under hinanden lidt i stil med den visning, der også anvendes i Mødeplanlæggeren i Outlook, og det er let at spotte, hvornår alle har ledig tid i kalenderen.

Hurtig oprettelse af et møde
1. Start med at åbne kalenderen for de kollegaer, du ønsker at få overblik over. Det gør du ved at vælge Filer-knappen | Åbn | Anden brugers mappe og vælge den kollega, du vil åbne kalenderen for ved at klikke på Navn-knappen. Vælg Kalender i feltet nedenunder og klik på OK-knappen for at åbne kalenderen.

2. Marker derefter de kollegaer i navigationsruden til venstre i Kalender-sektionen i Outlook, som du ønsker at medtage i planlægningsvisningen.

3. Nu vises kollegaernes kalendere under hinanden, og du kan hurtigt spotte sammenfaldende ledig tid i kalenderen. Vil du oprette et møde med alle kollegaerne i visningen, finder du et tidspunkt, som alle har ledigt i kalenderen.

Dobbeltklik derefter i den lille rude øverst i visningen lige under tidslinjen. Så åbnes en ny mødeindkaldelse med dig selv og de øvrige deltagere i visningen. Mødetidspunktet er sat til det markerede tidspunkt i planlægningsvisningen, og alt, hvad du nu skal gøre, er at tilføje de nødvendige mødedetaljer og øvrige information om mødet og klikke på Send-knappen for at sende mødeindkaldelsen.