Prøv gratis værktøj til samarbejde online
Har du prøvet at rundsende et Word-dokument til gennemlæsning hos venner, forældre eller foreningsmedlemmer, og så fået tre forskellige kopier tilbage med rettelser i?
Eller siddet med seks mail med vidt forskellige kommentarer, du nu har æren af at sammenfatte og skrive ind i originaldokumentet?
Så vil du blive begejstret for Office Live Workspace fra Microsoft.
Med Office Live Workspace får du et gratis online dokumentbibliotek, hvor alle medlemmer af foreningen, bestyrelsen eller udvalget kan arbejde sammen om ét dokument, uden at der går kludder i mailvedhæftninger og versionsnumre.
Med den gratis Office Live Workspace-tjeneste kan du samle dokumenter på et og samme sted online.
Tjenesten holder øje med, hvem der har redigeringsadgang og sørger for, at du ikke kan videresende dokumenter som vedhæftninger, mens der arbejdes i dem.
Office Live Workspace er udviklet af Microsoft og er egentlig en "light-udgave" af den omfattende og dyre Microsoft Office SharePoint Server til virksomheder. Brugergrænsefladen er en smule anderledes, end den du måske kender fra din virksomheds SharePoint Team sites, men i bund og grund fungerer Office Live Workspaces på samme måde.
Selvom den stadig kaldes en "beta" og er ganske gratis, så giver den dig mange af de fordele, som du finder i SharePoint:
• Du får et dokumentbibliotek online.
• Privat filarkiv og mulighed for at dele med andre brugere.
• Direkte redigering uden at skulle downloade kopier først.
• Redigeringslås, så kun én person kan arbejde i samme dokument ad gangen.
Du får faktisk funktioner nok med til, at du kan bruge Office Live Workspace-tjenesten til en masse fornuftigt samarbejde om dokumenter og kan eksempelvis sætte én person til at være redaktør og styre forløbet og resten blot til at være bidragsydere eller læsere.
Ingen behøver gemme lokale kopier på harddisken og uploade derfra. Alle kan arbejde direkte fra Microsoft Word eller Excel og direkte på Office Live Workspace, som om det hele foregik på den lokale maskine.
Du kan også oprette lister, kontaktpersoner og tildele individuelle rettigheder til hver bruger, og du kan lave individuelle arbejdsområder med forskellige brugergrupper.
Sådan får du dit eget Live Workspace
For at få tildelt dit eget Office Live Workspace skal du gå ind på workspace.officelive.com og logge på med dit eksisterende Windows Live ID - eller opret et med det samme. Det er gratis.
Hvis du bruger Windows Live Messenger, har du allerede et Windows Live ID, som du kan logge dig på med.
Integreret med Office-pakken
Ved at downloade et tillægsprogram til Office-pakken (XP, 2003 og 2007) kan du tilmed få direkte adgang til dokumenter gemt online på Arbejdsområdet, som du plejer at arbejde med dem på harddisken.
Praktisk hvis du har for vane at arbejde fra flere maskiner, eksempelvis hjemme, på kontoret eller uddannelsesstedet.
Sat rigtigt op og brugt fornuftigt er Office Live Workspace en fantastisk merværdi for Office-brugere, der skal samarbejde med andre om informationsarbejde af en eller anden art, fra blot at skrive breve til at se på budgetter og lave præsentationer.
Du kan nu pludselig få gang i et udmærket samarbejde
om formandsberetninger, medlemsskrivelser, budgetudkast og alle de andre dokumenter, du ellers ville udveksle via mail.
Det kræver bare, at deltagerne har et Office-program installeret på deres pc og en internetadgang. Office Live Workspace holder selv øje med, om du har lov til at se dokumenterne, og om det er tjekket ud til en anden - er det det, kan du nemlig ikke få lov til at rette i det, før den bruger, der redigerer det i øjeblikket, tjekker det ind igen.
Men indtil da kan du godt åbne en skrivebeskyttet kopi og læse det.
Upload dokumentet
Når du har oprettet et gratis Office Live Workspace, har du et bibliotek på nettet, som kan rumme dokumenter, billeder, filmklip og andre filtyper.
Filer uploader du via Tiføj dokumenter-dialogboksen, og du er ikke begrænset kun til Office-dokumenter. Eksempelvis kan du også uploade en MP3-fil eller et PDF-dokument. Ikke alle slags filer er dog spiselige for Office Live Workspace. Den "smager" nemlig på det, du uploader, og afviser for eksempel programmer eller .zip-filer for at blokere visse indholdstyper.
Arbejd med dokumentet
Når filen er uploadet, kan du se den direkte i browseren ved at klikke på dokumentnavnet. Det gælder også filer fra Excel, Word og PowerPoint.
Du kan også vælge at redigere det med det Office-program, dokumentet er oprettet i ved at klikke på programikonet i værktøjslinjen øverst til højre i browser-vinduet.
Samarbejd om dokumenter
Værdien af dit Office Live Workspace bliver mangedoblet, når du bruger det til også at samarbejde med andre mennesker. I stedet for at maile dokumenter, opretter du et nyt Workspace og tildeler de personer, du skal samarbejde med, bruger- eller redaktørrettigheder til dit arbejdsområde.
En bruger med redaktørrettigheder kan både læse og skrive i dokumenter på det Workspace, du har delt, mens den mere begrænsede funktion som "læser" ikke kan ændre på indholdet, blot læse dokumenterne.
Tjek det ud
Når der er flere, der samarbejder om det samme dokument, skal I sørge for at bruge Tjek ind og Tjek ud-funktionen på Office Live Workspace. Den låser dokumentet til én person, så det er kun er muligt at rette i det for en enkelt bruger ad gangen. Alle andre kan kun åbne og læse dokumentet. Derved undgår I, at der opstår flere versioner af dokumentet.
